конечного пользователя

1. Основное понятие и признаки, присущие АРМ
2. Классификация АРМ
3. АРМ - экономиста (руководителей организаций и подразделений, плановых работников, работников материально-технического снабжения, бухгалтеров и др.)
4. Технологическое обеспечение АРМ

В отличие от централизованной обработки данных, связанной с концентрацией основных вычислительных мощностей в ВЦ, есть возможность проводить обработку информации в местах ее непосредственного возникновения и использования. Это позволяет ликвидировать промежуточные звенья при общении человека с ЭВМ. В результате все технологические процедуры, начиная от ввода информации и кончая получением выходных данных, могут выполняться работниками управления непосредственно на своих рабочих местах. Тенденция к усилению децентрализации управления влечет за собой распределенную обработку информации с децентрализацией применения средств вычислительной техники и совершенствованием организации непосредственно рабочих мест пользователей.

АРМ - автоматизированное рабочее место – это совокупность технических, программных и информационных ресурсов, позволяющих конечному пользователю обеспечить обработку данных и реализацию управленческих функций в конкретной предметной области.

АРМ присущи следующие признаки:

Ø доступная пользователю совокупность технических, программных, информационных и др. средств;

Ø размещение ВТ непосредственно (или вблизи) на рабочем месте пользователя;

Ø возможность создания и совершенствования проектов автоматизированной обработки данных в конкретной сфере деятельности;

Ø осуществление обработки данных самим пользователем;

Ø диалоговый режим взаимодействия пользователя с ЭВМ как в процессе решения задач управления, так и в процессе их проектирования.

Следовательно, АРМ в системе управления представляет собой проблемно-ориентированный комплекс технических, программных, лингвистических (языковых) и др. средств, установленный непосредственно на рабочем месте пользователя и предназначенный для автоматизации операций взаимодействия пользователя с ЭВМ в процессе проектирования и реализации задач.

Множество известных АРМ может быть классифицировано на основе следующих обобщенных признаков:

[ функциональная сфера использования (научная деятельность, проектирование, производственно-технологические процессы, организационное управление);

[ режим эксплуатации (индивидуальный, групповой, сетевой);

[ квалификация пользователей (профессиональные и непрофессиональные).

Внутри каждой из выделенных групп АРМ может быть проведена более детальная классификация.

Например, АРМы организационного управления могут быть разделены на АРМ руководителей организаций и подразделений, плановых работников, работников материально-технического снабжения, бухгалтеров и др. Условно все эти АРМ-ы можно назвать АРМ - экономиста.

Концептуальное отличие АРМ на базе ЭВМ состоит в том, что АРМ открытая архитектура ЭВМ функционально, физически и эргономически настраивается на конкретного пользователя (персональный АРМ) или группу пользователей (групповой АРМ).

Деловые АРМ сближают пользователя с возможностями современной информатики и ВТ и создают условия для работы без посредника - профессионального программиста. При этом обеспечивается как автономная работа, так и возможность связи с другими пользователями в пределах организационных структур (с учетом особенностей этих структур).

Параметрический ряд деловых АРМ позволяет создать единую техническую, организационную и методологическую базу компьютеризации управления. Первоначально информационная технология локализуется в пределах персонального или группового АРМ, а в последующем (при объединении АРМ средствами коммуникации) создаются АРМ сектора, отдела, учреждения и формируется коллективная технология. Тем самым достигается гибкость всей структуры и возможность наращивания информационной мощности.

Анализ АРМ, выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов экономической и управленческой работы носят конкретный характер, диктуемый специализацией, поставленными целями, объемами работы. Любая конфигурация АРМ должна отвечать общим требованиям в части технического, эргономического, программного, информационного, лингвистического, организационного, методического, правового обеспечения.

Техническое обеспечение АРМ предполагает высокую надежность технических средств, организацию режимов работы (автономный, с распределенной БД). Так как АРМ является рабочим местом пользователя, то оно должно обладать высокими эргономическими свойствами.

Эргономическое обеспечение АРМ – комплекс мероприятий, направленный на создание максимально удобного использования АРМ специалистами. Этому способствует специальная мебель для размещения техники АРМ, организация картотек для хранения документации и магнитных носителей.

