Общие сведения. Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами

Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.

Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. По ГОСТ 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17:

1) государственный герб (для бланков государственных организаций;

2) эмблема организации;

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);

4) код документа по ОКУД;

5) наименование организации (полное и/или сокращенное);

6) почтовый и телеграфный адреса;

7) номер телефона;

8) номер факса, телетайпа, электронной почты (E-mail), адрес в Интернет;

9) номер расчетного счета в банке;

10) дата составления письма;

11) индекс документа;

12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа;

13) адресат;

14) заголовок к тексту;

15) текст;

16) подпись;

17) фамилия и номер телефона исполнителя.

В последние годы в практике делопроизводства все чаще указывается также перед номером расчетного счета ИНН – идентификационный номер налогоплательщика, который присваивается налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й понимают расширительно, указывая в нем, помимо номера расчетного счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка, его БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский счет.

Некоторые исполнители указывают свои инициалы и число отпечатанных экземпляров какого-либо документа, но эти реквизиты не входят в состав обязательных.

Как правило, на бланках реквизиты 1–9 печатаются офсетным (или типографским) способом, остальные (кроме подписи) – на пишущей машинке или компьютере. Отметим еще раз важность индексации документа, о чем говорилось на с. 357. Индекс письма – это его номер, который обычно состоит из трех частей: цифры первой части могут означать индекс структурного подразделения, второй части – индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов. исполнителей, а последняя часть представляет порядковый номер исходящего документа, например: № 131-84/598 или 131/84-598, т.е. документ внесен под номером 598 в систему регистрации корреспонденции, исходящей из организации, где составлялась,

В ответном письме необходимо сделать ссылку на индекс входящего документа и дату его получения, которые помещаются ниже индекса и даты получения исходящего документа, что значительно упрощает поиск нужных писем и ускоряет обмен информацией. При этом следует придерживаться рекомендуемой формы отсылки: На № ___ от ________. Нельзя употреблять «лишние» слова: на ваш (запрос или письмо) или помещать этот реквизит в самом тексте, где на него могут не обратить внимание при регистрации вашего письма.

Напомним, что если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы столько потом адрес предприятия:

Директору АОЗТ «Златоуст»

Голубеву С.Н

Россия, 191011, Санкт-Петербург,

Инженерная ул , д. 13, ком. 29

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указываются почтовый индекс и адрес, а потом фамилия и инициалы получателя:

194156, Санкт-Петербург, Лесной пр.,

д. 37, кв. 107

Васильеву П.Р.

В переписке с официальными или частными лицами – иностранными гражданами перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение все шире распространяется и при переписке с отечественными партнерами. Употребление обращения гражданин допускается только в сфере правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных органах, местного самоуправления и т.д.). Письменное обращение товарищ можно сказать, вышло из употребления.

В заголовке к тексту употребляется только конструкция с предлогом о /об/ (например, О создании совместного предприятия. Не рекомендуется начинать заголовок с таких слов, как касается, по делу и т.п.

В основном реквизите делового письма – в тексте – длина строк не должна превышать 60 знаков, включая интервалы между словами.

В приложении указывается не только число занимаемыхим страниц, но и число экземпляров:

Приложении на... л. в ... экз.

Реквизит «Подпись» состоит из указания на должность лица, подписывающего письмо, его личной подписи и ее расшифровки:

Директор АОЗТ «Златоуст» Подпись С.Н. Голубев

В случае особой важности документа, например относящегося к финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две подписи – ее руководителя и (главного) бухгалтера:

Директор АОЗТ «Златоуст» Подпись С.Н. Голубев

Бухгалтер Подпись А.Р. Дубов

В отсутствие лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, его подписывает должностное лицо, его замещающее. При этом необходимо указывать должность фактически подписывающего лица и его фамилию, а не ограничиваться отметкой перед наименованием должности отсутствующего руководителя в виде предлога за или косой черты. Следует писать:

Зам. директора

АОЗТ «Златоуст» Подпись А.В. Голубева

Не следует писать:

За (или/)

Директор

АОЗТ «Златоуст» Подпись А.В. Голубева

На рис. 15 приведена схема оформления делового письма с угловым расположением реквизитов.

Герб РФ

Наименование министерства

Наименование предприятия

Адрес Адрес

Телефон

Заголовок письма

Текст

Должность Подпись

инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя,

номер телефона

Рис.15. Оформление делового письма

В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные.