Типовые структуры службы ДОУ

1. секретариат – обслуживает руководство организации. Возглавляет помощник руководителя. Состав: технические секретари, секретари-референты, телефонисты. Функции:

· Предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших на его имя документов;

· Подготовка по указанию руководителя отдельных видов документов или выступлений руководителя и согласование этих документов со структурными подразделениями;

· Выполнение организационной работы и документирования всех видов совещаний, заседаний, которые проводят руководители:

· Если это коллегиальный орган, то подготовка и рассылка решений коллегиального органа по разным вопросам

· Бездокументное обслуживание: организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя, телефон, организация работы приемной, чай-кофе.

2. Протокольная группа. Состав: юристы, спец-ты в области делопроизводства. Функции: подготовка нормативно-правовых актов, проведение этих актов через коллегиальный орган, подготовка распорядительного документа, кодификация принятых норм, актов и распоряжений. Создается обычно в органах МСУ, где есть постоянно действующий коллегиальный орган.

3. Экспедиция: прием и обработка входящих документов и обработка и отправка исходящих документов. Учет и доставка писем.

4. Группа регистрации: регистрация входящих, исходящих, внутренних документов; создание справочно-информационного массива по документам организации, контроль за оформлением исходящих документов.

5. Группа контроля: контроль за сроками исполнения входящих и внутренних документов, за исполнением устных распоряжений руководства, анализ исполнительской дисциплины.

6. Группа писем (отдел жалоб): делопроизводство по обращениям граждан

7. Машинописное бюро (копировальный центр): набор текста, редактирование, учет выполняемых работ

8. Копировально-множительное бюро: копирование документов, подготовка тиражей и учет выполняемой работы

9. Архив: подготовка документов к передаче из структурных подразделений в архив, контроль за формированием дел в структурных подразделениях, участие в разработке номенклатур дел организации, обеспечение хранения, учета и систематизации документов, находящихся в архиве, подготовка документов к передаче на гос. хран.

Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения. (Инструкция по документационному обеспечению управления, должностные инструкции, положение о службе ДОУ).