Поиск документа, когда известны точная дата его принятия и приблизительное название

Как найти «…Положение об осуществлении безналичных расчетов физическими лицами…», принятое 1 апреля 2003 г.?

Итак, о документе известны:

§ точная дата принятия;

§ приблизительное название.

Для того чтобы найти документ, укажите в поле Датаизвестную дату, а в поле Название документа– некоторые слова из названия.

Очистите Карточку поиска. Не забудьте проверить, что поиск вновь пойдет по всем разделам.

§ Укажите в Карточке поиска дату принятия документа – 1 апреля 2003 г.

§ Установите курсор на поле Дата и наберите: 01.04.2003

§ Набрав дату, нажмите кнопку или клавишу .

§ Вернувшись при этом в Карточку поиска, обратите внимание на количество уже найденных документов, которые соответствуют заданному условию — 01.04.2003.

Рис. 14

Укажите в поле Название документа некоторые слова из названия документа

Очень часто бывает, что названия документов, воспроизводимые по памяти, в точности не совпадают с реальными. Система ищет документы на основе данных, указанных в Карточке поиска. Тогда какие слова из названия указать?

Вот простые рекомендации:

§ Указывайте те слова из названия, по которым можно судить, о чем говорится в документе (которые отражают его суть).

§ Указывайте по возможности два или три слова, этого чаще всего бывает достаточно.

Слова положение и в данном случае суть документа не передают. Скорее всего, есть много «…положений об осуществлении…». Поиск по таким общим словам (если не указывать дату) иногда дает сотни документов из разных разделов.

С другой стороны, в документе говорится о безналичных расчетах, осуществляемых физическими лицами. Недостаточно указать только одно из этих слов – можно получить слишком много документов. Следовательно, лучше использовать два или три слова из названия.

В поле Название документа, как и в других, имеется Словарь. Он содержит все слова, встречающиеся в названиях всех доступных документов. С помощью словаря значительно облегчается выбор слов, так как их не нужно полностью набирать с клавиатуры.

Чтобы система нашла все документы, в названиях которых встречаются отмеченные вами слова с любыми окончаниями (в разных грамматических формах), вместо окончания указывается звездочка *.

В поле Название документа наберите: безналичн*

Рис. 15

Отметьте слово безналичн*, нажав клавишу . Оно появится ниже, в списке отмеченных слов.

Если требуется указать только одно слово, не нужно отмечать его. Достаточно нажать клавишу[Enter] или кнопку Выбрать.

По мере того как вы набираете слово буква за буквой, курсор перемещается по словарю к словам, соответствующим уже набранной части. С какого-то момента можно не набирать слово дальше, а перейти к нему с помощью клавиш или .

Найдите и отметьте таким же образом два других слова: физическ* и расч*.

Порядок выбора слов не имеет значения для поиска документов.

Если вы случайно отметили не то слово, которое нужно, удалите его из списка отмеченных слов. Для этого поставьте на него курсор и нажмите клавишу [Del].

Наконец, укажите условие, с учетом которого эти слова должны встречаться в названии: непременно все три (условие И), хотя бы одно из них (условие ИЛИ), либо ни одного (КРОМЕ). Условие И установлено по умолчанию.

Нажмите кнопку , чтобы вернуться в Карточку поиска. Найден 1 документ!

Результат поиска получен!

Постройте список документов, нажав клавишу , и взгляните на полное название найденного документа. Хотя это название не было известно точно, вы нашли документ и убедились, что поиск и в этом случае остается легким и понятным.

Чтобы разобрать еще один пример, вернитесь в Карточку поиска.

Поиск документа, когда известно его содержание и примерное время его принятия

Как найти положение о бухгалтерском учете (ПБУ), принятое в конце 2002 г.?

Такая ситуация довольно часто встречается на практике. Когда кажется, что реквизиты документа известны точно, но найти документ по ним не удается, логично предположить, что ваши сведения о документе ошибочны. Ниже описан прием, как найти документ даже тогда, когда точные данные о нем неизвестны.

Для выполнения поиска действуйте, как было описано в предыдущих примерах. Очистите Карточку поиска. Убедитесь, что поиск будет производиться по всем разделам информационного массива.

Укажите в поле Название документа: ПБУ Наберите в поле Название документа: ПБУ

Рис. 16

Это специфическая аббревиатура: специалистам известно, что она употребляется в названиях документов. Указывая ее, можно грамотно ограничить круг документов. Это особенно облегчит поиск, когда никакой другой информацией вы не владеете.

Будьте крайне внимательны с остальными аббревиатурами! Они далеко не всегда употребляются в названиях документов, избегайте их указывать при отсутствии уверенности. Это неоправданно сузит круг документов. Например, не рекомендуется искать по «УСН» или «ЗАО». В этих случаях предпочтительней использовать либо полные слова, либо поле Тематика (иллюстрируется в теме 4 «Составляем подборку документов»).

Итак, найден целый ряд документов в нескольких разделах (об этом сообщается в нижней части Карточки поиска). У каждого из этих документов в названии встречается ПБУ. Когда возникнет вопрос о ПБУ в целом, стоит с этими документами познакомиться. А сейчас, чтобы найти конкретный документ, уточните условия поиска с помощью даты.

Укажите в поле Дата период времени, соответствующий концу 2002 г.

Что значит – конец 2002 г.? Оптимально указать небольшой период времени, например месяц. Если документ не будет найден, временной промежуток можно расширить до двух-трех месяцев. Указывать длительный период времени, такой, как полгода или год, нецелесообразно, особенно если нет информации о других реквизитах.

Раскрыв поле Дата, выберите вкладку Диапазони введите: с 01.12.2002 по 31.12.2002.

Чтобы вернуться в Карточку поиска, нажмите кнопку . Найдено несколько документов, в том числе в разделе Законодательство.

Постройте список документов. Найден Приказ Минфина № 126н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет финансовых вложений» ПБУ 19/02», который вы уже искали другим способом – только по номеру (см. ситуацию 1).

Вернитесь в Карточку поиска с помощью клавиши .