Організаційні форми ведення бухгалтерського обліку

Бухгалтерський облік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації. Успішне ведення бухгалтерського обліку на підприємстві великого мірою залежить від вдало вибраної форми обліку та належної організації роботи бухгалтерії як структурного підрозділу підприємства. Організаційна форма побудови обліку на підприємстві визначається його особливостями, територіальним розміщенням його структурних підрозділів, системою управління, рівнем самостійності структурних підрозділів, чинною системою контролю та звітності.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку на підприємствах та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності покладається за Законом на керівника (власника) підприємства. Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форми його організації. Керівник підприємства залежно від розмірів підприємства, його організаційної структури, системи управління, обсягів роботи може:

• створити бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером;
• ввести до штату підприємства посаду бухгалтера;
• користуватися послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, котрий займається підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи;
• вести бухгалтерський облік на договірних засадах з централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою;
• вести бухгалтерський облік та складати звітність особисто, якщо підприємство не зобов'язане оприлюднювати свою звітність.

Бухгалтерія як структурний підрозділ підприємства — складова адміністрації тісно взаємопов'язана з усіма виробничими підрозділами і службами підприємства. Взаємовідносини бухгалтерії з оперативно відокремленими підрозділами підприємства полягають у тому, що перша отримує від них потрібну для обліку і контролю документацію і, у свою чергу, забезпечує їх економічною інформацією про результати їхньої роботи. Характер цих взаємовідносин визначає організацію бухгалтерського обліку, яка може бути централізованою або децентралізованою. Застосування централізованої організації бухгалтерського обліку залежить від конкретних умов роботи окремих підприємств або об'єднань, ступеня їх оперативної самостійності та організаційно-територіальної відокремленості.

Централізована організація бухгалтерського обліку передбачає створення на підприємстві єдиного облікового центру, який здійснює весь обліковий процес — центральної бухгалтерії. При цьому документування здійснених операцій проводиться у відповідних господарських підрозділах у встановлені графіком документообороту терміни, ці документи надходять у центральну бухгалтерію, де після ретельної перевірки та обробки стають підставою для ведення синтетичного та аналітичного обліку. Центральна бухгалтерія наприкінці звітного періоду за даними синтетичного й аналітичного обліку складає баланс та інші форми фінансової та статистичної звітності.

Така організація бухгалтерського обліку набула поширення на порівняно невеликих підприємствах з компактним розміщенням підрозділів. Вона має низку переваг і недоліків. До переваг можна віднести, зокрема, те, що ефективно використовуються професійний потенціал облікового персоналу, обчислювальна техніка в умовах АРМ, забезпечуються своєчасність та якісне складання звітності.

Серед істотних недоліків — відірваність контролю за місцем здійснення документування операцій, недостатність інформаційного забезпечення керівників середньої ланки (начальників цехів, служб, підрозділів) під час прийняття відповідних рішень або здійснення поточного контролю діяльності структурного підрозділу.

На великих підприємствах зі значною кількістю підрозділів, а також у випадках, коли окремі цехи, дільниці чи підрозділи розміщено на значній відстані від головного підприємства, обліковий процес будується за принципами його часткової централізації. На таких підприємствах обліковий процес здійснюється як централізованою бухгалтерією, так і обліковим персоналом структурних підрозділів. На рівні структурного підрозділу здійснюються документальне оформлення проведених операцій, обробка та групування первинних документів стосовно руху запасів, розрахунків з оплати праці тощо.

Згруповані та зведені дані у формі звітів у встановлені терміни надходять у центральну бухгалтерію, де ретельно перевіряються і відображаються в системі синтетичного й аналітичного обліку.
Отже, часткова централізація обліку значною мірою усуває недоліки властиві його повній централізації. Ця організація обліку поширена на промислових, сільськогосподарських підприємствах, у будівельних організаціях, на транспорті та ін. Однак за такої організації обліку істотно збільшується чисельність облікового персоналу, ускладнюється процес своєчасного подання звітності.

