Поняття про фільтри та запити

Тема 2.3: Пошук і відбір інформації. Конструювання запитів.

План:

1. Поняття про фільтри та запити.
2. Створення фільтрів
3. Створення запитів

4. Побудова виразів

Поняття про фільтри та запити

Під час роботи з базою даних важливу роль відіграє пошук та аналіз інформації, яка задовольняє певним умо­вам (критеріям). Створення спеціальних фільтрів дозволяє у великих масивах даних знаходити лише потрібні елеме­нти. У загальному випадку фільтрація даних - це відобра­ження на екрані лише тих записів таблиці, які задовольняють певним умовам.

Робота з Access передбачає використання трьох видів фільтрації:

- фільтрація згідно з виділеним, тобто відбір даних, які співпадають з виділеним фрагментом;

- звичайна фільтрація - пошук інформації відбувається відповідно до вмісту поля (чи полів), критерії пошуку формуються за допомогою логічного оператора АБО;

- фільтрація за допомогою розширеного фільтра - відбір інформації відбувається за допомогою побудови склад­них критеріїв пошуку.

Фільтри виступають у ролі масок (шаблонів), які ви­водять на екран лише потрібні записи таблиці. Вони не є окремими об'єктами бази даних, а лише складовими таблиць.

У СУБД Access для пошуку та відбору інформації, а також для зміни та аналізу даних використовуються спеці­альні об'єкти - запити. Вони також можуть використову­ватися як джерела записів для створення форм та звітів.

Результатом виконання запитів зазвичай є динаміч­ний (тимчасовий) масив даних (recordset). У такій таблиці можна додавати, змінювати та знищувати записи, проте такі зміни не відображаються на даних основних таблиць. Сам запит можна зберегти як окремий об'єкт бази даних, аледані, отримані при його виконанні, не зберігаються (якщо не задана спеціальна опція для збереження динамічної таблиці).

В Access запити поділяються на два типи:

• QBE-запит (Query By Example - запит за зразком), ство­рюються у вікні конструктора запитів;

• SQL-запит (Structured Query Language - структурована мова запитів), створюються за допомогою операторів та функцій мови SQL

Програма Access передбачає можливість пере­творення запити одного типу в інший.

Коли корис­тувач у режимі конструктора створює QBE-запит, Access автоматично перетворює його на відповідний SQL-запит або вносить у нього виправлення.

Запити за своїм призначенням та результатами від­бору поділяються на:

- запити на вибірку;

- запити на змінювання (доповнення, знищення, онов­лення, створення нової таблиці);

- параметричні;

-перехресні.

Запит на вибіркудозволяє вибрати з бази даних ін­формацію, яка цікавить користувача в даний момент.

Іноді при створенні запитів необхідно використову­вати поля, які належать відразу декільком таблицям бази даних. Такі запити називають реляційними. їх можна використовувати для створення віртуальних таблиць, тобто на­бору даних, що належать різним таблицям, але вигляда­ють як одна таблиця.

За допомогою запитів на змінювання користувач може змінювати або переносити дані в таблиці, додавати, знищувати групу записів, створювати нові набори динамічних даних. Відміна цих запитів від запитів на вибірку полягає в тому, що вони не просто фільтрують дані, а ви­конують певні дії над відфільтрованими даними. Запити на змінювання найчастіше використовуються для зни­щення або архівування записів, внесення глобальних змін (поновлення, обчислень).

До запитів на змінювання належать запити на допов­нення однієї таблиці записами іншої. Вони можуть працю­вати як з таблицями однієї бази даних, так і декількох. Таблиці при цьому не обов'язково повинні мати ідентичну структуру, але типи полів повинні бути однаковими. При виконанні такого запиту програма повідомляє користува­ча про кількість записів, які будуть додані, та просить під­твердити бажання виконати таку операцію.

Запит на створення нової таблиці дозволяє з динаміч­ної (віртуальної) таблиці створити новий об'єкт (таблицю) бази даних. Часто такі запити використовуються для архі­вування записів або створення резервних копій таблиць. При виконанні таких запитів програма повідомить про кі­лькість записів, які ввійдуть у нову таблицю, та вимагати­ме підтвердження для виконання такої операції.

Запити на знищення ліквідують в таблиці всі записи, які відповідають певній умові. Такі запити часто викорис­товуються для архівування даних: спочатку створюється запит на створення нової таблиці, далі виконується запит на додавання записів у нову таблицю, а тоді запит на зни­щення знаходить та знищує записи, які дублюються у новоствореній таблиці. При виконанні запиту на знищення програма проінформує користувача про кількість записів, які будуть знищені та попросить підтвердження виконан­ня цієї операції.

Використовуючи запит на оновлення, користувач може змінити групу записів, яка відібрана на основі певних кри­теріїв. Ці запити корисні у випадку внесення глобальних змін у певний набір даних. Виконуючи такий запит, після підтвердження користувачем заданої операції програма повідомляє про кількість змінених записів.

Під час роботи з базами даних іноді виникає потреба виконувати послідовно запити однакової структури, які відрізняються лише параметрами у критеріях відбору. За­пити, які відрізняються між собою лише різними значен­иями параметрів (являють собою всього-на-всього різні ва­ріанти базового запиту на вибірку), називаються параметричними.

Якщо потрібно об'єднати дані у форматі рядків-стовпців (тобто у вигляді двомірної таблиці), створюють перехресні запити. Такі запити компактно відображають дані та об'єднують однорідну інформацію. Таблиці, в яких відображаються результати виконання перехресного за­питу, зручні для створення діаграм та графіків.

За своїми функціональними можливостями запити потужніші від фільтрів, оскільки фільтрування дозволяє ховати стовпці, які не беруть участь у відборі інформації. Окрім цього фільтри дозволяють лише відібрати та відсо­ртувати потрібні записи, вони не дозволяють створювати окремих об'єктів.