Организация проведения деловых совещаний

Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подго­товить совещание и провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты

Подготовка совещания начинается с определения целесооб­разности его проведения. Когда решается вопрос о необходимо­сти совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, бо­лее продуктивна, чем другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мне­ний и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

Кроме того, на этом же этапе менеджер должен проанали­зировать все альтернативы этой формы: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; се­лекторное совещание; возможность объединения с другими (пла­новыми) совещаниями. При этом менеджер должен определить, что нужно для решения возникшей проблемы.

При решении вопроса о составе участников очень внимательно нужно подойти к формированию списка как по количе­ственному, так и по качественному составу. Совсем необяза­тельно, например, на каждое совещание приглашать руководи­телей подразделений. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. .

Подготовка участников совещания — последний этап в про­цедуре деловых совещаний. Суть всей работы в этом направле­нии сводится к заблаговременному ознакомлению всех участ­ников с повесткой дня и необходимыми материалами.

Каждый должен заранее знать тематику и задачи совещания, что в пос­ледующем будет способствовать эффективному проведению со­вещания, поскольку его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

Проведение совещания. Оптимальная продолжительность со­вместной умственной деятельности большого числа людей со­ставляет всего 40-45 минут. Спустя 50-60 минут у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние дви­жения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать со­вещание без перерыва, то у большинства людей наступает утом­ление. После 30—40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состо­яние и обсуждение проблем можно продолжить.

Подведение итогов и принятие решения. Завершающий этап организации проведения совещаний — принятие решения и проведение его в жизнь. Следует иметь в виду, что решение на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение, зависит его эффектив­ность.