Информационное наполнение АРМ при определении круга пользователей, класса решаемых задач осуществляет информационное обеспечение АРМ. В сфере организационного управления пользователи могут быть условно разделены на три категории: руководители, персонал руководителей, обслуживающий персонал. Разрабатываемые АРМ для различных категорий пользователей отличается видами представления данных. Например, обслуживающий персонал имеет дело с внутренними данными организации, решает повторяющиеся задачи, использует, как правило, структурированную информацию. Руководителям требуется как внутренние, так и внешние данные для управления или принятия решений.

Если АРМ является элементом распределенной системы обработки информации, например сети, то к организации информационной базы предъявляются дополнительные требования:

структура базы данных должна позволять разделять ее на составные части, размещаемые на отдельных АРМ, обеспечивать защиту данных от несанкционированного доступа;

структура базы данных должна обеспечивать возможность единовременного процесса корректировки нескольких одинаковых баз, хранящихся на разных АРМ;

база данных должна быть минимально избыточна и одновременно удобна для архивирования данных.

Математическое обеспечение АРМ – совокупность алгоритмов, направленных на обеспечение результатной информации.

Программное обеспечение (ПО) АРМ ориентировано на профессиональную подготовку пользователя, на его квалификацию и специализацию.

Программное обеспечение любого АРМ (рис.3.1) подразделяется на общее (системное) и специальное (прикладное).

Общее ПО - комплекс программ, который обеспечивает автоматизацию разработки программ и организацию вычислительного процесса на ЭВМ безотносительно к решаемым задачам. Основное назначение общего ПО – запуск прикладных программ.

Специальное ПО – совокупность программ, предназначенных для решения конкретных задач пользователя. Это уникальные программы и функциональные пакеты прикладных программ. От функционального ПО зависит конкретная специализация АРМ.

Режимы работы различных технологий, особенности вычислительной техники, разнообразие и массовый характер их применения предъявляют специальные требования к программному обеспечению. Это – надежность, эффективность использования ресурсов ЭВМ, модульность, эффективность по затратам, наличие дружеского интерфейса.

При проектировании ПО АРМ необходимо соблюдать принцип ориентации разрабатываемых программных средств на конкретного пользователя, что должно обеспечить реализацию функций, соответствующих профессиональной ориентации АРМ. В целом, разрабатываемое ПО АРМ должно обладать свойствами гибкости, адаптивности, модифицируемости и настраиваемости на конкретное применение.

АРМ должен быть укомплектован необходимыми программно-инструментальными средствами (рис.3.2):

Ä операционные системы ЭВМ;

Ä трансляторы (интерпретаторы) с различных алгоязыков и языков пользователей;

Ä средства проектирования (СП АРМ) и обработки данных (экранные редакторы текстовой, графической информации, СУБД, табличные процессоры, генераторы выходных форм);

Ä собственно пользовательские программы (ППП) (обрабатывающие, обучающие, СУБД и базы знаний и др.).

Следует отметить, что АРМ включает в себя следующие основные элементы: ЭВМ, программно-инструментальные средства, БД и Базу знаний пользователя. Комплектация АРМ техническими и программными средствами, а также перечисленными выше элементами зависит от назначения и состава решаемых задач. Решение экономических задач на основе АРМ связано с поиском требуемой информации в информационной базе, последующей ее обработкой по расчетным алгоритмам и выдачей результатов на экран или печать. Программное обеспечение призвано усовершенствовать организацию работы АРМ с целью максимального использования его возможностей; повысить производительность и качество труда пользователя; адаптировать программы пользователя к ресурсам конкретной предметной области.

Рис.3.1. Классификация программного обеспечения АРМ

Эффективная эксплуатация АРМ требует использования языков общения пользователя с ЭВМ. Наиболее развитые средства общения пользователя с ЭВМ реализуются лингвистическими процессорами, способными осуществить различные виды анализа входного сообщения (синтаксический, морфологический, семантический), и ориентированными на работу с конкретной предметной областью. Лингвистическоеобеспечение АРМ включает языки общения с пользователем, языки запросов, информационно-поисковые языки, языки-посредники в сетях. В АРМ-е часто общение основывается на макетировании изображений экрана в виде образцов-прототипов документов. Для этого используются разнообразные технические приемы обеспечения диалога пользователя и ЭВМ: управление положением курсора на экране с применением светового пера, мерцание и подсветка полей экрана, программирование функциональных клавиш.

