Создание и запуск презентаций в Power Point.

1. Компания «Консультант Плюс»: [Официальный сайт]. – URL:http://www.consultant.ru. Доступ свободный.

2. Гарант: [Информационно-правовой портал]. – URL: http://www.garant.ru. Доступ свободный.

Работа с таблицами в ППП Word.

Для создания и обработки таблиц мы пользуемся пунктом Таблица главного меню. В этом пункте имеется команда-переключатель (Сетка). При активизации его, каждая таблица на экране будет выделена серой линией, с помощью которой легко манипулировать ячейками, строками и столбцами. Эта сетка никогда не печатается.Word предусматривает два способа создания таблицы:

· Преобразование в таблицу соответствующего текста;

· Создание пустой таблицы с последующим заполнением ее ячеек.

Чтобы Word мог преобразовать в таблицу существующий фрагмент текста, этот фрагмент должен содержать какую-то информацию: что считать ячейкой, а что считать строкой таблицы. Каждая ячейка таблицы должна быть отделена определенным знаком (напр., пробелом) и каждая строка также должна быть отделена знаком, но другим (напр., клавишей Enter).Преобразовывать набранный текст в таблицу можно двумя вариантами:

· Выделив текст и воспользовавшись командой(Таблица-Преобразовать в таблицу);

· Выделить все строки создаваемой таблицы, выбрать команду (Таблица-Добавить таблицу) или щелкнуть по соответствующей кнопке на панели «Стандартная».

Для создания пустой таблицы сразу воспользуйтесь командой (Таблица-Добавить таблицу) или щелкнуть по соответствующей кнопке на панели «Стандартная». В диалоговом окне команды в отличие от кнопки на панели можно выбрать не только число строк и столбцов, но ширину столбцов, произвести автоматическое форматирование таблицы.Word позволяет и обратную операцию преобразования осуществлять, при этом тоже потребуется указать символ-разделитель строк и ячеек, который будет отделять информацию из разных столбцов таблицы. Для выполнения данной процедуры необходимо выделить нужные строки таблицы, преобразуемые в абзац, и выбрать комнду (Таблица-Преобразовать в текст).Операции с таблицами.Для перемещенияпо ячейкам можно использовать клавиши управления курсором и клавишу (Tab). Вы можете редактировать содержимое ячейки, как любой другой фрагмент документа.Для удаления таблицы или ее части выделите необходимые ячейки и выберите соответствующую команду в пункте «Таблица» (может быть удалить строки, ячейки и т.д.). Чтобы вставить новую строку в таблицу, установите текстовый курсор в точку вставки (внутрь строки, перед которой надо вставить новую строку) и выберите команду (Таблица-Вставить строки). Для вставки столбцов предварительно выберите то столбец рядом с которым будете вставлять новый, а затем ужу выберите аналогичную команду.Разделение и объединение таблицы и ячеек. Для разбиения таблицы поместите курсор в ту строку, которая будет первой во второй таблице и выберите команду (Таблица-Разделить таблицу). Чтобы разбить или объединить какие-то ячейки, выделите их и используйте команду (Таблица-Разбить ячейки) и (Таблица-Объединить ячейки).Для автоматического форматирования уже созданной таблицы воспользуйтесь командой (Таблица-Автоформат). В списке «Форматы» вам предлагается на выбор несколько десятков рамок-шаблонов для оформления, каждая из которых отображается в демонстрационном подокне. Если активизирован переключатель «Автоподбор», ширина каждого столбца преобразованной таблицы изменится пропорционально длине текста в ячейке. Также можно задать оформление отдельных элементов таблицы: последней строки, последнего абзаца и т.д.Кроме этого, это можно сделать с помощью панели «Таблица и границы». На панели есть кнопки не только установления границ и цвета в таблицы, но и объединения и разбиения ячеек, подсчета суммы числовых значений, сортировки данных.Изменение размеров таблицы. Можно отрегулировать ширину (высоту) столбца (строки) несколькими способами:

· Чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши на вертикальную линию сетки, ограничивающую столбец слева или справа, и «перетащите» эту линию влево или вправо методом «Drag-and-Drap».

· Команда (Таблица-Ширина и высота ячеек) – не забудьте предварительно выделить интересующие вас ячейки.

· Использование линейки при перетаскивании границ строк (столбцов).

· Использование автоматического подбора ширины столбца – команда (Таблица-Высота и ширина-вкладка Столбец).

· Выравнивание размеров строк и столбцов – соответствующие команды в пункте Таблица горизонтального меню.

При редактировании текста в таблице вы можете через контекстное меню изменять ориентацию и выравнивание текста в ячейки. Можно производить вставку формулы в ячейку (команда (Таблица-Формула), используя правила построения формул из электронных таблиц и ряд стандартных функций.

36. Вставка и редактирование графических объектов в ППП Word.Обработка рисунков.Существует два основных способа включения графики в документ: импорт графики из других приложений и создание простых образцов непосредственно в документе Word.Для вставки создания рисунка используется ряд команд в меню (Вставка-Рисунок). Первая команда (Картинки) позволяет выбрать рисунок из специального набора картинок векторного формата, которые хранятся в подкаталоге Clipart каталога Word. Команда (Из файла) предлагает вставить в документ рисунок, который храниться в файле графического формата BMP, PCX и некоторых других форматов. Остальные команды служат для создания графики средствами Word (Автофигур, WordArt).Word предусматривает три способа связи рисунка с документом, которые определяются состоянием переключателей (Связать с файлом) и (Хранить рисунок в документе):

1. Рисунок помещается в документ. Связь с исходным файлом не устанавливается.

2. Вместо рисунка в документ помещается только ссылка на исходный файл.

3. Рисунок помещается в документ. Одновременно устанавливается связь с исходным файлом.

37.Автозамена и автотекст. Правописание в ППП Word.При вводе больших текстов часто приходится набирать одни и те же сочетания, вставлять одни и те же рисунки. С другой стороны, некоторые люди, набирая текст, часто делают одни и те же ошибки - например, вместо «для» пишут «лдя», вводят две прописные начальные буквы в слове (например, Монитор) и т.п.Word предлагает очень полезную функцию – команду (Сервис – Автозамена). Она позволяет упростить ввод определенного текста. В поле «Заменить» нужно вписать некое условное обозначение, напр., «ди». В поле «На» заносите текст, на которое будет заменяться ваше условное обозначение при вводе, напр., «диалоговое окно». После этого нажимаете кнопку «Добавить», чтобы ваш элемент был введен в список автозамена, и ставите флажок «Заменять при вводе». Теперь, набрав в любом документе «ди» и нажав пробел или Enter, можно получить фразу «диалоговое окно». Для выключения автоматической замены сбросьте флажок «Заменять при вводе». Если вы хотите убрать или модифицировать именно вашу автозамену – выделите ее в списке автозамен окна команды и нажмите кнопку «Удалить» («Изменить») Если вам необходимо произвести автозамену фрагмента документа (текст, графика), выделите его перед выбором команды. В группе переключателей окна данной команды вы можете активизировать любую из «стандартных» функций Word: «Заменять прямые кавычки на парные кавычки» и др.Предусмотрено также функция Автотекст очень похожая на рассмотренную. Применяется для ускоренного ввода распространенных или часто употребляемых фраз. Выделяете фрагмент документа, выбираете команду (Вставка – Автотекст – Создать) вводите условное обозначение. За тем при каждом вводе условного обозначения и нажатие клавише F3 появится требуемый фрагмент текста. В этом варианте вы производите замену только тогда когда это необходимо.Проверка правописания.Word фактически является «интернациональной» программой: он позволяет с равным успехом набирать и русские, и английские, и, скажем, немецкие тексты, независимо от «родного» языка вашей версии продукта.Перед выполнением грамматических операций, как правило, необходимо сообщить программе язык, на котором выбран набираемый текст или его участок – команда (Сервис-Язык-Выбрать язык).Выбрав команду (Сервис-Правописание) или щелкнув на соответствующей пиктограмме панели «Стандартная», вы запустите процедуру проверки орфографии выделенного участка текста или всего документа до конца (начиная с текущего положения курсора). В диалоговом окне проверки можно пропустить проверяемое слово, добавить неизвестное слово в словарь, исправить на компьютерный вариант, отменить проверку.

