Обязательно ли вести личную карточку?

Информация о работниках и их трудовой деятельности содержится в приказах (распоряжениях) руководителя, трудовых книжках, документах, удостоверяющих личность, об образовании и др. Работник за время работы в организации может поменять несколько должностей, перейти из одного структурного подразделения в другое, многократно использовать трудовой и иные виды отпусков и т.д. Документом, который обобщает имеющиеся о работнике сведения, является личная карточка. Рассмотрим особенности ее оформления.

Обязательно ли вести личную карточку?

В настоящее время отсутствует прямая норма, предписывающая нанимателям вести на работников личные карточки. Тем не менее на необходимость оформления такого документа при заполнении иных документов указывает ряд актов законодательства. В частности, предусматривается, что в личной карточке дублируются записи, произведенные в трудовой книжке (вкладыше к ней) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, факт ознакомления с которыми работник подтверждает своей подписью в личной карточке (п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек)). Работник также должен расписаться в личной карточке при получении трудовой книжки в связи с увольнением (ч. 4 п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).

Кроме того, установленные Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 N 82 (далее - Перечень)) нормы хранения, которые обязательны к исполнению государственными и негосударственными организациями, индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов, образующихся в делопроизводстве (п. 3 примечания к Перечню), действуют для личных карточек (п. 217 Перечня). Таким образом, ведение личной карточки на сегодняшний день обязательно.

Долгое время предприятия использовали разработанную еще в СССР форму первичного учетного документа Т-2 "Личная карточка" (далее - форма Т-2) и указания по ее применению и заполнению (Постановление Госкомстата СССР от 28.12.1989 N 241 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций" (далее - Постановление N 241)), однако с 22 ноября 2007 г. нормативный правовой акт, которым она была утверждена, не применяется на территории Беларуси (п. 1 Постановления Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26.10.2007 N 359 "О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике"). Это означает, что нормативно порядок заполнения личной карточки в настоящий момент не определен. Таким образом, нанимателю следует самостоятельно разработать и утвердить форму личной карточки, а также установить порядок ее заполнения.

Разработка формы личной карточки

Чтобы определить, в должностные обязанности какого работника входит разработка форм личной карточки, нужно обратиться к действующим в организации локальным нормативным правовым актам (инструкции по делопроизводству, положениям о структурных подразделениях, должностным инструкциям), трудовым договорам. В зависимости от предусмотренных в них норм, а также размера и структуры предприятия это может быть руководитель или специалист отдела кадров, другой работник. Соответствующими документами может устанавливаться и необходимость согласования разработанного проекта формы с должностными лицами иных подразделений. Например, проект формы личной карточки, подготовленный специалистом отдела кадров, на основании инструкции по делопроизводству может подлежать согласованию с начальником юридического отдела.

При разработке личной карточки за основу можно взять форму T-2 и скорректировать ее с учетом современных реалий и потребностей конкретного предприятия. Например, по сравнению с формой Т-2 могут быть произведены следующие изменения:

1). дополнены строки, предполагающие указание более детальных сведений о работнике: не только год рождения детей, но и дата (в частности, для использования при начислении пособий по уходу за детьми, различных выплат, предусмотренных коллективными соглашениями, и т.д.), адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания, мобильный телефон, идентификационный номер;

2). удалены некоторые графы, содержащие данные, не используемые на том или ином предприятии;

3). увеличено количество строк в отдельных графах раздела "Общие сведения", например, для указания сведений об образовании, так как сейчас многие работники имеют несколько образований, в том числе одного профессионального уровня;

4). согласованы с действующими в Республике Беларусь общегосударственными классификаторами графы, в которые вносятся соответствующие коды. Эти графы могут быть вообще удалены, если не имеют практического значения для деятельности конкретной организации;

5). заменены отдельные графы. Так, вместо графы "национальность" введена графа "гражданство", вместо графы "паспорт" - "документ, удостоверяющий личность".

Форма личной карточки, разработанная для использования на конкретном предприятии, утверждается его руководителем.

личный карточка дело работник

Заполнение и ведение личной карточки

В связи с отсутствием в настоящее время нормативного акта, регламентирующего порядок заполнения личных карточек, в целях единства их оформления на предприятии следует разработать внутренний документ по заполнению и ведению личной карточки (инструкцию, регламент) (далее - инструкция). Им же будет определяться и порядок внесения изменений в произведенные записи, дополнения данных при отсутствии свободного места.