Диалог реализуется на основе предварительно разработанного сценария, который представляется семантическими сетями, таблицами диалога, фреймами (структуры данных нового типа, на основе которых строятся интеллектуальные БД) и др. средствами, используемыми для задания моделей предметной области.

Описанные функциональные возможности АРМ реализуются совокупностью программных компонентов.

Каждый из программных компонентов выполняет широкий набор действий и в большинстве случаев может использоваться независимо от других. Центральным компонентом, без которого невозможна работа других средств является ОС. Она обеспечивает: создание и актуализацию каталога файлов различных типов, просмотр каталогов и распечатку файлов, переименование и редактирование файлов, защиту файлов, распределение внешней памяти и др.

Наиболее популярной пользовательской многозадачной ОС следует признать ОС UNIX. Достоинства: простая файловая структура, наличие иерархических справочников-файлов, большой выбор инструментальных средств для работы в многозадачном режиме. Функциональные возможности ОС UNIX позволяют эффективно использовать ее в локальных сетях ЭВМ (например, для разделения файлов).

Специальные версии ОС (например, CP/NET), предоставляют средства, с помощью которых несколько ЭВМ, оснащенных ОС СР/М, можно объединить в локальную сеть для совместного использования ресурсов каждой системы. К таким ресурсам относятся диски, устройства печати, различные программы и БД.

В состав ПО АРМ-экономиставходят средства управления информационной базой (СУИБ), обеспечивающие:

¶ создание и актуализацию информационной базы;

¶ поиски требуемой информации по регламентируемым и не регламентируемым запросам;

¶ организацию форматного ввода-вывода информации;

¶ вычислительную обработку и др.

Для представления данных в информационной базе часто используется реляционная модель. Наряду с реляционными СУБД применяются табличные процессоры. В этом случае входные и выходные данные и НСИ представляются в форме таблиц, алгоритмизация сводится к построению модели расчета показателей выходных документов (ППП Excel). К этой же группе относятся интегрированные СУИБ (Works), которые реализуют функции табличных процессоров, СУБД, редакторов текстов, генераторов выходных документов (ППП SIMPHJNY, LOTUS).

В АРМ-экономиста необходимо обеспечить выдачу информации в графической форме для всестороннего анализа экономических показателей. Графики могут иметь двумерное (плоское) и трехмерное (объемное) представление. С помощью графических средств осуществляется планирование (разметка) площади экрана, изображение на экране графических элементов в виде линии, точки, отрезка, прямоугольника, эллипса, штриховки графических элементов с использованием требуемых цветов, подбора шрифта и т.п.

Организация экранного диалога - одно из основных требований к технологии АРМ:

c технология ЭО текстов реализует четыре функции:

1. функции ввода - набора текста с заданием параметров для его верстки, просмотра;

2. обработки (смысловая сортировка текста, вычисления в табл.);

3. воспроизведение текста;

4. форматирование текста и получение документа.

c технология ЭО форм (электронные таблицы, шаблоны).

c система ЭО деловой графики (в виде графиков и диаграмм - столбиковых, линейных, круговых, секторных диаграмм, гистограмм и др.). Для автоматизации каждой категории работ в настоящее время ЭВМ оснащены различными ППП.

Составляющими АРМ маркетолога являются:

Интегрированная база данных, содержащая оперативную и нормативно-справочную информацию, сведения о товарах и услугах, которые фирма может предоставить целевому рынку. В базе данных также хранится информация о ценах, методах распространения товаров, методах стимулирования продаж;

База знаний. Основу системного анализа маркетинговой информации составляют статистические методы, которые позволяют проводить регрессионный, корреляционный, факторный анализ, использовать другие математические методы для решения аналитических и прогнозных задач. Совокупность данных экспертов, математических моделей, способствующих принятию обоснованных решений сосредоточены в базе знаний, где кроме того, программно реализованы и методы выполнения экспертных оценок для контроля обоснованности выбора решений. Такие модели создаются в процессе исследования и состоят из совокупности взаимосвязанных переменных, представляющих реально существующую систему, некий реально существующий процесс или результат. Получаемые из базы знаний сведения способствуют выбору альтернативы, получению ответов на вопросы типа «а что, если?» или «лучше?», повышая обоснованность принимаемого специалистом решения;

