В первичном документе

(статистическом отчете)

		Наименование строк Код строки Наименования граф       Абсолютные Относительные А Б ... ... m         Дата заполнения________ Подпись ответственного лица__________

Этот способ компактен, удобен для визуального контроля и анализа, а также позволяет вводить необходимые итоги по строкам или графам и осуществлять балансовую увязку показателей.

Оформляющая часть предназначена для проставления подписей должностных лиц, отвечающих за составление документа, печати и даты его составления.

При проектировании первичных документов обязательно учитываются возможности применения современных технических средств, в частности считывающих устройств, позволяющих осуществлять непосредственное считывание информации с первичных документов.

Широкому внедрению читающих устройств предшествует разработка специальных форм документов, которые получили название машиночитаемых документов. При их проектировании предъявляются особые требования к форме, размеру, качеству и цвету бумаги, а также к порядку размещения реквизитов и их количественному составу.

В настоящее время при проведении различных обследований в экономике наибольшее распространение получило читающее устройство для считывания информации, нанесенной в виде графических отметок и нормализованных цифр в определенных позициях специального бумажного документа.

Бланки этих документов печатаются типографским способом на плотной белой бумаге обычно формата А4. Информационное поле представляет собой матрицу, состоящую из определенного количества позиций, в каждой из которых располагается заданное значение цифр и меток, наносимых вручную.

Эффективное применение машиночитаемых документов в ЭИС возможно лишь при стандартизации их форм и форматов, а также правил их заполнения.

Наиболее распространенной и удобной для пользователей-экономистов всех уровней управления формой вывода расчетов является результатный документ.

Он должен содержать необходимый состав показателей для качественного удовлетворения всех уровней органов управления, иметь четкий порядок размещения реквизитов и содержать конкретное название отчета, которое полностью отражает его содержание.

Разработка результатного документа начинается с определения общего состава сводных показателей с целью установления возможностей получения максимального их числа машинным способом.

Далее устанавливается конкретный состав показателей, включаемых в отдельные результатные документы. Возможность объединения нескольких показателей в один документ решается после того, как установлено, что они имеют однородные признаки и должны быть получены в одинаковые сроки и для одного круга потребителей.

Затем производится размещение реквизитов и разрабатывается бланк формы результатного документа.

В заголовочной части указывается наименование формы документа, а также ряд групп признаков, по которым сводятся одноименные показатели. В содержательной части размещаются группировочные реквизиты-признаки (подлежащее таблицы) и наименования граф (сказуемое таблицы) и их числовые значения.

При проектировании форм результатных документов учитывается только требование, связанное с ограничением количества символов в строке, выдаваемой на печать.

В условиях совершенствования экономической методологии большое значение придается унификации, устанавливающей единые требования к содержанию и построению документов, используемых в экономике.

Унификация отчетности обеспечивается единым законодательным порядком разработки и централизованного утверждения различными органами (ФСГС[1], Минфина РФ, Центрального Банка РФ и др.) форм отчетных документов и инструкций по их заполнению, а также единой методологией приспособления этих форм к их машинной обработке. В качестве руководящего материала при унификации используются государственные стандарты на их построение.

При организации обработки отчетности особое внимание уделяется созданию информационной базы, под которой понимается совокупность различных файлов, хранящихся на электронных носителях.

Разработка информационной базы начинается с определения общего состава, для чего производится анализ содержания проектируемых первичных и сводных документов.

В результате анализа устанавливается, в какой степени перечень реквизитов первичного документа обеспечивает разработку всех результатных документов. При необходимости вносятся соответствующие изменения в этот перечень за счет включения новых или устранения дублирующих реквизитов, обращая внимание на минимальную избыточность данных и целостность информационной базы.

Далее проектируется логическая структура информационной базы исходя из стабильности (файлы с постоянной и переменной информацией) и различных сроков поступления информации.

Для выполнения этого этапа необходимо знать не только состав комплекса решаемых задач, но и располагать всеми их объемно-временными характеристиками.

Наконец, проектируется физическая структура информационной базы, при этом для каждого файла необходимо определить состав реквизитов из первичного документа и по каждому реквизиту обозначить тип записи и максимальную его значность.

При выборе электронного носителя необходимо руководствоваться такими критериями, как тип используемого компьютера, информационная емкость носителя, скорость записи и считывания данных и обеспечение определенного уровня достоверности и надежности данных.

В зависимости от способов накопления, хранения и обращения к файлам существуют два традиционных подхода к организации информационной базы: локальный (пофайловый) и интегрированный.

При локальной структуре информационной базы создаются файлы, предназначенные для решения определенных задач. В этом случае учитывается информационная связь задач, обеспечивается многократное использование одних и тех же исходных данных, создаются предпосылки для организации хранения промежуточных файлов информации.

Однако такой способ организации и хранения данных в случае решения комплекса задач имеет ряд недостатков:

1. Строго регламентирован круг решаемых задач по заранее установленным алгоритмам.

2. Жесткая привязка задач к файлам затрудняет процесс использования информационной базы.

3. Наличие большого количества файлов исходной и промежуточной информации.

4. Невозможность решения задач, поступивших в форме произвольного запроса.

Указанные недостатки локальной структуры информационной базы устраняются при создании интегрированных баз данных, представляющих собой минимальную совокупность файлов, обеспечивающих удобное взаимодействие и быстрый доступ к ним.

В настоящее время при активном привлечении дополнительных источников информации к решению задач, особенно связанных с принятием управленческих решений, начался переход к созданию информационных хранилищ, основанных на совместимости использования уже существующих и привлеченных баз данных.

Тест

1. Основной структурной единицей экономической информации является:

а) реквизит;

б) показатель;

в) документ.

2. Из скольких реквизитов состоит экономический показатель?

а) один реквизит-признак, один реквизит-основание;

б) один реквизит-признак, много реквизит-оснований;

в) много реквизит-признаков, один реквизит-основание.

3. Укажите классификационные признаки, имеющие принципиальное значение для машинной обработки:

а) по способу обработки;

б) по периодичности обработки;

в) по стабильности.

4. Совокупность документов по определенному признаку образует:

а) показатель;

б) массив;

в) систему.

5. По признаку стабильности экономическая информация бывает:

а) переменной;

б) оперативной;

в) постоянной.

6. В какой части первичного документа располагаются постоянные реквизиты-признаки?

а) заголовочная;

б) содержательная;

в) оформительская.

7. В какой части первичного документа располагаются постоянные реквизиты-основания?

а) заголовочная;

б) содержательная;

в) оформительская.

8. Укажите наиболее эффективный способ размещения реквизитов в документе:

а) линейный;

б) анкетный;

в) табличный.

9. Какие части проектируются в результатном документе?

а) заголовочная;

б) содержательная;

в) оформительская.

10. В каком виде чаще всего выражается кодовое обозначение?

а) в цифровом;

б) в алфавитном;

в) в символьном.

11. Какая из систем кодирования наиболее эффективна?

а) порядковая;

б) серийно-порядковая;

в) позиционная.

12. С использованием какой системы классификации построен классификатор единого государственного регистра предприятий и организаций (ЕГРПО)?

а) с многоаспектной;

б) с иерархической.

13. В какой последовательности обычно располагаются реквизиты первичного документа на машинных носителях информации (файлах)?

а) в строго соответствующей расположению реквизитов в документе;

б) в произвольной последовательности.

Глава 3.