Создание и запуск презентаций в Power Point.

Создание презентации включает в себя 2 задачи: изложение содержания материала и его оформление в надлежащем виде. Компьютерные презентации представляют собой один из типовмультимидийных проектов. Они часто используются в рекламе, докладах, на конференциях для обеспечения наглядности при изложении материалов сообщения. Подобно тому, как текстовой документ состоит из страниц, файл презентации состоит из последовательности кадров (слайдов).Достоинства презентации:

· Последовательность изложения. При помощи слайдов, сменяющих друг друга на экране, гораздо легче удерживать внимание аудитории, чем бегать от одного плаката к другому. Причем в презентации можно быстро вернуться к любому из рассматриваемых вопросов или вовсе изменить последовательность предложений.

· Возможность воспользоваться официальными шпаргалками. Комп. Презентации – это не только то, что видит и слышит аудитория, но и отдельные заметки для выступающего. Если присутствует несколько мониторов, то на одном слайды для аудитории, а на другом – какая-то служебная информация для выступающего.

· Использование мультимидийных эффектов. Слайд-презентации – не просто изображение какого-то материала. Как в любом компьютерном документе в нем могут присутствовать элементы анимации, аудио и видео эффекты и т.д. Они способны не только украсить презентацию, но и повысить ее информативность.

· Копируемость. Копию электронной презентации можно сделать мгновенно и она ничем не будет отличаться от оригинала.

· Транспортабельность. Дискета с презентацией гораздо компактнее, чем сверток плакатов и не очень сильно пострадает от частых поездок по презент. Мероприятиям. Более того, файл электронной презентации можно отослать по электронной почте или разместить ее на сайте в Интернете, при этом время на разъезды совершенно не тратиться.

При работе Power Point, презентация на экране может отображаться в различных режимах, основными из которых являются следующие:

1. Режим сортировщика слайдов;

2. обычный режим;

3. режим показа слайдов или презентации;

4. режим страниц-заметок.

Любой из режимов можно выбрать из горизонтального меню, либо нажатием соответствующей кнопки в левом нижнем углу окна приложения.

Обычный. Рациональное использование пользовательского интерфейса присутствует в режиме обычный. Он является основным рабочим режимом при создании презентации. Устройство его в том, что он 4-х панельный.

1-ая содержит список слайдов, присутствующих в презентации, дает возможность быстрого перемещения по нем и проведение структурного редактирования.

2-ая панель содержит редактируемый в данный момент один из слайдов презентации

3-я панель содержит различные варианты макетов слайда или другие параметры форматирования слайдов.

4-ая панель позволяет вводить комментарии к слайду или различные заметки.

Режим сортировщика слайдов. В этом режиме отображается миниатюра всех слайдов презентации с текстом и графиком. В этом режиме удобно определить способ перехода от одного слайда к другому и установки длительности отображения каждого слайда в режиме демонстрации. Этот режим удобно использовать для копирования слайдов и перетаскивания их с целью перестановки.Режим показа позволяет увидеть результат работы над электронной презентацией. Используется для репетиции готовых презентаций или ее реального показа. В этом режиме слайды по очереди отображаются на экране, начиная с первого или выделенного.В режиме страниц-заметок на весь экран отображается по одному выделенному слайду вместе с дополнительной частью – заметками, причем тоже полностью отображающихся на экране. Для того, чтобы при просмотре увеличить или уменьшить изображение на экране необходимо использовать команду Вид-Масштаб.Существуют различные способы показа презентации. Выбор осуществляется через команду Показ слайдов-Настройка презентации.

Презентацию можно поводить в трех режимах:

1. управление докладчиком;

2. управление пользователем;

3. автоматический режим.

Управление докладчиком позволяет самому докладчику выбирать варианты отображения тех или иных слайдов. При управлении пользователем докладчик не участвует в осуществлении смены слайдов и их произвольного показа. В автоматическом режиме программа сама выбирает, каким способом происходит смена слайдов и изложение материалов презентации.В окне этой же команды можно установить также непрерывную демонстрацию слайдов, показ только части, показ без анимационных эффектов.Иногда презентации, подготовленные одним докладчиком, можно использовать для представления в разных аудиториях, отличающихся степенью подготовленностью слушателей, их различной специализацией. В этих случаях одни и те же вопросы приходится освещать по-разному и с точки зрения объема и с точки зрения подробности изложения материала. Для этих целей в одном файле презентации можно сохранить сразу несколько мини-презентаций и тем самым организовать несколько разных показав для различных аудиторий. Такие мини-презентаций называются произвольными показами. Для создания таких мини-презентаций необходимо:

1. выбрать команду Показ слайдов-Произвольный показ и нажать «создать»;

2. в появившимся диалоговом окне выбрать те слайды, которые будут входить в презентацию и нажать «добавить»;

3. с помощью кнопок со стрелочками выбрать последовательность показа слайдов;

4. ввести имя и нажать ОК.

Для предварительного просмотра какой-либо из произвольных презентаций следует выбрать имя в диалоговом окне команды Показ слайдов-Произпольный показ и нажать показать. Общие параметры работы с презентацией можно задавать, выбрав команду Сервис-Парамтры. Здесь присутствуют Автосохранение, отображение отдельных элементов окна и т.д.

Существует несколько способов создания презентации:

1. Использование мастера автосодержания. Выбираем команду Файл-Создать и в правой части окна приложения выбираем пункт из мастера автосодержания. Этот способ удобен тем, что пользователь совершает минимум действий, т.е. подойдет для тех, которые начинают работу с электронными презентациями. В зависимости от ответа на поставленные вопросы, мастер создает презентацию, состоящую из 8-12 слайдов, которые в дальнейшем при необходимость можно изменить. Вместе с тем мастер принимает большинство ключевых решений самостоятельно, не оставляя свободы творчества. При создании выбирается несколько шаблонов: на первом шаге выбирается вид презентации из стандартного набора, на втором определяется стиль: либо она будет на экране, в Интернете, на пленках разного формата, на последнем экране дается название, определяется вывод номеров слайдов и текст для нижнего колонтитула;

2. применение шаблонов. Для его создания выбираем Файл-Создать и в правой части окна приложения выбираем «Новая презентация».