На підприємствах із територіально й організаційно відокремленими підрозділами (філії, представництва, відділення та ін.) застосовують децентралізований облік, за якого всі роботи виконує обліковий апарат цих підрозділів. Таку організаційну побудову обліку передбачено чинним Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні", який наголошує, що підприємство самостійно може виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобов'язані вести бухгалтерський облік з наступним включенням їх показників до фінансової звітності підприємства.

За такої організації обліку в структурних підрозділах оформлюють первинні документи, опрацьовують їх, ведуть синтетичний і аналітичний облік господарських операцій у системі рахунків, складають баланс та інші форми фінансової і статистичної звітності. Звітність подається як до бухгалтерії головного підприємства (об'єднання, асоціації, холдингу, концерну тощо) так і на вимогу місцевих фінансових та статистичних органів. Функції бухгалтерії головного підприємства за децентралізованого обліку обмежуються перевіркою і зведенням показників звітності цих підрозділів.

За таких умов головною перевагою децентралізованого обліку є наближення облікових працівників до місця здійснення господарських операцій з метою контролю за ними та забезпечення використання облікової інформації для оперативного управління підрозділами. Однак за такої організації обліку зростають витрати на утримання облікового апарату, послаблюється поточний контроль бухгалтерії головного підприємства за роботою на місцях.
Вказані недоліки централізованої і децентралізованої організації обліку успішно долають за допомогою комплексної автоматизації обліково-аналітичних робіт, організації на підприємствах АРМ бухгалтера на основі сучасних ЕОМ і комп'ютерних технологій, а також широкого запровадження і розвитку служби внутрішнього аудиту.

Особливе місце належить одній з організаційних форм побудови обліку — централізованим бухгалтеріям. Головна їх особливість полягає в тому, що вони обслуговують не одне підприємство чи установу, а цілу групу однорідних організацій певного напряму. Найбільшого поширення набули централізовані бухгалтерії з обслуговування бюджетних установ, шкіл, дошкільних закладів, лікарень, окремих підприємств і організацій.

За такої організації обліку безпосередньо в установах і організаціях створюють обліково-контрольні групи, які займаються документуванням господарських операцій та перевіркою документів. Всі інші облікові роботи та складання звітності здійснює централізована бухгалтерія. Функції централізованих бухгалтерій останнім часом виконуються на договірних засадах малими підприємствами, що спеціалізуються на облікових бухгалтерських послугах або аудиторськими фірмами. На таке аудиторське обслуговування охоче йдуть малі підприємства.

Малі підприємства організовують свій бухгалтерський облік за спрощеною формою, яка має певні особливості складання та подання звітності. Залежно від обсягу облікової інформації та роботи на такому підприємстві може створюватися облікова служба або цю роботу доручають фахівцю за угодою. Якщо обсяг облікових робіт незначний, їх може виконувати сам власник підприємства.

Громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи, ведуть облік доходів і витрат у порядку, передбаченому податковим законодавством України.

Важливою передумовою раціональної організації обліку на підприємстві є правильний вибір форми організації, що передбачена Законом, а також встановлення такої структури апарату бухгалтерії, яка б найбільше відповідала конкретним умовам роботи підприємства. Чисельність облікового апарату і його структура значною мірою залежать від обсягів облікових і контрольних робіт, особливостей технології та організації виробництва, системи управління, організаційно-територіальної відокремленості. Слід ураховувати специфіку підприємства, наявність облікових кадрів та рівень їхньої кваліфікації і досвід роботи на кожному підприємстві. Головний бухгалтер визначає структуру облікового апарату та розподіл обов'язків між окремими працівниками.

Структура бухгалтерського апарату може будуватися за такими ознаками: предметна та виробнича. Предметна структура облікового апарату передбачає виділення окремих відділів або облікових груп відповідно до найважливіших ділянок облікового процесу: облік коштів, матеріальних цінностей, праці й заробітної плати, облік виробництва і калькуляції продукції, облік розрахунків і реалізації та ін. Виробнича структура облікового апарату передбачає виділення окремих виробництв, ділянок, технологічно пов'язаних між собою: облік рослинництва, облік тваринництва, облік машинно-тракторного парку в сільському господарстві, облік автотранспорту, основного та допоміжного виробництва у промисловості, облік капітального будівництва, монтажних робіт у будівництві тощо.