При разработке инструкции можно учитывать положения нормативных правовых актов о заполнении аналогичных данных в иных документах о труде (в частности, нормы Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 N 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников)).

Полагаем, что в целях ускорения процесса можно заполнять отдельные графы личной карточки на компьютере с помощью специальных программ. Однако в силу того, что законодательство требует наличия собственноручной подписи работника на личной карточке, обязательно вести эту карточку на бумажном носителе.

Личная карточка не входит в состав документов личного дела (состав документов личного дела определен гл. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников), она ведется отдельно. В связи с тем что срок архивного хранения личных карточек составляет 75 лет (п. 217 Перечня), рекомендуем изготовлять ее из плотной бумаги.

Инструкция по заполнению карточки может иметь следующий вид:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО "Важное дело"

подпись А.С.Дмитриев

-------------

22.01.2008

ИНСТРУКЦИЯ

по ведению личных карточек работников

1. Инструкция по ведению личных карточек работников (далее - Инструкция) устанавливает общий порядок заполнения, ведения и хранения личных карточек работников общества с ограниченной ответственностью "Важное дело".

2. Личная карточка работника ООО "Важное дело" ведется по форме, утвержденной приказом директора ООО "Важное дело" от 22.01.2008 N 168.

3. Личная карточка заполняется в день приема на работу на всех лиц, работающих по трудовому договору в ООО "Важное дело", специалистом отдела кадров.

4. При заполнении личной карточки работника соблюдаются следующие требования:

4.1. в таблице указываются номер личной карточки по порядку, пол (буквами "М", "Ж"), табельный номер, а также первая буква фамилии работника;

4.2. раздел "Общие сведения":

раздел заполняется на основании документа, удостоверяющего личность, трудовой книжки, документов об образовании, страхового свидетельства о государственном социальном страховании. Сведения в графы "адрес фактического проживания", "телефон, мобильный телефон" вносятся со слов работника и с его согласия;

фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) записываются ближе к левому краю полностью без сокращения, без замены инициалами;

в графе "дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения (например, 19.07.1983);

в графе "место рождения" указываются населенный пункт, административно-территориальная единица, страна в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Допускаются сокращения: город - г.; деревня - д.; область - обл.; поселок - пос.; район - р-н;

в графе "гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

в графе "образование" указываются название и год окончания высшего, среднего специального или профессионально-технического учебного заведения. В соответствующие строки вносятся сведения о специальности, присвоенной квалификации, а также данные документа об образовании. Если работник окончил несколько учебных заведений, вносятся сведения об окончании всех учебных заведений;

графы "ученая степень", "ученое звание" заполняются на основании документов о присуждении ученой степени, присвоении ученого звания. При отсутствии таких степеней, званий графы остаются пустыми;

графа "должность (профессия)" заполняется на основании приказа и штатного расписания;

графа "общий стаж работы" заполняется на основании записей в трудовой книжке или других документов, подтверждающих стаж. Периоды работы по трудовой книжке исчисляются от даты приема на работу до даты увольнения. День увольнения считается последним рабочим днем. При подсчете стажа работы к полученной продолжительности стажа по каждому случаю увольнения (если между датой увольнения и датой приема имеется перерыв) добавляется один день. В карточке указывается общий стаж на момент ее заполнения в годах, месяцах и днях;

в графе "семейное положение" указываются данные на момент заполнения личной карточки: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)";

в графе "состав семьи" перечисляются члены семьи, проживающие совместно с работником, с указанием степени родства. Записываются фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) и дата рождения каждого члена семьи;

графа "идентификационный номер" заполняется на основании личного номера работника в соответствии с документом, удостоверяющим личность;

в графе "документ, удостоверяющий личность" указываются вид соответствующего документа, его серия (при наличии), номер, наименование выдавшего органа, а также дата выдачи. При замене документа, удостоверяющего личность, вносятся новые данные;

в графе "адрес регистрации по месту жительства" указываются почтовый индекс, наименование населенного пункта, улицы, номер дома. Если работник проживает в ином месте, с его слов записывается адрес фактического проживания;

