Способы и средства документирования: традиционные и технотронные способы документирования.

Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

В научной литературе в настоящий момент нет единства в разъяснении того, что такое способ документирования. В публикациях, посвященных изучению этого вопроса, прослеживаются два подхода. Некоторые авторы (Н.Н. Кушнаренко, Ю.Н. Столяров) рассматривают способ документирования как действие или совокупность действий. Аналогично подходит к определению способа документирования Н.С. Ларьков. Предложенная им классификация способов документирования основана на разделении их на две большие группы: традиционные и технотронные.

К традиционным способам документирования отнесены начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание и т.п.

К технотронным способам относятся механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и др. способы документирования. Однако такая классификация не является бесспорной. Современные технологии и оборудование позволяют выполнить начертание, высекание, выжигание, тиснение и резьбу не только традиционными, но и технотронными способами.

Исходя из сказанного, технотронный документ можно трактовать как документ с постоянно изменяющимися носителями информации, создаваемый на протяжении всего периода развития цивилизации (а в последние годы в особенности посредством стремительного развития электронно-вычислительной техники и связи) и способный создать представление о развитии науки и техники, общественной и культурной жизни различных народов.

В конечном счете, технотронные документы - это по существу собирательное понятие, включающее в себя все существующие в природе виды и разновидности научно-технической, электронной и аудиовизуальной документации, в том числе созданные посредством новейших информационных технологий (диджитальных, мультимедиальных и др.).

В документоведении и архивоведении принята иная классификация способов документирования: текстовое документирование, техническое (графическое) документирование, фотодокументирование, кинодокументирование, фонодокументирование, аудиовизуальное документирование, электронное документирование.

В основе этой классификации — результат документирования, то есть та внешняя форма, которую приобретает документ, изготовленный тем или иным способом, а не действия или их совокупность, выполняемые в процессе создания документа. Так, в результате текстового документирования получается текстовый документ, в котором информация представлена в виде текста. Изобразительный документ, созданный фотографическим способом — это фотодокумент. Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию — аудиовизуальный документ и т.д. Такая классификация сложилась в силу того, что для документоведа и архивиста большее значение имеет документ как результат документирования, а не документирование как действие. Эта классификация представляется более устойчивой. Таким образом, способ документирования определяет внешнюю форму или структуру документа. А правила документирования — его внутреннюю форму или информационную структуру.