Совокупность расчетных алгоритмов, обеспечивающих обработку информации и отображение результатов;

Встроенная справочная система, включающая классификаторы товаров и услуг, продавцов и покупателей, характеристики сделок и т.д. Информация, поступающая от пользователя в систему во время диалога, по содержанию является либо командами выполнения тех или иных операций, либо данными. Команды реализуются с помощью многоуровневого меню, которое объединяет множество доступных пользователю действий в подгруппы, группы и т.д. Их совокупность отражает принятую в системе логику поиска и работы;

Текстовый редактор, калькулятор, календарь.

В последнее время наметилась тенденция к созданию и использованию в экономической работе унифицированных АРМов, обслуживающих несколько предметных областей. Например, АРМ-аналитик, созданный на базе АРМ-статистика, значительно расширяет возможности последнего и в максимальной степени отвечает требованиям зарождающихся в условиях рынка производственных, научных и коммерческих структур. Входящие в АРМ-аналитика комплексы «Анализ формирования, распределения и использования прибыли», «Анализ материально-технического обеспечения и финансового состояния предприятия», «Анализ труда, оплаты и социального развития», «Анализ выполнения госзаказов и хозяйственных договоров» соответствует структуре действующего законодательства о предприятии и поэтому находит широкое применение на практике.

АРМ-аналитика представляет собой многорежимный и многоцелевой комплекс, в котором нашли отражение и развитые интегрированные, аналитические и информационные процессы. В нем сочетается социально-экономический и статистический анализ, реализована обработка оперативной, бухгалтерской и статистической информации. Все функциональные режимы обработки информации могут технологически осуществляться в АРМ-аналитик на основе централизованного и децентрализованного информационного обеспечения.

АРМ-аналитик является универсальным средством автоматизации решения задач многоуровневого анализа деятельности предприятий и фирм, которое при наличии развитого набора ППП легко адаптируется к решению более сложных в математическом понимании задач.

Немаловажное значение имеет сегодня автоматизация работы с персоналом в составе управленческой АИС. Рассмотрим место системы автоматизации кадровой деятельности в общей структуре системы автоматизации управления организацией. АРМ кадровой службы оснащаются специализированным комплексом программ (рис.3.3).

Рис.3.3. АРМ кадровой службы в составе интегрированной автоматизированной системы

Учет кадрового состава организации, отработанного времени и произведенной продукции предшествуют расчету, причитающегося каждому сотруднику вознаграждения и учету израсходованных на это средств. Окончательным итогом является включение соответствующих сумм в баланс предприятия.

Информация для расчета заработной платы передается непосредственно перед расчетом вознаграждения. В ее состав входят:

список сотрудников;

сведения о причитающемся им вознаграждении в соответствии с отработанным временем (табель-календарь) и произведенной продукцией;

сведения о перемещениях по службе и об отпусках за время расчетного периода;

сведения о льготах в налогообложении.

Немаловажное значение на данном участке имеет процесс архивирования. Необходимо ведение архивов изданных документов, приказов, списков уволившихся сотрудников, данных о перемещениях по службе и отпусков.

В настоящее время на рынке программного обеспечения существует ряд систем, призванных решать вопросы автоматизации кадрового учета. Например,

ТОО «Паритет Софт» предлагает систему «Кадры и трудовые контакты»;

АО «Инфин» – данная система обеспечивает учет приема и перемещения сотрудников, формирование личной карточки, учет всех видов отпусков, штатном расписании, формирование индивидуальных и коллективных документов. Система является одним из АРМ, поставляемых фирмой;

АО «Парус» – в данной системе предусмотрено ведение БД о сотрудниках, штатном расписании, подготовке приказов, отчетности. Фирмой создан один из первых рыночных вариантов систем кадрового учета. Система может быть интегрирована в разработанные АО «Парус» программные комплексы.