После создания презентации, в целом, можно ее редактировать, а в частности выполнять различные операции над слайдами:

1. вставка нового слайда. Выделяем слайд, после которого необходимо добавить новый, и выбираем Вставка-Создать слайд;

2. удаление слайдов. Выделяем слайд(ы) и выбираем Правка-Удалить слайд или Del.

3. дублирование слайдов одной презентации. Выделяем слайд(ы) и выбираем Вставка-Дублировать слайд;

4. Изменение порядка следования слайдов в презентации. Используя метод Drag-and-Drop, перетаскиваем слайд(ы) в нужное место.

39. Оформление и редактирование слайдов в Power Point.К оформлению слайдов относят форматирование и упорядочивание всех его элементов, включая текст, графику и т.д.Для создания фона слайдов необходимо:

1. перейти в режим обычный;

2. выбрать Формат-Фон;

3. в открывшемся диалоговом окне выбрать либо один из способов заливки, либо в качестве фона выбрать рисунок, находящийся в файле графического редактора, затем нажать Применить.

Для форматирования текста в Power Point существует несколько возможнлстей:

1. применение команд Шрифт, Список, Регистр из пункта Формат горизонтального меню;

2. Использование команды Настройка анимации, вызываемая из контекстного меню объекта. Она применяет различные анимационные эффекты отдельно для каждого объекта слайда;

3. панель инструментов форматирования;

4. использование средств Word Art и команды выравнивание из пункта Формат горизонтального меню.

Настройка параметров слайда осуществляется следующими двумя способами:

1. Формат-Разметка слайдов;

2. Формат-Оформление слайда.

При выборе первой команды в правой части окна приложения можно выбрать различные варианты автомакетов слайда. Среди автомакетов можно выделить варианты с использованием диаграмм, их 3:

1. текст и диаграмма;

2. диаграмма и текст;

3. диаграмма.

Вторая команда имеет три пункта:

1. шаблоны оформления;

2. Цветовые схемы (позволяет отображать различные стили слайда с использованием палитры цветов);

3. эффекты анимации. С помощью этой команды можно настраивать анимационные характеристики для слайда целиков, в т.ч. возможно настраивать звуковые эффекты, а также можно устанавливать порядок анимации для каждого объекта слайда. Кнопка Просмотр позволяет в уменьшенном виде увидеть происходящее изменение со слайдом.

Как и в Word для просматривания заголовков можно использовать панель инструментов Структура. Для добавления видео и аудио оформления презентации применяется команда Вставка-Фильмы и звук. Для перехода между слайдами, выполнения какго-либо действия, запуска программ, вывода справочной информации можно использовать управляющие кнопки. Их создание осуществляется посредством команды Показ слайдов-Управляющие кнопки. После выбора соответствующей кнопки и переноса ее на требуемый слайд методом Drag-and-Drop появиться диалоговое окно, в котором необходимо указать значение данной кнопки.Для запуска презентации можно использовать 3 основных способа:

1. при нажатии кнопки Показ слайдов в нижнем левом углу окна приложения;

2. выбрав команду Показ слайдов-Начать показ;

3. с помощью оптимизации команды Показ слайдов из пункта Вид горизонта

40. Настройка окна MS ExcelКак и программа Word, ППП Excel предусматривает несколько вариантов настройки экрана, главными из которых являются пункт «Вид» горизонтального меню и команда (Сервис – параметры – вкладка Вид). Это позволяет выводить и не выводить панели инструментов, строку состояния, строку формул и т.п.

Для масштабирования окна рабочей книги используйте команду (Вид-Масштаб). Команда (Вид - во весь экран) применяют в режиме оформления печати документа – останется только главное меню и заголовки строк, столбцов. Для масштабирования нескольких листов выделите соответствующие ярлыки листов (при этом понадобятся клавиши Ctrl или Shift. Для более удобного просмотра больших массивов данных, например, отчет двадцати и более хозяйств по отдельным показателям, воспользуйтесь командой (Окно - Закрепить область). Перед выбором команды выделите столбец правее того, который нужно закрепить. После этого данный столбец при прокрутки по горизонтали все время будет виден

41. Ввод и редактирование ячеек. Типы данных в MS Excel.

Размеры ячеек. Можно отрегулировать ширину избранных столбцов и высоту избранных строк (ряд команд меню [Формат-Столбец] и [Формат-Строка]). Это позволит по своему усмотрению разместить в ячейках (или по­верх ячеек) длинные тексты, рисунки, рисованные объекты, диаграммы, чис­ла с большим числом знаков и т. п.

Как уже говорилось, вся информация, вводимая в таблицу, воспроизво­дится либо стандартным шрифтом, либо текущим шрифтом, установленным с помощью команды [Формат-Ячейка-вкладка Шрифт]. Однако вам предос­тавляется возможность изменять тип шрифта, размер и начертание текста в любом участке таблицы также с помощью кнопок панели «Форматирова­ние». Универсальный способ оформления ячеек осуществляется через команду [Формат-Ячейки], которая содержит несколько вкладок, с помощью которых можно проводить множество дополнительных операций по форма­тированию ячеек.

Вкладка «Число» позволяет задавать не только различные типы данных, такие как числовой, денежный, текстовый, дробный, процентный, но указывать дополнительные параметры - число знаков после запятой, тип валюты и др.

Вкладка «Выравнивание» содержит еще больше разнообразных функций оформления таблиц. Если вы хотите выровнить текст по горизонтали или вертикале, набранный в какой-то ячейке, то здесь это можно сделать. Вырав­нивание позволяет изменить ориентацию текста (по горизонтали, по вертика­ли), разбить текст на несколько строк (переключатель «Перенос по словам»), производить автоподбор ширины и объединение ячеек.

На вкладке «Граница» можно выбрать множество макетов обрамления ячейки или группы ячеек, а именно тип и цвет границы; часть диапазона к которому нужно применить - внешние, внутренние, только правая границы.

Вкладка «Вид» дает возможность выбора цвета, заливки, узора формати­руемой ячейки.

Вкладка «Шрифт» в большинстве своем аналогично соответствующей команде Формат-Шрифт в текстовом редакторе Word.

Вкладка «Защита» необходима, когда данные хранящиеся в книге носят конфиденциальный характер. Параметры этой вкладки (скрыть формулу, за­щищаемая ячейка) действуют только когда применена защита к листу с помощью команды [Сервис-Защита].

При помощью заранее заготовленных шаблонов можно производить ав­тоформатирование таблиц. Выделите блок ячеек, который необходимо офор­мить по тому или иному шаблону, и воспользуйтесь командой [Формат-Автоформат]. Одним из примечательным приемов модификации таблиц яв­ляется условное форматирование. Например, чтобы назначить диапазону ячеек В9:Е9 розовый цвет при условии, если значение ячеек больше 100 нужно выполнить следующие действия:

■ выделить диапазон В9:Е9;

■ выбрать команду [Формат-Условное форматирование];

42. Выделение фрагментов таблицы и перемещение по ней в ППП Excel.

43. Основные методы оптимизации работы в MS Excel.

