Классификация выставочно-ярмарочных мероприятий

Из мирового опыта следует, что выставки/ярмарки принято классифицировать по пяти основным признакам:

1. По географическому составу экспонентов (в зависимости от того, какие страны/регионы они представляют);

2. По тематическому (отраслевому) признаку;

3. По значимости мероприятия для экономики города/региона/страны;

4. По территориальному признаку (на территории какой страны проводится выставочное мероприятие);

5. По времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы).

Классификация выставок/ярмарок по географическому составу экспонентов:

· Всемирные (международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры) – в частности, к таким выставкам относятся всемирные универсальные выставки "ЭКСПО";

· Международные (характеризуются участием в них фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10 % от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать международным стандартам);

· С международным участием (с числом иностранных участников менее 10 % от общего числа участников);

· Национальные (с участием фирм отдельно взятой страны);

· Межрегиональные (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов);

· Местные (региональные) – с участием фирм только из того города/региона, где проводится выставка/ярмарка.

Классификация выставок/ярмарок по отраслевому (тематическому) признаку:

· Многоотраслевые – на них представлены продукция и услуги самых различных отраслей экономики;

· Специализированные, где представлены экспонаты одной или нескольких смежных или взаимно дополняющих отраслей.

Классификация выставок/ярмарок по значимости мероприятия:

· Выставки федерального значения (имеющие значение для страны в целом);

· Выставки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов страны);

· Выставки регионального значения (имеющие значение для одного региона);

· Выставки местного значения (имеющие значение для города, области).

Классификация выставок по территориальному признаку:

· Выставки, проводимые внутри страны;

· Выставки, проводимые на территории других стран.

Классификация выставок по времени функционирования:

· Постоянно действующие (0,5–1 и более);

· Временные (0,5–5 месяцев);

· Краткосрочные (от 1–5 дней до 0,5 месяца).

Классификация по отраслям экономики.

Для определения классификации выставки по отраслям экономики существует общепринятый в международной практике классификатор, который является основой при отраслевой классификации выставок международными выставочными и профессиональными объединениями (Союз выставок и ярмарок России, стран Балтии и СНГ, Союз международных выставок и ярмарок, Общество добровольного контроля статистических данных (ФКМ и др.).

· Многоотраслевые ярмарки:

- ярмарки технических и потребительских товаров;

- ярмарки технических товаров;

- ярмарки потребительских товаров.

· Специализированные выставки и ярмарки:

- сельское хозяйство, лесоводство, рыболовство, виноградарство, садоводство, планировка садов, парков и соответствующее оборудование;

- продукты питания, напитки и табак, общественное питание и соответствующее оборудование;

- текстиль, обувь, кожа, драгоценности и соответствующее оборудование;

- строительство, оснастка и комплектация и соответствующее оборудование;

- товары для внутренней отделки, для дома и соответствующее оборудование;

- здравоохранение, гигиена, охрана труда и соответствующее оборудование;

- защита окружающей среды, безопасность, очистка, коммунальные службы и соответствующее оборудование;

- транспорт, перевозки и соответствующее оборудование;

- информация, системы связи, оргтехника, образование, бытовая электроника и соответствующее оборудование;

- спорт, развлечения, досуг и соответствующее оборудование;

- другая промышленность, торговля, бытовое обслуживание и соответствующее оборудование;

- наука и техника;

- искусство, антиквариат.

· Выставки товаров народного потребления.

Классификация выставок в целом призвана всего лишь помочь сориентироваться в мире ярмарок и выставок и свидетельствует о том, что выставки весьма неоднородны. Каждая конкретная выставка обладает в конечном итоге собственной индивидуальностью и характерными чертами, изменяющимися с течением времени.

Процесс организации выставки.

Процесс организации выставки начинается задолго до ее праздничного явления посетителям и представляет собой комплекс организационных, договорных, выставочных и профессиональных мероприятий с соответствующей инфраструктурой и системой рекламно-информационного сопровождения.

Процесс организации и подготовки выставки включает следующие основные этапы:

1. Подготовительный этап. Основными на этом этапе являются следующие мероприятия:

1.1.Маркетинговый анализ отраслевого рынка, включающий в себя: определение потенциального количества участников выставки; тенденции рынка и выставочные ниши; субъекты рынка; приоритеты и стратегии, характерные для продвижения товаров данного рынка; механизмы паблик рилейшнз на рынке, значимые референтные группы; анализ СМИ.

1.2.Анализ конкурентной выставочной среды. Главная цель анализа– избежать пересечений в тематике, номенклатуре, времени и месте проведения выставок по одноименной теме.

1.3.Определение места и времени проведения выставки.

1.4.Анализ сильных и слабых сторон выставочного проекта, его перспектив и угроз.

