Необходимость, сущность и функции управления.

Необходимость управления. В соответствии с основными положениями теории систем любой субъект, явление или процесс (включая предприятие) можно рассматривать как систему. Под системой понимают совокупность взаимосвязанных в одно целое элементов. Элемент системы — это часть целого, которая в процессе анализа не подлежит разделению на составляющие. Следовательно, любая система:

во-первых, состоит из двух или большего количества элементов;

во-вторых, каждый элемент системы имеет присущие только ему качественные характеристики;

в-третьих, между элементами системы существуют связи, с помощью которых они влияют друг на друга;

в-четвертых, система не может существовать вне времени и пространства. Система имеет временную сущность (ее состав может быть определен в каждый данный момент), а также свои пределы и окружающую среду.

Первая особенность предприятия как системы состоит в его открытости, т. е. предприятие может существовать только при условии активного взаимодействия с внешней средой (рис. 3.1.). Оно “выбирает” из промежуточной и общей внешней среды основные факторы производства, а затем, преобразовывая их в продукцию (товары, услуги, информацию) и отходы, направляет их во внешнюю среду. Условием жизнеспособности системы является полезный (выгодный) обмен между “входом” и “выходом”.

Другая особенность предприятия как системы: оно является искусственной системой, созданной человеком ради своих собственных интересов, прежде всего совместного труда. Поэтому очевидной характеристикой любого предприятия является разделение труда.

Различают две формы разделения труда: горизонтальную и вертикальную. Первая — это разделение трудовых операций на отдельные задания. Результатом горизонтального разделения труда является формирование подразделений предприятия, выполняющих отдельные части общего трансформационного процесса. Поскольку работу на предприятии делят между подразделениями и отдельными исполнителями, кто-то должен координировать их действия, чтобы достичь общей цели деятельности.

Поэтому объективно возникает потребность в отделении управленческого труда от исполнительского. Таким образом, необходимость управления связана с процессами разделения труда на предприятии.

Управление, которое (в широком понимании) является деятельностью, обеспечивающей координацию работы других людей (трудовых коллективов), также является сложной системой. Дифференциация и координация управленческого труда, формирование уровней управления осуществляются с помощью вертикального разделения труда.

Функции управления. Предприятия различаются между собой по размерам, сферам деятельности, технологическим и другим параметрам, однако все они как системы имеют и определенные общие черты (характеристики), среди которых, в первую очередь, нужно назвать функции управления — объективно обусловленные общие направления или сферы деятельности, совокупность которых обеспечивает эффективное кооперирование совместного труда.

Для выяснения природы и сущности каждой из них необходимо рассмотреть механизм функционирования наиболее простейшей искусственной системы (рис. 3.2).

Структура этой модели содержит два элемента: элемент U — управляющий; элемент Е — исполнительный.

Управляющий элемент воспринимает:

через входной канал импульс из внешней среды (Y1);

через канал обратной связи импульсы, касающиеся его собственного состояния (X1) и состояния структуры системы (Х2).

На основе воспринятых импульсов управляющий элемент начинает функционировать. Сначала он определяет конкретное (количественное) значение выходного параметра Y2, то есть формулирует цель деятельности системы. Затем он вырабатывает импульс Х3 и посылает его исполнительному элементу (эффектору). Этот импульс имеет характер команды.

На блок-схеме показано, что эффектор воспринимает также импульсы Z1из внешней сферы. Это так называемые препятствия, мешающие достижению цели управления.

Под влиянием команды управляющего элемента и внешних препятствий эффектор начинает функционировать. Результат его деятельности — выходной импульс Y2. Но прежде чем послать его во внешнюю среду, эффектор информирует управляющий элемент о выполнении полученной команды Х2 через канал обратной связи. Согласовывая принятую от эффектора информацию с ранее определенной целью деятельности системы, управляющий элемент снова начинает функционировать.

Если результаты деятельности эффектора совпадают с целью, то эффектор получает команду послать выходной импульс Y2 во внешнюю среду. В случае несовпадения управляющий элемент вырабатывает новые команды, которыми направляет действия эффектора. Следовательно, в структуре системы управляющий элемент выполняет вполне конкретные функции.

Во-первых, он определяет цель функционирования. Поскольку одной и той же цели можно достичь разными способами, управляющий элемент должен выбрать один из них. При этом под способом достижения цели понимают разработку алгоритма трансформационного процесса, т.е. определении упорядочение операций, которые должны выполнить члены трудового коллектива для достижения цели. Это означает, что управляющий элемент выполняет функцию планирования — процесса определения цели деятельности, предвидения будущего развития и соединения коллективных (индивидуальных) заданий для получения ожидаемого общественного результата.

Во-вторых, каждая операция трансформационного процесса должна иметь своего носителя, т. е. выполняться определенным элементом данной системы. Таким образом, реализация трансформационного процесса предусматривает также и определение того, кто именно должен выполнять ту или иную конкретную операцию и как исполнители должны взаимодействовать между собой. Эти процессы характеризуют сущность организации как функции управления. Организация — это процесс формирования структуры системы, распределение заданий, полномочий и ответственности между работниками предприятия для достижения общей цели ее деятельности.

В-третьих, эффектор в системе занимает подчиненное положение, причем, во время протекания трансформационного процесса он может отказаться выполнять свои обязанности, определенные планом. Поэтому для достижения поставленной цели руководитель любого уровня должен не только спланировать и организовать работу, но и заставить людей ее выполнять.

Для этого необходимо создать условия, при которых исполнители понимали бы что они могут удовлетворить свои личные потребности только тогда, когда будет обеспечено достижение целей предприятия. Это означает, что управляющий элемент должен выполнять надлежащим образом функцию мотивации. Мотивация — это, собственно, и есть процесс побуждения членов трудового коллектива к совместным согласованным действиям, для достижения поставленной цели.

В-четвертых, для того, чтобы предупредить появление внешнего препятствия и возможные отклонения от ожидаемых результатов деятельности системы, управляющий элемент должен устанавливать параметры деятельности эффектора, измерять достигнутые результаты работы, сравнивать их с запланированными, при необходимости — корректировать деятельность, накапливать для совершенствования планирования. Именно этим можно объяснить необходимость выполнения управляющим элементом контролирующих функций.

Эти четыре основные функции те сно связаны между собой в едином процессе управления. Плохое планирование или несовершенная организация, так же как и слабая мотивация труда или неудовлетворительный контроль, отрицательно влияют на результаты деятельности фирмы в целом.

С учетом этого важно подчеркнуть, что управление предприятием отражает совокупность взаимосвязанных процессов планирования, организации, мотивации и контроля, обеспечивающих формирования и достижение, целей предприятия.