Методы оптимизации работы.

Чтобы освоить приемы создания и расчета данных в таблице, рассмотрим конкретный пример.

Пример. Хозяйства, специализирующиеся на производстве молока, ведут учет выручки (в тысячах рублей) по 3 районам в летние месяцы 2001 г.

Исходные данные нашей задачи - 9 чисел, каждое из которых - выручка ко каждому району за конкретный месяц. На основании этих исходных данных мы хотим найти производные величины:

- сумму выручки по всем районам за каждый месяц;

- сумму выручки по каждому району за все лето;

- общую сумму выручки;

- процент выручки по каждому району относительно общей суммы.

В ячейках А1:Е1 мы набрали текст, который представляют собой некую описателъную информацию («Выручка от продажи...»). В ячейках А6:А8 набраны названия районов, в ячейки B5:D5 - названия месяцев и т.д. (рис. 5.1.)

Рис. 5.1.

Для создания этого макета требуется выполнить ряд операций:

■ выровнить текст по горизонтали и вертикале - команда [Формат-1чейки-вкладка Выравнивание];

* объединить ячейки А1:Е1 для написания названия таблицы - команда [формат-Ячейки-вкладка Выравнивание];

установить переключатель «Перенос по словам» на вкладке «Выравнивание» команды [Формат-Ячейки], позволяющий записывать данные в несколько строк;

изменение ширины и высоты ячеек.

Для проведения расчетов в ячейку Е6 введите формулу:

^{= С6+С7+С8+С9}-

После ввода этой формулы в ячейке немедленно появится результат. Ну, а

Если 444 строки? Перечислять все слагаемые? Разумеется, нет: В ППП Excel

^­­имеется функция СУММ, которая возвращает значение суммы значений своих аргументов. В качестве аргументов в этой функции можно записывать ад­реса отдельных ячеек или диапазоны адресов, например сумм(С6,С7,С8,С9) или сумм(С6:С9). При изменении формулы с использованием функции не за­будьте поставить знак равенства вначале. Аналогично заполняем формулами ячейки Е7, Е8, B9,C9,D9. В ячейке Е9 окажется итоговая сумма -выручка по всем городам за все лето, т.е. -CYMM(B9:D9) . Наконец, вместо процентов пока рассчитаем доли городов за все лето в полной сумме: -E6IE9... и т. д.

Наша задача решена. Обратите внимание, что фактически была состав­лена небольшая программа, которую можно использовать для многократных I пересчетов. Например, если изменить одно или несколько чисел в исходных данных, все суммы и проценты будут пересчитаны автоматически. Более то­го, можно модифицировать структуру таблицы (например, добавить или уда­лить район), и формулы в итогах будут изменены автоматически.

Теперь перечислим приемы оптимизации работы, которые необходимо использовать и при решении гораздо более сложных задач.

1. Оптимизация ввода формул. Адрес ячейки можно включить в форму­лу одним щелчком мыши. Например, вместо того, чтобы «вручную» наби­рать =С6+С7+..., можно сделать следующее:

• ввести «=»;

• щелкнуть мышью на ячейке С6 (ее адрес появится в формуле);

• ввести«+»;

• щелкнуть на С7 и т. д.

2. Ввод функций. Для обработки некоторых данных рациональнее и быстрее использовать известные функции. Кроме того, возможно упрощение их набора в формуле. Вместо набора функций «вручную», достаточно щелкнуть на кнопке со значком F(x) в панели инструментов «Стандартная», - на экране появится диалоговое окно «Мастера функций». С его помощью можно ввести и отредактировать любую функцию. Другой способ автоматического набо­ра - это после ввода знака равенства воспользоваться раскрывающимся спи­ском в «Поле имени»,

3. Копирование формул. В задаче мы вставляли суммы отдельно в каж­дую ячейку по строке 9 и по столбцу Е. Однако Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки; при этом адреса ячеек будут изменены автоматически. Для этого выделите ячейку В9. Установите указатель мыши в правый нижний угол (указатель примет форму черного «тонкого» крестика). Нажмите левую кнопку и смещайте указатель вправо по горизонтали, - так, чтобы смежные ячейки С9 и D9 были выделены пунктирной рамкой. Затем отпустите кнопку мыши. Excel скопирует формулу, причем номера столбцов будут автоматически изменены на С и D. Например, в С9 будет =сумм(С6:С8) . Точно так же по вертикали скопируйте формулы вниз.

Данный метод может быть недоступен, если не установлен соответст­вующий переключатель в окне команды [Сервис-Параметры].

Копировать формулу, записанную в выделенной ячейке, можно только

По горизонтали или вертикали. При этом:

— при копировании влево (вправо) по горизонтали смещение на одну ячей­ку уменьшает (увеличивает) каждый номер столбца в формуле на единицу.

- при копировании вверх (вниз) по вертикали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер строки в формуле на единицу.

4. Абсолютные адреса и имена. В ячейке F6 мы записали формулу =Е6/Е9 - это доля района в общей сумме, которая записана в ячейке Е9. Если попытаться описанным выше способом скопировать эту формулу в ячейку Е7, то адреса ячеек автоматически изменяться и формула будет неправильной.

Чтобы запретить программе Excel механически изменять адрес ячейки, достаточно перед номером столбца или (и) номером строки записать символ «$», т. е. вместо относительного указать абсолютный адрес. Знак «$», указан­ный перед номером столбца означает, что этот номер не будет изменяться при операциях копирования формул, вставки и удаления «трок и столбцов. В нашем случае укажем $ перед номером строки и скопируем формулу =Е6/Е$9.

Вместо абсолютной адресации другим вариантом является применение имени ячейки. Например, если присвоить ячейке Е9 имя Всего, вместо адреса Е$9 можно указать имя «Всего».

5. Установка различных форматов данных. В столбце F записаны фор­мулы для расчета долей районов в общей сумме выручки. Очень часто необ­ходимо показать эти доли в процентах (т. е. просто умножить каждую долю на 100). Excel позволяет сделать это одним щелчком мыши.

Выделите данные столбца F и щелкните мышью на кнопке панели «Форматирование» с изображением «%» (или посредством команды [Фор­мат-Ячейки]). Все доли будут умножены на 100 и помечены знаком «%». Можно установить денежный формат и ряд других.

6. Команда Автозамена в пункте Сервисе перешла из ППП Word.

7. Выбор данных из списка. Это другой способ ввода повторяющихся значений - выбор из списка. Для каждого столбца формируется список введенных ранее данных, которые можно ввести в ячейку. Необходимо:

■ ПКМ (правая кнопка мыши) щелкнуть по ячейке, в которую нужно ввести данные;

• в контекстном меню выбрать команду [Выбрать из списка] и сделать выбор.

8. Ввод последовательных данных. Часто, особенно при работе со спи­сками, необходим ввод последовательности однородных возрастающих или убывающих значений.

Зачастую самый быстрый способ последовательных чисел, дат и даже текстовых значений - использования маркера автозаполнения. Он представ­ляет собой черный «тонкий» крестик в нижнем правом углу, который мы уже не однократно использовали. Выделите ряд ячеек с заданной последователь­ностью, а затем с помощью маркера протяните «тонкий» крестик в заданном направлении на необходимое количество ячеек. После того, как отпустите ЛКМ, ячейки, охваченные границей, будут заполнены значениями. Если вы­деленные ячейки содержат последовательность даты или времени с определенным шагом, то другие ячейки заполнятся следующими элементами этой последовательности. Например, для заполнения 10 ячеек числами 1,2,3 и т.д. необходимо ввести в первые две ячейки числа 1 и 2, выделить их и с помо­щью маркера заполнения распространить на оставшиеся ячейки.

Универсальный способ заполнения ячеек последовательностью чисел (прогрессией), основанной на изменении какого-то базового значения с неко­торым шагом, возможен посредством команды [Правка-Заполнить-Прогрессия]. Для этого выполните следующие действия: ' • Введите начальное значение.

■ Выделите диапазон ячеек, в которой будет содержатся последова­тельность.

■ Выберите команду [Правка-Заполнить-Прогрессия].

• В диалоговом окне команды задайте тип прогрессии, шаг и ряд дру­гих (рис. 5.2.). Если нельзя, чтобы последовательность строилась после неко­торого значения, то можно его задать в поле Предельное значение.

■ Нажмите кнопку «Ок».

Вы можете заполнить ячейки с помощью встроенных списков данных: наберите первый элемент списка, а дальше воспользуйтесь маркером автоза­полнения.

44.Оформление и печать таблицы в ППП Excel

Б-44.оформление и печать таблицы. В программе Excelпредусмотрены разнообразные средства, с помощью которых можно по своему вкусу оформить таблицу, - так, чтобы при распечатке она выглядела красиво. Размеры ячеек. Можно отрегулировать ширину избранных столбцов в высоту избранных строк (ряд команд меню (Формат-Столбец) и (Формат-Строка). Это позволит по своему усмотрению разместить в ячейках (или поверх ячеек) длинные тексты, рисунки, рисованные объекты, диаграммы, и т.п. вся информация, вводимая в таблицу, воспроизводится либо стандартным шрифтом, либо текущим шрифтом, установленным с помощью команды (Формат-Ячейка-вкладка Шрифт). Однако предоставляется возможность изменять тип шрифта, размер и начертание текста в любом участке таблицы также с помощью кнопок панели «Форматирование». Универсальный способ оформления ячеек осуществляется через команду (Формат-Ячейки), которая содержит несколько вкладок, с помощью которых можно проводить множество дополнительных операций по форматированию ячеек. Вкладка «Число» позволяет задавать не только различные типы данных, такие как числовой, денежный, текстовой, дробный, процентный, но указывать дополнительные параметры – число знаков после запятой, тип валюты и др. Вкладка«Выравнивание» содержит еще больше разнообразных функций оформления таблиц. Выравнивание позволяет изменить ориентацию текста (по горизонтали, по вертикали), разбить текст на несколько строк (переключатель «Перенос по словам»), производить автоподбор ширины и объединения ячеек. На вкладке «Граница» можно выбрать множество макетов обрамления ячейки или группы ячеек, а именно тип и цвет границы; часть диапазона, к которому нужно применить – внешние, внутренние, только правая границы. Вкладка «Вид» дает возможность выбора цвета, заливки, узора форматируемой ячейки. Вкладка «Шрифт» в аналогична соответствующей команде Формат-Шрифт в текстовом редакторе Word. Вкладка «Защита» необходима, когда данные хранящиеся в книге носят конфиденциальный характер. Параметры этой вкладки (скрыть формулу, защищаемая ячейка) действует только когда применена защита к листу с помощью команды (Сервис-Защита). При помощи заранее заготовленных шаблоны можно производить автоформатирование таблиц. Выделите блок ячеек, который необходимо оформить по тому или иному шаблону, и воспользуйтесь командой (Формат-Автоформат). Одним из примечательных приемов модификации таблиц является условное форматирование. Нужно выполнить следующие действия:

· выделить диапазон;

· выбрать команду (Формат-Условное форматирование);

· на значение ячейки наложить ограничение – больше 100 (можно до 3х условий одновременно).

· В окне команды нажать кнопку «Шрифт» и установить розовый цвет;

· Щелкнуть по кнопке «Ок».

Для форматирования страницы как структурного элемента предусмотрена, изучающая из ППП Word команда (Файл - Параметры страницы).

Печать. На панели «Стандартная» расположены знакомые нам кнопки «Печать» и «Предварительный просмотр», а также соответствующие команды. В окне команды (Печать) дополнительно, кроме уже известных параметров, можно задать распечатку выделенных листов, выделенного диапазона всей книги. Существует команда (Файл – Область печати), позволяющая задать произвольную область печати, основываясь на ваших требованиях.

45. Вставка, перемещение, копирование и удаление фрагментов в ППП Excel

Б-45. вставка, перемещение, копирование и удаление фрагментов. Операции вставки ячеек, столбцов и строк осуществляется посредством команд (Вставка – ячейки, строки, столбцы). Перед тем как вставить пустые строки (столбцы) в уже существующую таблицу, выделите то количество строк (столбцов), которое необходимо вставить. При этом строк следует выделять ниже того места, куда намереваетесь произвести вставку, а столбцы – справа от того места. Удалять выделенные фрагменты можно командой (Правка - Удалить). При выполнении этих команд будьте осторожны, как при изменении размеров таблиц в ППП Word. Правильно выбирайте вариант вставки или удаления, предлагаемый Excel. С помощью буфера обмена вы можете переместить, скопировать и вставить выделенный блок ячеек. Для этого существует стандартные команды (Копировать, Вырезать, Вставить), только не забывайте определять место вставки. Через команду (Правка – Специальная вставка) возможно вставка отдельных элементов копируемого (перемещаемого) объекта: формул, значений ячеек, примечаний, транспонирование данных и т.п. другой способ копирования – это маркер заполнения. Подведите указатель мыши к правому нижнему углу до появления «тонкого» крестика. После этого, удерживая ЛКМ, скопируйте содержимое выделенной ячейки вниз или вправо на любое количество других ячеек. Данная операция может быть не доступна, если не включен переключатель «Перетаскивание ячеек» на соответствующей вкладке команды (Сервис - Параметры).

46. Работа с формулами и функциями в ППП Excel

Формула. Исходные данные в таблица EXCEL представляются числами и текстами, а для выполнения операций над содержимым тех или иных ячеек служат формулы. В качестве операндов в формуле могут использоваться адреса ячеек, числа и функции. Первым символом формулы всегда является знак = . Далее набирается арифметическое выражение, которое состоит из операндов (элементов), соединенных между собой знаками арифметических операций. Формула – это указания программе выполнить вычисления в ячейках. При работе с формулами проявляются следующие особенности :

1.Использование абсолютных и относительных ссылок. Относительные ссылки зависят от позиции ячейки, содержащий формулу. Это означает, что при копировании, перемещении формул адреса ячеек, входящих в формулу, будут изменены программой ЕХ в соответствии с тем, на какое количество строк, столбцов была перенесена формула. При использовании абсолютной адресации этого не происходит.