работник знакомится с записями, внесенными в раздел "Общие сведения" личной карточки, ставит дату заполнения, расписывается;

4.3. раздел "Сведения о воинском учете" заполняется на основании военного билета (в отношении военнообязанных), удостоверения призывника (для призывников);

4.4. раздел "Назначения и перемещения" заполняется на основании приказов о приеме на работу, переводе. С внесенными записями работник знакомится под роспись;

4.5. раздел "Отпуска" заполняется на основании приказов о предоставлении отпусков;

4.6. в раздел "Дополнительные сведения" вносятся сведения о работнике, не отраженные в иных разделах, в частности, сведения об обучении в учреждениях образования (наименование учреждения образования, даты поступления и окончания, специальность), сведения о работающем инвалиде, о наличии водительского удостоверения с указанием категории и иные данные;

4.7. при прекращении трудового договора (увольнении) в соответствующих строках личной карточки указываются основание и дата прекращения трудового договора (увольнения), номер и дата приказа об увольнении.

5. Изменения в личную карточку вносятся на основании документов, подтверждающих изменение данных о работнике, с указанием наименования такого документа, его даты и номера в свободном поле карточки возле соответствующих граф.

При изменении фамилии, имени, отчества работника прежняя запись зачеркивается, новая запись вносится рядом (при наличии свободного места) или над соответствующей строкой.

Произведенные изменения заверяются подписью осуществившего их должностного лица отдела кадров. Подпись расшифровывается, указывается должность подписавшего лица, проставляется дата внесения изменений.

6. В случае если в личной карточке отсутствует место для внесения данных, оформляется дополнительный лист личной карточки. При этом на лицевой стороне первого листа ставится отметка "Продолжение на дополнительном листе". На дополнительном листе заполняются таблица с указанием номера личной карточки (переносится с первого листа), пола, табельного номера и первой буквы фамилии работника, графы "фамилия", "имя", "отчество", вносятся необходимые сведения.

7. Личные карточки хранятся в отделе кадров в алфавитном порядке отдельно от иных документов.

8. При увольнении работника личная карточка сдается в архив.

НАЗНАЧЕНИЯ И ПЕРЕМЕЩЕНИЯ

ОТПУСКА

5. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

Имеет водительское удостоверение категории "В"___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Основание прекращения трудового договора (увольнения) соглашение сторон,---------------------

статья 37 Трудового кодекса Республики Беларусь

--------------------------------------------------------------------------

Дата увольнения 1 декабря 2010 г.

-----------------

Приказ от 30.11.2010 N 156

-------------------

Работник отдела кадров специалист отдела кадров подпись Т.М.Васильева

------------------------ ------- -------------

должность личная расшифровка

подпись подписи

Работник подпись Е.В.Кукушкин

-------------- ------------

личная подпись

1. Заполнение личной карточки
2. Скачать

Личная карточка работника – это документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при его трудоустройстве. Она необходима для ведения учета труда персонала в организации. Личная карточка включается в состав личного дела и заполняется сотрудником отдела кадров на основании приказа о приеме на работу, паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страховании, документов воинского учета и других документов, предусмотренных законодательством страны, а также сведений, сообщенных работником.

Заполнение личной карточки

Бланк личной карточки сотрудника имеет типовую форму Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1. Данный документ состоит из 11 разделов и содержит следующую информацию:

• наименование организации, код ОКПО;
• дата составления, табельный номер сотрудника, его ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, первая буква фамилии сотрудника, характер и вид работы, пол;
• номер и дату трудового договора;
• общие сведения о сотруднике (ФИО, дата и место рождения, гражданство, уровень знания иностранных языков, сведения об образовании, профессии, стаже работы, семейном положении, составе семьи, данные паспорта, адрес проживания, контактный телефон);
• сведения о воинском учете;
• информация о трудовой деятельности (заполняется на основании записей в трудовой книжке);
• результаты аттестаций персонала в организации (дата аттестации, дата и номер протокола, решение и рекомендации аттестационной комиссии);
• данные о повышении квалификации (при обучении в учреждении повышения квалификации);
• сведения о профессиональной переподготовке (заполняется при освоении новой профессии);
• данные о наградах, поощрениях (благодарность, премия, грамота);
• информация обо всех предоставляемых отпусках;
• право работника на социальные льготы (если таковое имеется);
• дополнительные сведения (к примеру, группа инвалидности, наличие водительского удостоверения и пр.);
• основание расторжения трудового договора (заполняется в случае увольнения, проставляется дата увольнения, номер и дата соответствующего приказа об увольнении);
• подписи ответственного сотрудника отдела кадров и работника, на которого заводится личная карточка т-2.