1.5.Концепция выставочного проекта. В концепции выставки обычно отражены:

· обоснование "содержательной" состоятельности проекта для рынка (в случае запуска нового проекта);

· описание рынка (статистика, обычаи, инновационный цикл и др.);

· программы государственной поддержки;

· потенциальные стратегические партнеры;

· выводы анализа конкурентной среды;

· зона охвата, значение, время и место проведения выставки;

· уникальные стороны проекта;

· тематико-экспозиционный план выставки, принципы организации экспозиции, характеристика целевых групп экспонентов;

· структура экспонентов выставки (ведущие компании, предполагаемое количество экспонентов, предполагаемая величина выставочной площади);

· мероприятия деловой программы выставки (протокольные мероприятия, конференции, секции, семинары, "круглые столы");

· подпрограммы и сопутствующие мероприятия;

· конкурсная и презентационная программа;

· структура продвижения выставочного проекта, рекламное обеспечение;

· инфраструктурное обеспечение.

1.6. Составление сметной документации. На основе концепции выставки составляется смета расходов по организации выставки, которая включает в себя следующие крупные блоки статей расходов:

· аренда павильона (для арендаторов выставочной площади), застройка и оформление павильона;

· организационные, сервисные, транспортные расходы;

· расходы на рекламу и продвижение выставки;

· расходы на реализацию деловой, конкурсной программы, социологических исследований.

Для выездных (региональных и международных) выставочных проектов дополнительно в смету включаются расходы на транспортировку экспонатуры, проезд и проживание сотрудников, таможенное оформление грузов, услуги переводчиков.

2. Официальное объявление о проведении выставки и прием заявок на участие в выставке. На этом этапе большая роль отводится информационным материалам для работы с потенциальными экспонентами и участниками мероприятий выставки. Среди важнейших информационных материалов можно выделить:

· Информационное письмо. Информационное письмо о выставке предназначается для приглашения участников и содержит: точное название выставки, время и место ее проведения, перечень товарных групп, реквизиты организаторов, срок подачи заявки, стоимость участия. Объем письма – не более двух страниц.

· Заявочная документация. Заявочная документация представляет собой бланк заявки – договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета – фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.

К информационным материалам выставки можно отнести также приложения, раскрывающие состав рабочих органов по подготовке выставки, программы конференций, семинаров, положения о конкурсах, проводимых в рамках выставки и др.

3. Формирование деловой программы выставки. Можно условно выделить несколько типов мероприятий, которые в различной конфигурации проходят в рамках деловой программы выставки:

· конгрессные мероприятия: форумы, конференции, семинары, симпозиумы, презентации и т. д.

· образовательные мероприятия: тренинги и консультационные пункты.

· тематические экскурсии.

4. Организация выставочного пространства. Организация выставочного пространства – совокупность конструкторских, технических, навигационных, функциональных, информационных и дизайнерских решений, которые создают неповторимый облик выставки, включая выставочное пространство в общую философию выставочного проекта. Организация выставочного пространства включает:

4.1. Планирование экспозиции и строительство стендов.

Можно определить в самых общих чертах несколько видов планировки экспозиции:

· классическая. Стенды группируются в острова, образуя «улицы» и «перекрестки». Обычно существует центральная улица, вдоль которой расположены стенды крупных компаний;

· ромбическая. Стенды расположены в виде открытых ромбов,
обеспечивая более легкий доступ к экспонатам;

· круговая. Стенды расположены по кругу экспозиционного зала
(используется в небольших залах, фойе и т. д.).

При планировании экспозиции особое внимание уделяют ширине и расположению проходов, так как они направляют потоки посетителей, а также обеспечивают эвакуационные маршруты в случае форс-мажорных обстоятельств. Согласно требованиям пожарных служб, ширина проходов должна быть не менее 2 м, они не должны быть тупиковыми.

В результате планирования экспозиции стенды к продаже могут быть нескольких типов:

· с одной открытой стороной или стенд в ряду;

· с двумя открытыми сторонами или угловые;

· с тремя открытыми сторонами («полуостров») или головной стенд;

· с четырьмя открытыми сторонами («остров») или блок-стенд или изолированный стенд.

Чем больше открытых сторон – тем более легок доступ к экспонатам, больше возможности для продуктивной работы на стенде. Поэтому открытые стенды больше ценятся, и иногда организаторы выставки выставляют за угловые стенды и «острова» дополнительные наценки к стоимости.

Организатор выставки предлагает участнику либо оборудованную выставочную площадь (стенд), либо необорудованную. В случае если участник выбирает необорудованную выставочную площадь, он строит стенд самостоятельно (так называемая индивидуальная застройка). Если участник выбирает оборудованную площадь, то в ее стоимость включена оплата стандартного набора конструкций и оборудования.

4.2. Элементы декоративного оформления выставочного пространства.

В организации выставочного пространства используются разнообразные элементы декоративного оформления: баннеры, постеры, флаги, воздушные объекты и т. п.

4.3. Организация системы навигации на выставке. Система навигации имеет важное значение в организации выставочного пространства. Существует множество способов решения этой проблемы, начиная от детализированного общего плана выставки на входе в павильон и заканчивая мелкими указателями в виде стрелок.

5. Церемония официального открытия выставки. Церемония официального открытия – это не только одно из главных официальных мероприятий выставки, это также очень мощный информационный повод для СМИ, особенно если в церемонии открытия принимают участие высокопоставленные чиновники и политики. Поэтому всегда на эти мероприятия отдельно приглашаются средства массовой информации.

