Общие рекомендации по выбору ERP-системы

Наибольший эффект от внедрения ERP-системы достигается при максимальной заинтересованности руководства предприятия в успехе всего проекта (и реальной помощи при внедрении). Именно поэтому основная нагрузка и ответственность за правильность выбора ERP-системы лежит на руководстве предприятия, которое должно подключить к этому процессу соответствующие службы и подразделения, собирающие и анализирующие всю необходимую информацию. Перед внедрением ERP-системы руководство предприятия обязательно должно получить максимально полное представление о мировом (и российском) опыте в области управления предприятиями. Имеются в виду основные теоретические принципы управления (SIC, MRP/ERP, SCM, TQM и т.д.), референтные модели деятельности предприятий своей отрасли, опыт внедрения ERP-систем на предприятиях отрасли, методики оценки эффективности внедрения ERP-систем и т.д. Без такой предварительной подготовки руководству предприятия сложно составить достаточно полное представление о том, что оно хочет получить от внедрения ERP-системы и каким образом будет добиваться достижения эффективного внедрения (в настоящее время десятки российских компаний предоставляют подобные услуги ИТ-обучения).

Главное при выборе ERP-системы – это то, какие новые преимущества даст предприятию ее внедрение. Необходимо детально разобраться, что может дать ERP-система для бизнеса, и какое влияяние она способна оказать на прибыльность предприятия и себестоимость его продукции (при этом необходимо всегда учитывать, что стоимость поставки, внедрения и сопровождения ERP-системы не может быть дороже стоимости всего бизнеса предприятия).

В первую очередь, руководство предприятия должно понять, зачем предприятию нужна ERP-система. Желательно, чтобы ответ на этот вопрос можно было формализовать и представить наглядно в цифрах и диаграммах (объем сэкономленных средств, более высокая оборачиваемость товаров и др.). Обязательно должны быть сформулированы (и утверждены руководством предприятия) основные требования к ERP-системе: какие функциональные области и типы производства она должна охватывать; какие программно-технические платформы использовать; какие отчеты готовить и др. При этом, очень важно четко определить текущие и перспективные потребности предприятия или организации. Нужно хорошо разобраться, что движет бизнесом, какие факторы критичны дл успеха и что необходимо для развития компании. Требования должны быть оформлены в виде специального документа, в котором определены и расписаны по приоритетам все желаемые характеристики ERP-системы.

Не менее важно правильно оценить существующую технологическую инфраструктуру предприятия. Если для внедрения ERP-системы предприятию придется сначала потратить значительные средства (сопоставимые со стоимостью внедряемой системы) на модернизацию своих локальных или глобальных сетей, то такой вариант может оказаться невыгодным. В общем случае, внедряемая ERP-система должна соответствовать существующему финансовому и технологическому уровню предприятия.

Следует понимать, что наибольший эффект достигается при комплексном внедрении ERP-системы. Бессмысленно тратить огромные средства на покупку системы, возможности которой будут использоваться не в полной мере (эта проблема особенно характерна для России, когда приобретаются очень дорогие западные системы, функциональность которых используется в очень небольшой степени).

Чрезвычайно важным моментом является и правильный выбор разработчика (или разработчика-внедренца, как это нередко еще бывает в России) ERP-системы, который должен не просто поставить свое ПО компании-клиенту, а стать ее долговременным партнером. Фактически покупается не просто набор программ с документацией (большинство из которых создано на базе стандартных инструментальных средств и базируется на распространенных платформах), а работа и опыт сформировавшейся команды компании-разработчика ERP-системы, несущей различные виды ответственности (начиная от юридической и заканчивая моральной) за качество и эффективность работы установленного (и сопровождаемого) ПО. Предприятие-клиент должно быть уверено в высоком качестве и своевременности будущих модернизаций установленной ERP-системы (при появлении новых версий), в решении всех проблем, касающихся ее гибкости и масштабируемости. Если внедрение ERP-системы осуществляет консалтинговая компания, то не менее важно разобраться и в отношениях между ней и разработчиком ERP-системы. В любом случае очень полезно устроить тендер между поставщиками ERP-систем. Организация тендера позволит значительно снизить начальную цену поставки и лучше разобраться в возможностях как предлагаемых систем, так и их разработчиков.