В случае изменения данных сотрудник кадровой службы может вписывать изменения в карточку путем зачеркивания неактуальной информации и внесения новой записи с указанием «исправлено» и датой исправления. Личная карточка работника заполняется от руки либо на компьютере в одном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Личная карточка - документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам. В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики - оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Установлены две формы личных карточек: форма N Т-2 и форма N Т-2 ГС(МС). Форма N Т-2 ГС(МС) заводится на государственных служащих, форма N Т-2 - на всех остальных сотрудников. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении.

Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки. Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277) (рис. 1).

Пример. Раздел III Положения о воинском учете (извлечение):

30. В целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы работники, осуществляющие воинский учет в организациях:

б) заполняют личные карточки в соответствии с записями в документах воинского учета. При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания граждан, другие сведения, содержащиеся в документах граждан, принимаемых на воинский учет;

31. В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их должностные лица:

а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к постановке их на воинский учет;

б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации.

Личные карточки относятся к категории дел временного (свыше 10 лет) хранения. Согласно ст. 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций [1] (далее - Типовой перечень), срок хранения личных карточек составляет 75 лет. Кроме этого, в документе рядом со сроком хранения есть пометка ЭПК (рис. 2).

Пример. Из п. 2.8 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения:

Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

Таким образом, личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением коллегии Росархива от 06.02.2002 [3] (далее - Основные правила), установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п. В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов - по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. При больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома. Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме - в каждое отдельное дело).

Главная проблема, с которой сталкиваются архивисты при приеме личных карточек от кадровых служб организаций, - отсутствие сведений об увольнении сотрудников (дат увольнения и оснований к ним): к сожалению, кадровики иногда забывают указывать эти сведения в личных карточках.

В процессе ведения личных карточек может возникнуть такая ситуация, когда в связи с отсутствием свободного места для заполнения тех или иных разделов карточки приходится заводить новую. В этом случае архивному хранению подлежат обе карточки. Исключение могут составлять только случаи непроизвольного дублирования записей.

Иногда при ведении личных карточек используются не все ее страницы (листы) либо их просто нет. В этом случае возможно как принятие меры к восстановлению недостающих листов и/или записей, так и передача документов по их фактическому состоянию и наличию. Но в последнем случае данный факт должен быть учтен составителем предисловия к сводной описи дел по личному составу при составлении сводной описи, которая составляется архивом организации (организацией) на основании сдаточной описи и документов к ней.

При передаче личных карточек на архивное хранение составляется сдаточная опись, которой согласно Основным правилам присваивается номер, состоящий из порядкового номера подразделения, на которого возложены обязанности их ведения (кадровая служба, в данном случае - 06), аббревиатура "л/с", обозначающая категорию дел - дела по личному составу и год, по которому данные документы учитываются в описи (в данном случае - 2007): для личных карточек это - год увольнения сотрудников.

В первой графе описи указываются порядковые номера единиц хранения (дел) по описи; во второй - индекс дела по номенклатуре: порядковый номер подразделения (как в номере описи, в данном случае - 06) и номер дел внутри подразделения (в данном случае - 07); в третьей - заголовок дела; в четвертой - крайние даты дела; в пятой - количество листов; в шестой - необходимые примечания

Ниже приведен образец сдаточной описи личных карточек подразделения. Опись обычно составляется на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых, согласно Типовому перечню, превышает 10 лет.

Литература

1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000). С учетом изм. и доп., внесенных ред. от 27.10.2003 / Первоначально опубликован в "Сборнике руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение", N 2, 2001.

2. Положение о воинском учете. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277).

3. Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) / База данных "КонсультантПлюс".

4. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российской Федерации" // "Российская газета" от 16.05.2008.