6. Открытие выставки для посетителей. Обычно открытие выставки для посетителей происходит на следующий день после официального открытия.

7. Обеспечение деловой программы выставки.

8. Официальное закрытие выставки.

9. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение, или продажа, или безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.

10. Подведение оргкомитетом итогов выставки включает сбор и анализ статистических данных выставки. Выставочная статистика состоит из количественных и качественных данных. К количественным данным относятся данные о посетителях и участниках, а также величина выставочных площадей. Их получают методом сбора и подсчета. Качественные данные дают более глубокий анализ количественных данных по различным основаниям исследования. Они собираются путем выборочных опросов.

По результатам выставки выставочная организация отвечает для себя на главные вопросы: достигнуты ли финансовые цели выставки; выполнены ли количественные цели выставки; реализованы ли маркетинговые задачи; какие меры необходимо предпринять в контексте стратегического развития проекта.

Все большее внимание уделяется выставкам в регионах России. Сеня они составляют почти четверть от всех выставок и других подобных мероприятий, проводимых в стране. Продолжается устойчивая тенденция – рост значения специализированных выставок. Их удельный вес – более 25 %.

В ногу со временем шагают и омские предприниматели. Известно, что в Омске существует международный выставочный центр «Интерсиб», девиз которого: «Выставки, ярмарки – фундамент будущего, построим его вместе!» В этих выставках принимают участие предприятия Украины, Белоруссии, 14 регионов дальнего зарубежья.

4.7. Другие средства распространения рекламы

Печатная (полиграфическая) реклама

Печатная реклама – один из основных видов рекламы, получаемый в основном полиграфическим способом и рассчитанный исключительно на зрительное восприятие.

Печатная реклама появилась вместе с распространением типографий в европейских странах в XV в. Но по-настоящему печатная реклама развернулась лишь с развитием полиграфической промышленности и появлением фотографии и цвета во второй половине XIX в. К началу XX в. печатная реклама была представлена уже во всем многообразии – здесь были и поздравительные открытки, и календари, и листовки, и буклеты и т. д. В настоящее время существует очень большое количество самых разных видов рекламной полиграфической продукции. Наиболее полная и качественная классификация этой продукции предложена известными специалистами в области рекламы И. А. Гольманом и С. В. Веселовым [6, 7] которые выделяют следующие виды полиграфической рекламы:

· листовка – наиболее простой вид рекламной полиграфической продукции, представляет собой малоформатное несфальцованное (то есть без сгибов) недорогое издание. Листовка может быть черно-белой, цветной либо с использованием одного дополнительного цвета. Чаще всего подобные издания бывают односторонними, но возможен вариант и двусторонней листовки.

· проспект – многостраничное, сброшюрованное и хорошо иллюстрированное издание небольшого формата.

· каталог – менее содержательное по сравнению с проспектом издание, содержащее, как правило, лишь основные сведения о каждом виде и образце рекламируемой продукции или услуг. С точки зрения оформления каталог обычно делается на очень хорошем уровне.

· буклет – сфальцованное (согнутое в два или несколько раз) и, как правило, многокрасочное, хорошо иллюстрированное издание. Стандартными форматами буклетов являются форматы А4 (210 х 297 мм) с двумя фальцами и А3 (297 х 420 мм) с одним фальцем, но буклет может иметь самые различные размеры, объем и варианты фальцовки, однако в развернутом состоянии его размер не может превышать размера стандартного типографского листа. Все определяется размером рекламного бюджета, особенностями рекламируемого товара или услуги и характеристиками целевой аудитории. Большинство рекламных буклетов содержат в себе три составляющие: визуальный ряд, информационный блок, описывающий продукцию и необходимую контактную информацию. Любой хороший буклет несет в себе скрытое послание к потребителю. Для разработки дизайна буклета в общем случае необходимы следующие элементы: логотип, контактная информация, графические материалы (слайды, фото, клипарты) и текстовая информация. Для технической продукции можно также составить графики и диаграммы, позволяющие увеличить наглядность информации.

· бродсайт — листовой рекламный материал большого формата, складывается пополам и обычно рассылается по почте без кон­верта.

· флайер — хорошо иллюстрированный пригласительный билет.

Помимо основных перечисленных видов полиграфической рекламной продукции к ним иногда относят и те, которые имеют отношение скорее к наружной рекламе (стикеры, плакаты, афиши, постеры), к сувенирной (календари, музыкальные открытки, фирменные блокноты, папки), direct marketing (вкладыши в газеты и журналы), а также те, что относятся не к самим товарам, а к упаковке (этикетки, ценники, сама упаковка).

Достоинствами печатной рекламы является следующее:

· высокое качество воспроизведения;

· значительная продолжительность контактов у некоторых носителей (плакаты, настенные и карманные календари);

· отсутствие рекламы конкурентов на конкретном рекламном носителе;

· оперативность изготовления.

Недостатки данного средства рекламы:

· высокие издержки на печатную рекламу в сопоставлении с охватываемой аудиторией;

· образ «макулатурности».