Необходимо отметить, что комплексные системы включают подсистему «Кадры» (например, «Галактика», R/3 фирмы SAP AG и др.).

Неотъемлемым условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией. Современный офис необходимо рассматривать с трех позиций: информационной, коммуникационной и системной.

Рис.3.4. Схема информационной системы офиса

Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие, влияющее на дальнейшие действия. Генерирование и интерпретация информации содержат творческую, слабо формализуемую функцию и выполняются с участием человека, его разума и поэтому не могут быть полностью автоматическими.

Значительная часть времени специалистов офиса уходит на различного рода коммуникации. Суть коммуникационных процессов заключается во взаимоотношениях между людьми при обработке информации. Коммуникации между людьми делятся на вербальные (устная речь, письменный текст), и невербальные (жесты, мимика, интонация). Примерно 50% внутриофисных коммуникаций имеют невербальный характер, поэтому не могут быть автоматическими. Следовательно, чтобы исключить смысловое искажение текста, необходимо увеличить объем вербальных сообщений, повышая тем самым информативность текста. Поэтому в данном случае очень важны средства визуализации при передаче сообщений (видеофоны, видеотелефоны, телевизоры). Таким образом, процессы коммуникации передаются технике только частично, поскольку автоматизация в корне меняет сам процесс коммуникаций, оказывая влияние на все стороны и элементы общения через изменения эмоциональных, психологических и социальных отношений людей в офисе. Суть офисной автоматизации – в повышении качества управления и управляющих решений за счет полного и своевременного информирования сотрудников офиса и построения надлежащей коммуникации.

Информационные потоки в электронном офисе

В электронном офисе разнообразные технические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов информации: речи, данных, изображений в статике и динамике. Компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы. Развитие информационной технологии и ее аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Цель построения информационной системы заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

На рис. 3.5 показаны информационные потоки (речь, изображение, текст, данные) которые должны интегрироваться на автоматизированном рабочем месте в офисе.

Рис.3.5. Интеграция информации на АРМе офиса

Речевые сообщения возникают при вербальном общении сотрудников как внутри офиса, так и извне через телефонную сеть. Функции современного телефона разнообразны: автоответчик, определитель номера звонящего абонента (в том числе и сообщения о номере голосом); средства автодозвона по занятому номеру; блок защиты номера телефона от его определения внешним абонентом; защита от звонков нежелательных абонентов. В современный телефон встроены блоки памяти и управления, выполняющие функции записной книжки, калькулятора, часов, музыкального сопровождения, возможность радиоприема сигналов и др. Наконец, портативный телефон приобрел подлинную мобильность, позволяя абонентам осуществлять связь из любой территориальной точки.

Бумажные документы продолжают сохранять свое значение как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений. Полученные бумажные документы могут подвергаться в офисе различной обработке, например, сканированию (считка и передача информации в память компьютера) и копированию с помощью так называемых ксероксов. При этом обеспечивается высокое качество, большая скорость копирования, уменьшение, увеличение масштаба изображений. Еще одним развитым средством является телефаксная связь. Термин «факс» означает «сделай подобное» и означает точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи). Факсимильный аппарат посредством факсимильной связи передает или принимает документальные факсимильные сообщения.

Из разнообразных источников в электронный офис поступает целая гамма сообщений: бумажные сообщения из телефаксной сети связи после сканирования вводятся в компьютер, речевые сообщения вводятся и выводятся из компьютера посредством специального речевого преобразователя, сообщения через локальную или глобальную сеть вводятся и выводятся из компьютера посредством модемов. Следовательно, компьютер в офисе – это интегрирующее устройство, позволяющее объединить многочисленные потоки информации и провести их обработку.

Не последнее место в информационном насыщении офиса отводится электронной почте, относящейся к службе безбумажных почтовых сообщений. Электронная почта фактически является системой сбора, обработки, передачи информации по сетям, к которым подключены компьютеры.

Особенности электронной почты:

§ высокая скорость передачи сообщений на любые расстояния;

§ независимость от времени (не требует присутствия на месте получателя);

§ защищенность корреспонденции («электронный почтовый ящик» менее доступен, чем обычный; сообщения могут быть зашифрованы по взаимной договоренности, как получателя, так и отправителя);

§ отправление сообщения одновременно нескольким адресатам.