Внедрением ERP-системы должна заниматься специальная внедренческая фирма(или, в ряде случаев, компания-разработчик ERP-системы) при тесном контакте с ИТ-отделом и соответствующими подразделениями предприятия. После внедрения ERP-системы отдельные виды работ по модернизации системы должны быть поручены внешним консультантам фирмы-разработчика (консалтинговой фирмы), а ее общее сопровождение необходимо оставить за ИТ-отделом.

В ряде случаев предприятия ориентируются на системы, разработанные собственными отделами АСУ (или ИТ-отделами в соответствии с современной терминологией). Практика показывает, что ориентация на «самописные» системы нередко только вредит предприятиюхотя бы только потому, что прекращение поддержки системы (например, в случае увольнения ее ключевых разработчиков или сопровожденцев) означает ее фактическую «гибель». Едва ли собственный ИТ-отдел предприятия сможет за приемлемые сроки создать и сопровождать высококачественную и полнофункциональную ERP-систему (существуют проблемы текучести кадров, юридической ответственности за разработку и сопровождение системы и др.). Практически не бывает случаев, когда такой самостоятельно разработанный программный продукт остается жизнеспособным достаточно долгое время, так как по нему обычно нет соответствующей полной документации, нельзя сказать, что он профессионально протестирован на этапах разработки и сдачи в эксплуатацию и надежно сопровождается (примером этому является, хотя бы, кондитерская фабрика имени Н.К. Крупской в Санкт-Петербурге, которой пришлось переходить с унаследованных систем на ПО «Парус» из-за ухода своих ведущих программистов). Крупное предприятие может позволить себе инвестировать средства в разработку собственной (под свои потребности) КИС только при наличии следующих основных условий:

•на рынке нет готового ПО, удовлетворяющего предприятие по функциональности, стоимости и условиям сопровождения;

•на предприятии есть мощный ИТ-отдел с опытными менеджерами проектов и программистами (но тогда впору открывать собственную фирму по разработке корпоративного ПО!);

•есть полная и грамотная постановка задачи;

•существует техническая возможность промоделировать работу созданных программных средств в ходе опытной эксплуатации;

•есть возможность реального сопровождения созданной системы собственными силами;

•тиражируемость разработанного ПО для дочерних (отраслевых) предприятий.

Однако мировой опыт показывает, что целесообразнее все же приобрести типовой и апробированный на десятках и сотнях внедрений пакет корпоративного ПО и использовать его в качестве основы для создания КИС предприятия. Готовые ERP-системы разрабатываются многие годы и имеют реальную себестоимость значительно выше продажной цены (это особенность высокоинтеллектуальных продуктов).

При переговорах с фирмой-поставщиком ERP-системы можно добиться существенных скидок, так как практически любая компания-поставщик ПО всегда закладывает приличный запас прочности в свою маржу. Кроме того, очень часто платежеспособность заказчика определяется эмпирически (сколько сможет заплатить клиент). Обычно первоначальная цена, которую назначает поставщик ERP-системы, больше той, на которую он готов согласиться, раза в полтора (иногда и в 2 раза). Многие поставщики прибегают к маркетинговым уловкам, объясняя клиентам, какие огромные скидки они предоставляют им, исходя из объема поставки, своих «специальных маркетинговых программ» (например, поддержки отечественных предприятий) или просто уважения к клиентам. При этом, правда, они не поясняют клиентам, что цифры, от которых считаются скидки, всегда значительно завышены.

Лицензии на внедряемую систему лучше приобрести у самого разработчика(обойдется дешевле). Кроме того, очень важным моментом является приобретение лицензий на СУБД, стоимость которых может приближаться к цене лицензий на внедряемое ПО. Следует отметить, что ряд компаний-разработчиков ПО управления предприятием имеют право продавать лицензии, например, на СУБД Oracle со значительными скидками(при условии, что Oracle поставляется совместно с их программными средствами). В этом случае, полная цена одной лицензии Oracle Enterprise Edition обойдется не в $1200 (по текущему официальному прайс-листу), а не больше $600 (может быть и меньше, как удастся договориться). Компания Oracle позволяет делать такие огромные скидки (что обычно не в ее корпоративных правилах) только в том случае, если компания-разработчик ПО является ее официальным партнером, а ее программные средства хорошо себя зарекомендовали при внедрении на предприятиях. Поэтому при выборе ПО для внедрения не лишним будет поинтересоваться, есть ли у компании-разработчика такие льготные условия.