2.Ссылка на ячейки других листов (книг). Для ссылки на ячейки других листов или книг внутри формулы достаточно щелкнуть по нужному листу и выделить требуемую ячейку или диапазон ячеек. После этого в формуле сразу появится указание на значения этих ячеек. Эту ссылку можно ввести вручную, беря при этом название книги в квадратные скобки, а название листа заканчивая восклицательным знаком.

3.Применение имен. Преимущества использования имен в формулах заключается в том, что не надо вручную искать и указывать диапазон ячеек, а также позволяет избежать в определенных случаях применения абсолютных адресов.

4. Операторы – определяют какую операцию нужно выполнить над элементами формулы. При вычислении значения арифметического выражения операции выполняются слева направо с соблюдением трех уровней приоритета: сначала выполняется возведение в степень, затем умножение и деление, затем сложение и вычитание. Последовательность выполнения операций можно изменить с помощью круглых скобок. При наличии скобок, сначала вычисляются значения выражений, записанных внутри скобок низшего уровня и т.д.

Функция – переменная величина, значение которой зависит от значений других величин (аргументов). Функция имеет имя, как правило, аргументы, которые записываются в круглых скобках следом за именем функции и результат. Скобки – обязательная принадлежность функции, даже если у нее нет аргумента. Если аргументов несколько, один аргумент отделяется о другого точкой с запятой. В качестве аргументов функции могут использоваться числа, адреса ячеек, диапазоны ячеек, арифметические выражения и другие функции. Смысл и порядок следования аргументов однозначно определен описанием функции, составленным ее автором. Работая с функциями необходимо помнить: 1. Функция, записанная в формуле, как правило, возвращает уникальное значение (арифметическое или логическое). 2. Существуют функции, которые не возвращают значение, а выполняют некоторые операции. 3. Существуют функции без аргументов (пи).

47. Основные статистические и математические функции MS Excel

48. Логические функции и функции ссылок в ППП Excel

49 Построение диаграмм в ППП Excel

Построение диаграмм. Для построения диаграммы, на которой в виде «пирога» будет распределение выручки за лето по районам необходимо выполнить ряд следующих действий: выделить диапазон ячеек, щелкнуть по кнопке мастер диаграмм, когда откроется диалоговое окно нужно сделать 4 шага:

- в первом окне - выбор типа (стандартные и нестандартные) диаграммы а также возможность просмотра результата (удерживать соответствующую кнопку) и нажать кнопку Далее.

- во втором окне – на вкладке «диапазон данных» указать адреса ячеек, где содержаться данные, на вкладке Ряд дать имя вашему ряду.

- в третьем окне осуществляются подписи данных, создание заголовков и добавление легенды (т.е.таблицы значений данных)

- в последнем окне выбор – на отдельном листе или на имеющемся.Используемые диаграммы: гистограмма – тип употребляемый для отображения изменения данных за определенные промежутки времени, график – для отображении тенденций развития кого-либо явления (курс $ времени), точечная – построение графика функции у=F(x) в двухмерной системе координат, круговая – здесь отдельные значения ряда данных представлены как части суммарного значения. Весь круг составляет 100%, а сами значения отображаются как доли от 100%, линейчатая – предназначена для сравнения отдельных значений. Чтобы сделать упор на сравнения значений, а не на изменения во времени, категории упорядочиваются по вертикале, а значение – по горизонтали. Если внутри одной категории представлены различные значения, то отдельные линии отображаются различным цветами.

50. Защита и сортировка данных.

Защита и сортировка данных. Сортировка предназначена для боле удобного представления данных. Способы: 1. Обычная сортировка – ставить курсор в ячейку столбца поля, по которому необходимо отсортировать и на панели инструментов выбрать одну из кнопок сортировки – по убыванию или возрастанию.2. Если необходимо отсортировать по нескольким полям в списке, применяется сложная сортировка. В окне команды можно указать такие параметры, как по строкам или столбцам сортировать, порядок сортировки отдельно для каждого из 3 столбцов, указать имеется ли в этом списке строка заголовка. Используется следующий порядок данных при сортировки: числа, текст, логические значения типа Ложь, логические значение типа Истина, значения ошибок и пустые. Защита таблицы или всего файла от несанкционированной модификации. Защита всего файла – книги осуществляется аналогично защите ППП. Для защиты отдельных листов и ячеек существуют команды Сервис – Защита – Защитить лист и Формат – Ячейки – вкладка защита. Защита на ячейки действует только после общей команды для защиты листа. 1. Выделить нужные ячейки. 2. Выбрать в диалоговом окне команды Формат – Ячейки вкладка Защита, переключатель Защищаемая ячейка и выключить его. 3. Выбрать команду Сервис – Защита – Защитить лист. 4. Попробуйте ввести информацию в разные ячейки.5. Снимите защиту, выбрав команду Сервис – Защита – Снять защиту листа.

51. Базы данных. Реляционный подход.

Базы данных. Реляционный подход. Понятие реляционной связано с разработками известного американского специалиста в области систем баз данных. Основная идея реляционного подхода состоит в том, чтобы предоставить произвольную структуру данных в виде простой двумерной таблицы. Особенности: 1. Любые совокупности данных представляются в виде двумерных таблиц. 2. Каждая таблица состоит из фиксированного числа столбцов и некоторого количества строк. 3. Каждый столбец представляет конкретное данное. 4. Каждая строка таблицы называется записью. 5. Каждое поле может входить в несколько таблиц. Все записи состоят из одинаковых полей. Данные для одного поля во всех записях имеют одинаковый тип, но разные поля могут иметь разный тип данных. Реляционная база данных состоит из взаимосвязанных двухмерных таблиц. Нормализация таблиц – процесс разделения информации таким образом, чтобы каждое поле относилось только к первичному ключу текущей таблицы. Если поле связано логически по смыслу только с частью составного ключа, то оно должно быть внесено в отдельную таблицу. Если поле зависит не только от ключа таблицы, но и от других полей оно должно быть внесено в отдельную таблицу. Это является очень важным моментом, т.к., если базу данных можно нормализовать, разбив на одну или несколько двумерных таблиц, то она будет считаться реляционной базой данных.

52. Кодирование информации в ИС. Первичный ключ.

Кодирование информации в ИС. Первичный ключ.

Для того чтобы связи между таблицами работали надежно, и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, необходимо предусмотреть в таблице уникальные поля, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Ключевое поле – это поле, значения в котором не могут повторяться. Для этого существует понятие первичный ключ. Первичный ключ должен обладать 2 свойствами: 1. Однозначная идентификация записи, запись должна однозначно определяться значением ключа; отсутствие избыточности, никакое поле нельзя удалить из ключа, е нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

53. Основные понятия СУБД Access. Поиск и сортировка данных.

