Рахунки бухгалтерського обліку, їх зміст та будова

Зафіксована в первинних документах інформація за технологією облікового процесу підлягає реєстрації та класифікації (групуванню) з метою її систематизації з тим, щоб у кінцевому підсумку стати окремою статтею балансу. Відображення господарських операцій безпосередньо в бухгалтерському балансі практично недоцільне, оскільки після кожної операції довелося б складати новий баланс (згадаймо чотири типи змін на балансі). Крім того, баланс як моментний показник складають на перше число місяця і він не містить узагальненої інформації про рух кожної групи засобів і їх джерел.

Відомо, що бухгалтерський баланс дає оцінку активів тільки у грошовому вимірнику, а облік, наприклад, матеріальних цінностей потребує ще й натуральних вимірників. Тому поточний облік стану і змін засобів та їхніх джерел, самих господарських процесів у діяльності підприємства забезпечується за допомогою системи рахунків.
Рахунки — це один з елементів методу бухгалтерського обліку, спосіб групування і поточного відображення за певними ознаками наявності та руху засобів підприємства і їхніх джерел та господарських процесів.

Кожній групі активів, джерел їх формування та господарських процесів відкривають рахунок. Так, для обліку основних засобів відкривається рахунок "Основні засоби", для обліку товарів — "Товари", для обліку процесу виробництва — "Виробництво" тощо.
Отже, рахунок є засобом групування (узагальнення) активів, пасивів, господарських процесів і контролю за їх станом і рухом у процесі господарської діяльності підприємств.
Зміст, призначення і будова рахунків зумовлені об'єктами, що обліковуються, і завданнями обліку.

У результаті господарської діяльності активи та джерела їх утворення можуть збільшуватися або зменшуватися. Таке збільшення або зменшення на рахунках відображається окремо. Тому рахунки бухгалтерського обліку прийнято зображати у вигляді двосторонньої таблиці, ліву сторону якої позначають умовним терміном дебет, а праву — кредит.

Назву рахунка пишуть посередині таблиці. Термін "дебет" походить від лат. debet, що означає "він винен", а "кредит" — від лат. credit, що означає "він вірить". Тепер дебет і кредит — це умовні технічні позначення сторін рахунка. Таку форму застосовують і розуміють однаково бухгалтерами усього світу. Кожна сторона призначається для ТЕМАьного відображення збільшення або зменшення сум. Схематично рахунок має таку форму (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Схема рахунка бухгалтерського обліку

Оскільки об'єкт бухгалтерського обліку характеризується певним станом, тобто наявністю на певний момент часу засобів, коштів і джерел, то перш за все на рахунку фіксують цей стан, що називається початковим залишком, або початковим сальдо.

Слово "сальдо" походить від італ. saldo, що означає "розрахунок". Після цього на рахунках відображають господарські операції, тобто зміни засобів і їх джерел. При цьому збільшення об'єкта обліку записують на одній стороні рахунка, а зменшення — на протилежній. Маючи інформацію про початкове сальдо об'єкта обліку та зміни протягом звітного періоду, визначають сальдо на кінець звітного періоду. Накопичена інформація про рух об'єкта обліку, відображеного за дебетом і кредитом, називається оборотом.
Підсумки записів за дебетом рахунка називають дебетовим оборотом, підсумки записів за кредитом рахунка — кредитовим оборотом.

Залежно від обліку активів чи джерел їх утворення бухгалтерські рахунки поділяють на активні та пасивні.

Активні рахунки призначені для обліку наявності та руху активів і відкриваються для статей балансу, які знаходяться в активі бухгалтерського балансу ("Основні засоби", "Нематеріальні активи", "Виробничі запаси", "Товари", "Каса", "Рахунки в банках", "Розрахунки з покупцями та замовниками" тощо).