Электронная почта предоставляет, благодаря своему быстродействию совершенно новые информационные услуги по проведению коллективных телеконференций.

Электронные конференции организуются по различным темам на основе создания некоторых коллективных файлов общего доступа.

Одной из новейших информационных технологий организации дистанционного визуального группового общения, проведения совещаний, обучения являются видеоконференции. Такая технология делает возможным одновременное общение множества лиц, разделенных стенами учреждений и расстояниями, позволяя создавать эффект присутствия в аудитории, возможность вмешательства в ход происходящего или участвовать в голосовании.

Видеоконференции предоставляют следующие возможности:

§ оперативное оповещение и быстрый сбор участников;

§ нет жестких ограничений на число присутствующих;

§ объединение людей из различных отраслей деятельности, показывая, как решать реальные проблемы, выходящие за рамки одной науки;

§ будущее видеоконференций в создании объемных голографических дискуссионных пространств.

На основе технологии видеоконференций создается стратегическая методика интерактивной обучающей компьютерной среды. Влияние видеоконференций на международный бизнес и предпринимательство в условиях открытой экономики повышается по мере развития средств этой технологии.

Правовое обеспечение АРМ – система правовых документов, которые определяют права и обязанности специалистов в условиях функционирования АРМ. Эти документы строго увязаны с комплексом разработок, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правила ревизии данных, обеспечение юридической подлинности совершаемых на АРМ операций и т.д.

Эффективное функционирование автоматизированных информационных систем (АИС) и АРМ базируется на комплексном использовании современных технических и программных средств. С учетом современной функциональной структуры территориальных органов управления совокупность программно-технических средств должна образовывать по меньшей мере трехуровневую глобальную систему обработки данных с развитым набором периферийных средств каждого уровня (рис.3.6).

I

II

III

Рис. 3.6. Схема многоуровневой организации программно-технических средств АИС

Первый уровень – это центральная ВС территориального или корпоративного органа, включающая одну или несколько мощных ЭВМ или мэйнфреймов. Ее главной функцией является общий, экономический и финансовый контроль, а также информационное обслуживание работников управления.

Второй уровень – вычислительные системы предприятий (объединений), организаций и фирм, которые включают мэйнфреймы, мощные ЭВМ, обеспечивающие обработку данных и управление в рамках структурной единицы.

Третий уровень – локально распределенные вычислительные сети на базе ЭВМ, обслуживающие производственные участки нижнего уровня. Каждый участок оснащен собственной ЭВМ, которая обеспечивает комплекс работ по первичному учету, учету потребности и распределения ресурсов, т.е. АРМ, выполняющее функциональные процедуры в рамках определенной предметной области.

На каждом уровне иерархии управления имеют место три способа организации технических средств:

1. централизованный – выполнение всех работ по обработке данных, начиная со сбора и регистрации данных, в одном центре обработки;

2. децентрализованный – предусматривает предварительную обработку информации, которая не требует создания очень крупных массивов данных, на периферийном оборудовании удаленного пользователя в низовых звеньях объекта;

3. иерархически распределенный – когда техника и технология обработки оптимально распределены по уровням управления системы.

Примечание. Централизованная обработка данных становится нерациональной, так как требует больших единовременных затрат труда и не обеспечивает обработку данных в заданные сроки.

Дальнейшее развитие АИС требует децентрализации обработки информации с первичной децентрализацией подготовки исходных данных на рабочих местах пользователей. Самый эффективный путь реализации этого направления – использование терминальных устройств ввода-вывода данных с периферийных пунктов непосредственно в ЭВМ. При этом в качестве терминальных устройств и ЭВМ могут быть использованы компьютеры.

В настоящее время организация применения вычислительной техники претерпевает значительные изменения, вызванные созданием интегрированных информационных систем, которые осуществляют согласованное управление данными в пределах предприятия (организации), координируют работу отдельных подразделений, автоматизируют операции по обмену информацией, как в пределах отдельных групп пользователей, так и между несколькими организациями, находящимся на значительном расстоянии (десятки, сотни километров) друг от друга.