Якщо предметну структуру бухгалтерського апарату підпорядковано, головним чином забезпеченню облікової інформації в цілому за підприємством, то виробничу структуру спрямовано на забезпечення контролю здійснення технологічного процесу, діяльності окремих цехів чи підрозділів.
На великих підприємствах зі значним обсягом облікових робіт, як правило, застосовується предметна структура, яка сприяє ефективній роботі апарату, більшій оперативності виконання облікових робіт і підготовки звітності, спеціалізації та підвищенню рівня кваліфікації облікових працівників.

Бухгалтерія такого підприємства може мати такі відділи (сектори):

фінансово-розрахунковий, який здійснює облік коштів у касі й банку, розрахункових і кредитних операцій, підзвітних сум та контролює додержання платіжної дисципліни;

• праці й заробітної плати, який здійснює облік виробітку і розрахунків із заробітної плати, облік розрахунків з депонентами, за податками, з органами соціального страхування, а також складає звітність з праці, фонду її оплати;
• матеріального обліку, який веде облік оборотних активів і запасів, веде розрахунки з постачальниками, контролює стан складського обліку, здійснює інвентаризацію та складає встановлену звітність;
• виробництва і калькуляції, який здійснює облік затрат на виробництво, складає калькуляції собівартості продукції (робіт, послуг), виявляє результати роботи виробництва, інвентаризує незавершене виробництво, складає звітність про виробництво і собівартість продукції;
• готової продукції та її реалізації, який веде облік надходження готової продукції на склади підприємства, її відвантаження і реалізацію, веде розрахунки з покупцями та замовниками і складає звітність про обсяги реалізації;
• зведено-балансовий, який здійснює решту господарських операцій {облік валових доходів і валових витрат, фінансових результатів), веде узагальнюючі й облікові регістри, складає декларації, баланс та інші форми фінансової і статистичної звітності, організовує бухгалтерський архів.

Роботу кожного відділу очолює старший бухгалтер.
Структура облікового апарату тісно пов'язана з розподілом обов'язків між конкретними обліковими працівниками. Функції кожного облікового працівника, його обов'язки, відповідальність і права визначаються службовими характеристиками та посадовими інструкціями.

Це дає змогу уникнути знеособлення у виконанні облікових робіт, створює умови для злагодженої і планомірної роботи облікового апарату, одержання своєчасної і якісної економічної інформації, необхідної для потреб управління підприємством. Розподіл обов'язків між конкретними виконавцями є прерогативою головного бухгалтера, якого призначає на посаду і звільняє з посади власник (керівник) підприємства. За функціональними обов'язками працівники, зайняті обліком і звітністю, підпорядковуються головному бухгалтеру і призначаються керівником підприємства за погодженням головного бухгалтера. Він встановлює для кожного облікового працівника службові обов'язки і контролює їх виконання.

За умови сформованої структури бухгалтерського апарату підприємства та розподілу обов'язків між окремими його працівниками організовується документооборот, тобто шлях проходження документа від його складання до здачі в архів. У графіку документообороту вказується призначення документа, хто і коли його складає, хто підписує, які показники контролює, коли і кому передає, наступне використаннядокумента. Графік документо обороту затверджується головним бухгалтером, який і здійснює контроль за його дотриманням.

Залежно від конкретних умов діяльності підприємства, обсягу облікової інформації, рівня її автоматизації, наявності кваліфікованих кадрів головний бухгалтер обирає доцільну форму ведення бухгалтерського обліку, яка забезпечувала б ефективне здійснення облікового процесу з мінімальними витратами.
Завершальним етапом організації бухгалтерського обліку є встановлення складу й обсягу оперативної, бухгалтерської і статистичної звітності відповідно до строків подання.
Отже, зважена та обґрунтована система заходів з організації бухгалтерського обліку і проведення облікової політики має гарантувати своєчасне та повне інформаційне забезпечення внутрішніх і зовнішніх користувачів.