Пасивні рахунки призначені для обліку наявності та зміни джерел утворення і відкриваються для статей балансу, що містяться в пасиві балансу ("Статутний капітал", "Резервний капітал", "Нерозподілені прибутки", "Довгострокові позики", "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", "Розрахунки з оплати праці" тощо).
При відкритті рахунків у них записують початкові сальдо на підставі даних статей балансу. Оскільки господарські засоби розміщені в лівій стороні балансу — активі, то і сальдо в активних рахунках записують зліва в дебеті рахунка. Так як джерела господарських засобів відображають у балансі з правої сторони, то і сальдо в пасивних рахунках записують справа у кредиті рахунка. Отже, активні рахунки завжди мають дебетове сальдо, а пасивні рахунки — кредитове, що засвідчує тісний взаємозв'язок між балансом і рахунками.

Можна сказати, що баланс складають за даними рахунків. При чому сума всіх дебетових залишків (сальдо) активних рахунків відображає загальну вартість господарських засобів і дорівнює підсумку активу балансу. Відповідно, сума всіх кредитових залишків (сальдо) пасивних рахунків відображає загальний обсяг джерел засобів і дорівнює підсумку пасиву балансу. На тій стороні рахунка, де показується залишок, відображається його збільшення, а на протилежній — зменшення.

В активних рахунках, де залишок завжди дебетовий, збільшення коштів відображається за дебетом, а зменшення — за кредитом. У пасивних рахунках, де залишок завжди кредитовий, збільшення джерел відображають за кредитом, а зменшення — за дебетом.
Побудову активних і пасивних рахунків зображено на рис. 5.2.
Для визначення залишку (сальдо) на кінець місяця на активному рахунку необхідно: до початкового дебетового залишку (сальдо) додати дебетовий оборот і відняти кредитовий оборот.
Активний рахунок

Пасивний рахунок

Рис. 5.2. Активні і пасивні рахунки

Розглянемо такий приклад і проілюструємо його. На підприємстві за рахунком "Каса" залишок на початок місяця становив 1000 грн. Протягом місяця в касу надходили кошти із банку на суму 35 000 грн, за оплату послуг — 10 000 грн, видано з каси заробітну плату на суму 32 000 грн, на відрядження — 5000 грн, здано в банк — 7000 грн.

У даному прикладі початкове сальдо становить 1000 грн. Протягом місяця надходження й оборот за дебетом становили 45 000 (35 000 + 10 000) грн, видатки і, відповідно, кредитовий оборот — 44 000 (32 000 + 5000 + 7000) грн. Сальдо на кінець місяця дорівнюватиме 2000 грн (1000 + 45 000 - 44 000) грн.

У пасивних рахунках для визначення залишку (сальдо) на кінець місяця необхідно до початкового кредитового сальдо додати кредитовий оборот і відняти дебетовий оборот.
Розглянемо приклад і проілюструємо його.

На підприємстві на рахунку "Розрахунки з постачальниками і підрядниками" залишок кредиторської заборгованості становив 150 000 грн. Протягом місяця мали місце такі господарські операції: перераховано постачальникам за отримані матеріали на суму 300 000 грн, надійшла від постачальників чергова партія товарів на суму 200 000 грн, прийнято до сплати рахунок підрядника за виконану роботу на суму 50 000 грн.

У даному прикладі початкове кредитове сальдо становило 150 000 грн. У звітному періоді збільшення заборгованості й, відповідно, оборот за кредитом становив 250 000 (200 000 -І- 50 000) грн, сплата рахунків і, відповідно, дебетовий оборот становив 300 000 грн. Сальдо на кінець місяця становитиме 100 000 (150 000 + 250 000 - 300 000) грн.

Ознайомлення з будовою рахунків показало, що дебет і кредит активних і пасивних рахунків мають різне значення. Це випливає із суті господарських засобів і джерел їх утворення. Активні рахунки мають залишок (сальдо) завжди дебетовий (оскільки не можна витратити більше ніж є в наявності й надійшло); пасивні рахунки — тільки кредитовий (оскільки джерела засобів обмежуються наявними господарськими засобами).