Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой является дата ее составления и подписания.

Предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представление – это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации. Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов: наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование работника, на которого составляется представление; занимаемая им должность и структурное подразделение; стаж работы (общий, в данной организации, должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается составителем и адресуется руководителю организации.

Заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. Заявление адресуется руководителю организации и оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов: наименование подразделения (организации), название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст состоит из двух (обоснование и заключение) или одной (заключение) части. Содержит изложение существующего вопроса (прошу перевести, предоставить и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление может иметь приложения – документы, подтверждающие обоснованность просьбы (к заявлению о приеме - подлинники и копии документов об образовании, анкета, автобиография…). Заявление подписывается составителем.

Протокол заседания – это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов. Ответственность за подготовку и правильность записей несет секретарь коллегиального органа или секретарь руководителя.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ». В заголовке указывается название коллегиального органа или заседания (протокол общего собрания акционеров, заседания правления). Существует два вида: полный и краткий. Полный содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Текст состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная оформляется единообразно, в ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – «Список прилагается»), повестка дня. Основная часть текста по каждому вопросу повестки строится по схеме: СЛУШАЛИ… ВЫСТУПИЛИ… ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)…

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия и тема выступления, в полных - указываются фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. Если текст доклада представлен в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных – фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение и указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Протокол подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой является дата события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Акт – это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Реквизиты: название организации, название вида документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, в необходимых случаях – гриф утверждения. Датой является дата события.

Текст состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный, договор с указанием даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. В конце текста указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги (аналогично докладной записке).

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения (справка о комплектовании книжных фондов).

Текст состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров) и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.

Сводка – это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний…).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем.

Заключение - это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом … согласны» или «По проекту… замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм и требований.

Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список - это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирования по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости – руководителем организации.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.п.

По содержанию и назначению письма могут быть:

- инструкционные (содержащие указания и разъяснения подведомственным организациям);

- гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и др.);

- информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);

- рекламные (рекламирующие товары и услуги);

- коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);

- рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);

- сопроводительные (сопровождают какие-то товары, документы);

- письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);

- письма-приглашения и др.

Подготовка письма включает следующие стадии:

- изучение существа вопроса;

- сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;

- подготовка проекта письма;

- согласование проекта (при необходимости);

- подписание руководителем.

Письма оформляются на бланках письма с нанесением реквизитов: 08, 09, 04, 05, 06, 11, 12, 13, 15, 18, 20, 21, 22, 27.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).

Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент РФ», «Высшая правительственная», «Правительственная» и др. в большинстве организаций применяются простая и срочная. Срок прохождения обыкновенной телеграммы составляет до 6 ч, срочной – до 3 ч.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст, подпись, регистрационный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя.

Текст излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка – «тчк», запятая – «зпт», двоеточие – «двтч», кавычки – «квч», скобки – «скб», номер – «нр». Все цифровые данные пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов. Знаки «№», «-», «+» и др. следует писать словами – соответственно «номер» или «нр», «минус», «плюс» и др. Текст заканчивается точкой и не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Факсограмма – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факса).

По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе (приказ, договор и др.), чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой – в этом основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Она составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Используются для оперативной передачи информации служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Обязательные реквизиты: исходящий рег.номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий рег.номер полученной телефонограммы. В тексте должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если передается нескольким адресатам, к ней прилагается список предприятий и номера телефонов. Для записи целесообразно использовать специальные бланки. Если бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением в конце передачи телефонограммы.

Электронное сообщение – это документ, переданный "электронной почтой" по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик", которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти «почтовые ящики».

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов), заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком @. Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен – это код страны из двух букв, предпоследний обозначает город или организацию внутри страны и т.д.