авила хранения кадровых документов отличаются от общих правил хранения управленческой документации, поскольку эти документы обладают высокой социальной значимостью (особенно те, что содержат персональные данные), служат документальным подтверждением прав работника на получение определенного обеспечения, а также подтверждают его трудовой стаж. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, служат источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Особенности хранения личных дел в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

Хранение дел осуществляется по месту их формирования и включает:

размещение дел в местах оперативного хранения;

учет дел;

выдачу дел (документов) во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения);

контроль наличия и состояния дел (документов);

подготовку дел (документов) к передаче в архив организации (либо в государственный или муниципальный архив).

Обратите внимание!

Поскольку личные дела содержат персональные данные работников, их необходимо хранить в сейфе или в запираемом на ключ и опечатываемом шкафу

Можно выделить следующие основные правила хранения личных дел в кадровой службе организации.

Правило 1. Личные дела хранятся в кадровой службе в сейфах (шкафах) с использованием первичных защитных средств хранения (папок, пакетов).

Правило 2. Папки с личными делами располагаются на полках в вертикальном положении, корешками наружу по порядку номеров.

Правило 3. В кадровой службе хранятся личные дела только работающих сотрудников, личные дела уволенных передаются на хранение в архив организации или в государственный или муниципальный архив.

Правило 4. Личные дела хранятся отдельно от личных карточек работников и трудовых книжек.

Правило 5. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на руководителя кадровой службы.

В нашей организации с этого года решено формировать и вести личные дела на всех работников без исключения. С одной стороны, это очень удобно - практически вся информация о каждом сотруднике теперь будет храниться в одном месте. Но, с другой стороны, так как численность у нас достаточно большая, теперь мы думаем, как бы не запутаться в папках с личными делами. Есть ли какие-то «рецепты» для организации хранения этих папок?

Чтобы упорядочить текущее хранение личных дел работников, необходимо вести алфавитную картотеку личных дел, которая поможет быстро найти нужную папку. Такая картотека состоит из алфавитных карточек (приложение 1).

Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает:

фамилию, имя, отчество работника;

номер личного дела;

дату его заведения;

данные другие справочные.

При малой численности работников в организации можно вести алфавитную книгу учета личных дел.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, которые допускаются к просмотру личных дел, определяется локальным нормативным актом работодателя, например документами о порядке обеспечения сохранности персональных данных работников. Этими же документами должна регламентироваться процедура высылки личных дел по запросам в другие организации в тех случаях, когда это предусмотрено законом.?

Каковы основные правила работы с личным делом, выданным во временное пользование?

При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается:

производить какие-либо исправления в документах личного дела;

вносить в него новые записи или подшивать новые документы;

извлекать из личного дела имеющиеся в нем документы;

разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.

Обратите внимание: иногда требуется извлечь из личного дела какиелибо документы. В этом случае необходимо сделать соответствующую запись во внутренней описи документов дела. Напомним, что она в исключение из общего правила начинает составляться сразу при заведении дела.

Как обеспечить контроль своевременного возврата личного дела, выданного или высланного во временное пользование?

Для контроля своевременного возврата личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, заполняемая на каждое выданное (высланное) дело (приложение 2).

Стаж моей кадровой работы уже немаленький, но с такой ситуацией столкнулась впервые. Один из сотрудников изъявил желание ознакомиться со своим личным делом. А у меня сразу возник вопрос: можно ли его ознакомить? И если да, то в каком порядке?

Работник, конечно же, имеет право знакомиться со всеми документами, содержащими его персональные данные, в том числе и с личным делом. Желательно, чтобы просмотр сотрудником этих документов происходил в присутствии работника организации, ответственного за обеспечение сохранности персональных данных и за ведение и хранение личных дел.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К такому заявлению работнику желательно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Не забывайте о том, что ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении каких-либо недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют соответствующий акт.

ДЛИТЕЛЬНОЕ ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

После увольнения сотрудника его личное дело становится законченным делопроизводством и, как правило, передается в архив организации либо находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное или муниципальное хранение*.

Чтобы сдать личные дела в архив, их нужно специальным образом подготовить. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дела.

Оформление личного дела

Обратите внимание!

Личные дела сотрудни ков должны храниться 75 лет, личные дела руководителей - постоянно

Личные дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает совершение следующих действий.

Шаг 1. Подшивка личного дела в твердую обложку из картона на четыре прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела.

Шаг 2. Группировка документов личного дела.