Основные понятия СУБД. Поиск и сортировка данных. Традиционно одной из наиболее популярных СУБД является пакет прикладных программ (ППП). ППП Access состоит из отдельных компонентов, которые используются при хранении и представлении информации. Этими компонентами являются: таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы. Таблица является основным объектом, содержащей всю необходимую информацию. Формы используются для ввода и просмотра таблиц в удобном режиме. Формы позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представит ее в требуемом виде. Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в базе данных, дополняются рисунками, диаграммами. Запрос является средством извлечения информации из базы данных, причем сведения могут быть представлены сразу из 2 и более таблиц. Формы и отчеты основываются на запросах, которые позволяют как формам, так и отчетам отображать также данные из нескольких таблиц. Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определенное действие, например, открывает форму или печатает отчет. С каждым объектом можно работать в отдельном окне, причем предусмотрено два режима: 1. Оперативный режим – когда мы решаем в окне задачи ИС, т.е. просматриваем, изменяем, выбираем информацию. 2. Режим конструктора – когда мы создаем или изменяем макет, структуру объекта. Сортировка данных. Операция сортировки данных является одним из средств быстрого и оперативного поиска требуемой информации. Если нужно отсортировать записи по значению в отдельном поле, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: сортировка по возрастанию или сортировка по убыванию. Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню соответствующую команду. При сохранении таблицы сохраняется и порядок сортировки. Уникальным способом сортировки по нескольким полям является использование команды: Записи – Фильтр – Расширенный фильтр. Существует несколько способов поиска информации: 1.Поиск определенных записей. Выделить столбец, кнопка Найти на панели инструментов Режим таблицы и открыть вкладку Поиск. В открывшемся диалоговом окне в поле образец ввести искомое значение. 2. Поиск группы записей по условию. Предусмотрено 4 способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, исключить выделенное, обычный фильтр, расширенный фильтр. Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, достаточно выделить фрагмент данных, который должен содержаться в записях и на панели инструментов нажать кнопку или в контекстном меню выбрать команду Фильтр по выделенному. Фильтр позволяет отбирать записи, не содержащие выбранного значения. Для этого необходимо выбрать значение, вызвать контекстное меню и выполнить команду Исключить выделенное. Чтобы применить обычный фильтр требуется: 1.Открыть таблицу в режиме таблицы. 2 Нажать кнопку изменить фильтр на панели инструментов или соответствующую команду в пункте записи горизонтального меню. 2. Нажать кнопку изменить фильтр на панели инструментов. В открывшемся диалоговом окне выбрать поля, на которые необходимо наложить условия, и ввести сами значения. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединятся с помощью логического условия И.Кнопки применить фильтр и удалить являются одной кнопкой, состояние и подпись которой меняется в зависимости от того, установлен или нет фильтр для таблицы. Еще одним признаком, по которому можно узнать, что в таблице отображаются отфильтрованные записи, является слово ФЛТР в строке состояния окна приложения. Расширенный фильтр используется в том случае, если требуется задать сложные критерии отбора и сортировки записей. Записи – Фильтр – расширенный фильтр. По сравнению с обычным фильтром данный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям.

54. Связи между таблицами.

Связи между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях – обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем внешнего ключа во второй таблице. Существуют три вида отношений – связей:

1.Один к одному. Каждой записи в главной таблице соответствует одна запись в связанной таблице, и наоборот. Этот тип связи используется не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь применяется для разделения очень широких таблиц или для отделения части по соображениям защиты, то есть часть информации может быть скрыта.

2.Один ко многим. Наиболее часто используемый тип. Каждой записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а запись в таблице В Не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А. В таблице А ключевое поле должно быть уникальным. Пример: связь между поставщиками сырья и самим сырьем.

3.Многие ко многим. Одной записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В несколько записей в таблице А. Пример: отношения между произведенными продуктами и сырьем. Здесь таблицы не могут быть непосредственно связаны между собой, поэтому это отношения разбивается на два отношения «один ко многим»при помощи связывающей таблицы.

Важным моментом при установлении связей является то, что связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, они должны обязательно иметь одинаковые типы данных (текстовые).

55. Типы данных в ППП Access. Импорт и экспорт информации.

Типы данных в ППП ACCEESS/ Импорт и экспорт информации. 1. Текстовый: значение каждого текстового данного представлено совокупностью произвольных алфавитно-цифровых символов, длани которых не превышает 255. Фамилии, сырье.2. Числовой: применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. 3. Дата/время: тип для представления даты и времени(например 21.11.2005). Достоинства: система получает возможность вести жесткий контроль ; появляется возможность автоматизированного представления формата даты в зависимости от традиций той или иной страны; при программировании резко упрощаются арифметический операции с датами. 4. Логический: принимает только одно из двух взаимоисключающих значений. 5. Денежный: здесь компьютер изображает числа вместе с денежными единицами времени. 6. Поле объекта OLE: В базах данных можно хранит не только числа и буквы, но и музыкальные клипы и видеозаписи. 7. Поле типа МЕМО: текстовое поле имеет ограниченный размер (255) используется в случае вставки в поле длинный текст. 8. Поле счетчик: Обладает свойством автоматического наращивания, при вводе новой записи вводится число, на 1 больше, чем значение поля в предыдущей строке. 9. Гиперссылка: текст, при выборе которого осуществляется переход к файлу, произвольному фрагменту внутри файла, Web странице на том же компьютере, в Интранет или в Интернет. 10. Мастер подстановок: позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Импорт и экспорт информации. ППП Access позволяет создавать таблицы в базе данных, импортируя их из рабочего листа ППП Excel. Можно импортировать как целый рабочий лист, так и именованный диапазон ячеек. В процессе импорта может быть создана новая таблица ППП Ассeess, которая будет содержать все импортируемые данные, или они будут добавлены к существующей таблице. При добавлении данных в существующую таблицу заголовки столбцов должны совпадать. Имена всех полей находятся в первой строке таблицы, а оставшиеся строки содержат данные. Тип данных в каждой ячейки одного столбца должен быть одинаковым, и в каждой строке должны использоваться одни и те же поля. Для импортирования таблицы в базу данных необходимо выполнить: 1.Запустить ППП Access и открыть базу данных, в которую будет осуществляться импорт данных.2. Файл – Внешние данные – Импорт.3. В появившемся окне перейти в папку , содержащую файл таблицы. Тип файла выбрать Майкрософт Ексель. Выбрать имя файла и нажать кнопку импорт.4.При импортировании всего рабочего листа (именованные диапазоны) – выберите переключатель листы (именованные диапазоны). 5.Выбрать имя рабочего листа или диапазона ячеек. 6. Если первая строка импортируемых данных содержит заголовки столбцов, то их можно использовать в качестве имен полей. Установить флажок Первая Строка Содержит Заголовки Столбцов. 7. В этом окне указать где сохранить импортируемые данные. Далее. 8. Выбрать те столбцы, которые нужно импортировать. 9. Мастер импорта таблиц позволяет изменить или добавить имена полей таблицы. 10.Повторите шаги 8-9 для каждого столбца импортируемых данных. 11. На 5 шаге мастера импорта можно определить ключевое поле новой таблицы. 12. В поле ввода Импорт в таблицу указать имя новой таблицы. Нажмите Готово. Экспорт таблиц. ППП Access хорошо подходит для хранения большого количества записей и таблиц связанной информации, но в большинстве случаев обработки данных с применением различных вычислений удобнее использовать ППП Excel. 1.Выделить таблицу, которую необходимо экспортировать. 2. Файл – экспорт. 3. В появившемся окне Экспорт объекта: Таблица (имя таблицы) в поле тип файла необходимо нажать Microsoft Excel и нажать кнопку Экспорт. В итоге будет создана таблица Excel, содержащая информацию из экспортируемой таблицы.

56. Управление таблицами и формами в ППП Access.

Управление таблицами и формами в ППП Access. Формами называются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Таблица дает универсальный способ представления в окне всех полей. Недостатки: если полей слишком много, они не уменьшаются на экране, и приходится приходить к манипуляциям; Если в таблице имеются какие-то коды, таблица теряет информативность. Формы содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементы управления являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Макет формы строится из элементов управления, расположенных на панели элементов. Первый ряд кнопок: выбор элемента, мастера. Второй ряд кнопок: надпись, поле, группа переключателей, выключатель, переключатель, флажок, поле со списком, список, кнопка, рисунок, свободная рамка объекта, присоединенная рамка объекта и т.д. Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, разработаны специальные пакеты программ – электронные таблицы. Операции таблицами: перемещение (клавиши управления курсором клавишу Tab), удаления таблицы, вставка новой строки, разделение и объединение таблицы и ячеек, изменение размеров таблицы, обработка рисунков, вставка математических функций.

57. Работа с запросами и отчетами в ППП Access.

Работа с запросами и отчетами. Запросы используются для извлечения необходимых данных из одной или нескольких таблиц, удостоверяющих специфичным условиям. Три основных типа запросов: запросы на выборку (отображают данные из одной или нескольких таблиц, удовлетворяющих данному условию), запросы с параметрами (запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске), перекрестные запросы (собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы). Запрос на выборку: 1. В окне базы данных на панели объектов выбрать вкладку Запросы. 2. Дважды щелкнуть по Создание запроса с помощью мастера – Создать – новый запрос – Простой запрос. 3. В окне Создание простых запросов в поле со списком Таблицы и запросы, выбрать запрос, который будет источником для запроса. 4. Переместить из списка Допустимые поля в Выбранные поля. 5. Далее. 6. Ввести имя запроса – открыть запрос для просмотра данных. 7. Готово. Запросы с параметрами. При выполнении запроса выдается диалоговое окно – Введите значение параметра, в котором пользователь может ввести конкретное значение и затем получить результат. В одном запросе можно ввести несколько параметров. При выполнении такого запроса для каждого из параметров будут поочередно выводится диалоговые окна. Перекрестные запросы – это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которых отображаются в виде таблицы. Достоинства: возможность обработки значительного объема данных, простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации. Недостатки: нельзя сортировать таблицу результатов по значениям, содержащимся в столбцах. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документа. Источником может быть таблица или запрос. Отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью управления элементов, как это можно сделать с помощью форм. 1. На вкладке отчеты выбрать Создать – Мастер отчетов. 2. Выбрать из доступных полей нужное в Выбранные поля. 3. Добавьте в конец списка Категория из таблицы Типы. Далее 4. Во втором диалоговом окне выбрать каким образом будут структурированы данные в отчете. 5. Нажать на Вывести дополнительные сведения для отображения из вспомогательных диалоговых окон Мастера отчетов. 6. В третьем диалоговом окне необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете. Далее. 7. Выбрать Код товара. 8. Итоги нажать. 9. В следующем окне Мастер отчетов предложит 6 вариантов оформления сгруппированных данных далее. 10. Выберите один из предложенных стилей оформления отчета. Далее. 11. В качестве заголовка отчета введите слова.

58. Понятие компьютерной сети. Технология «Клиент – сервер».

Понятие компьютерной сети. Технология «Клиент – сервер». Под компьютерной сетью понимаются соединенные между собой группа компьютеров так, чтобы они могли совместно использовать различные ресурсы. Минимальное количество компьютеров в сети – 2 и более. Существует 2 вида компьютерных сетей: глобальные и локальные вычислительные сети. Локальные действуют на сравнительно небольшие расстояния и требуют специальный канал связи. Глобальные – действуют на любые расстояния и используют традиционные каналы связи: телефонные и оптоволоконные кабели, космическая спутниковая связь, беспроводная связь. Межсетевые объединения, соединяющие несколько локальных сетей, получили название интернет (с маленькой буквы). Интернет (с большой буквы) – самое большое и популярное межсетевое объединение в мире. Оно соединяет более 20000 компьютерных сетей более чем в 130 странах. Объединение нескольких ЛВС на основе протоколов в пределах одного или нескольких зданий одной корпорации получили название интрасети (интранет). ЛВС по сравнению с отдельными ПК предоставляют пользователю ряд новых возможностей при работе с информационными ресурсами: ЛВС позволяет нескольким пользователям одновременно работать с одними и теми же файлами; передача файлов – копирование файлов любого размера с одной машины без использования магнитных носителей; возможность реализовать доступ к одной программе с разных компьютеров; возможность одновременного ввода информации в одну базу данных; совместное использование принтера; электронная почта: позволяет установить почтовую службу, чтобы рассылать сообщения; интранет – на базе ЛВС можно установить программное обеспечение интранет – сети, что дает возможность использовать технологии глобальной сети Интернет при подготовке, публикации, индексирования и использования документов.

59. Локальные сети.

Локальные сети. ЛВС – это совокупность компьютеров, кабелей, сетевых адаптеров плюс сетевая операционная система и прикладные программы, допускающие работу в сети. В ЛВС каждый компьютер называется рабочей станцией, за исключением одного или нескольких, выполняющих роль серверов. Сервер – это специально выделенный в сети компьютер для выполнения функций по обслуживанию сети. Он распределяет ресурсы системы – принтеры, базы данных. Например, файл – сервер – это компьютер для хранения общих файлов, сервер печати управляет печатью общих для всей сети устройств вывода информации. Различают сетевые серверы, серверы без данных, файловые серверы и т.д. Технологии локальных сетей. Существует 3 способа соединения компьютеров в локальной сети. 1. Типология линейной шины: каждая рабочая станция и сервер подключены к центральному кабелю – магистраль или шина. Кабель используется совместно всеми станциями по очереди. Выход из строя отдельного компьютера не нарушает работоспособности в целом. Однако затруднен поиск неисправностей. В случае обрыва одного кабеля нарушается работа всей сети. На конце кабеля линейной шины устанавливается специальная заглушка – терминатор. 2. Типология звезда: каждый компьютер подключается отдельным кабелем к центральному узлу, к серверу. Ненадежна, т.к.выход из строя центрального узла приведет к остановке всей системы. 3. Типология кольцо – в кольцевой сети кабель не имеет окончания, переходя от станции к станции и к серверу. Данные передаются от одного компьютера как бы по эстафете. Если компьютер получит данные, предназначенные другому компьютеру, он передаст их дальше по кольцу, пока они не дойдут до компьютера – получателя. Существуют централизованные и одноранговые локальные сети. Централизованные – используют один или несколько файлов – серверов. В таких сетях есть один или несколько выделенных компьютеров, которые используются в качестве файлового сервера, сервера печати и т.д. Рабочие станции не контактируют друг с другом. С одной стороны это хорошо, т.к. пользователи изолированы. С другой стороны, для обмена данными между собой пользователи вынуждены использовать диски файл – сервера. Одноранговые сети не содержат в своем составе выделенных сервер