При подготовке личных дел к их передаче на архивное хранение документы каждого дела следует систематизировать по хронологии их дат. Для личного листка по учету кадров и автобиографии это будет дата их заполнения. Эти документы располагают в начале дела. Далее идут документы, связанные с оформлением работника на работу.

Затем в хронологическом порядке следуют документы, создаваемые в течение трудовой деятельности сотрудника. Завершают личное дело документы, которыми оформлялось увольнение.

Недавно я устроилась инспектором по кадрам в одну организацию. При проведении аудита кадровой документации обнаружила, что в личных делах работников присутствуют невостребованные документы: несколько трудовых книжек и даже военный билет. Как быть с ними? Подлежат ли они особому оформлению в деле?

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) их вкладывают в конверт и подшивают в дело. Если таких документов много, их изымают из дел и составляют на них отдельную опись.

Шаг 3. Нумерация листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами.

Обратите внимание: листы внутренней описи личного дела нумеруются отдельно.

Шаг 4. Составление заверительной надписи дела (листа-заверителя дела).

Заверительную надпись составляют на отдельном листе-заверителе (приложение 3). Она отражает особенности физического состояния личного дела (например, наличие повреждений, отсутствие документов и т. п.) и его формирования (например, замену по определенным причинам подлинников документов их заверенными копиями).

Шаг 5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Одна из наших сотрудниц недавно уволилась. Но за время работы в нашей организации она вышла замуж, сменив фамилию. Как в таком случае учитывать изменения в ее личном деле при сдаче его на хранение в архив?

Если сотрудник в период работы в организации изменил фамилию, его личное дело учитывают по последней фамилии, а прежнюю (прежние) заключают в скобки.

Например: «Личное дело Синицыной (Ветровой) Елены Сергеевны, уволенной в 2005 году».

Учет личных дел уволенных работников

Личные дела уволенных работников учитывают двумя способами.

Способ 1. Каждое по отдельности.

Образец заголовка отдельного личного дела сотрудника, используемого для обложки дела и в сдаточной описи: «Личное дело Иванова Петра Михайловича, уволенного в 2005 году»».

Способ 2. По комплексам личных дел.

Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела (не более 250 листов). С этой целью имеющийся объем личных дел сотрудников предприятия, уволенных в данном году, необходимо систематизировать по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. При этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяют чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника.

Затем - деление на тома в пределах существующего алфавита фамилий. При наличии нескольких томов комплексов личных дел заполняется реквизит «Том». Каждое объединенное дело (том) снабжают внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Образец заголовка комплекса личных дел сотрудников, используемых для обложки дела и в сдаточной описи: «Личные дела сотрудников, уволенных в 2005 году. Лит. А-К.».

Описание личного дела

Описание дела - это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

Обложку дела по личному составу составляют и оформляют по установленной форме. На верхнем поле обложки указывают в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, его пишут в скобках. После чего указывают наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводят оба названия. Прежнее название указывают в скобках.

На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносят на обложку дела срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения пишут: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывают в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Датой личного дела являются крайние даты документов дела.

Например, крайние даты личного дела - это даты подписания приказа о приеме и увольнении сотрудника.

Сдача личных дел в архив

Для передачи в архив личных дел требуется составить сдаточную опись. В идеале сдаточная опись за определенный календарный год включает все дела данной категории, которые отложились в процессе деятельности структурного подразделения в данном году. Сдаточная опись должна быть оформлена передающей и принимающей сторонами и утверждена руководителем структурного подразделения организации, являющейся источником комплектования архива.

"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2009, N 1

Личная карточка работника

Одним из документов, требуемых при проверках, проводимых трудовой инспекцией, является личная карточка работника формы N Т-2. Она относится к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и позволяет систематизировать имеющиеся в организации данные по каждому работнику. В данной статье рассмотрим вопрос о правовой регламентации ведения личных карточек и особенности их заполнения.

Обязательно ли ведение личной карточки работника?

Форма и обязательность заполнения данного документа на каждого работника установлена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". В частности, в п. 2 указано, что формы, установленные п. 1.1 рассматриваемого Постановления, в том числе форма личной карточки N Т-2, распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, а установленные п. 1.2 - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений.

Обязательность ведения данного документа подтверждается также положением п. 12 Правил <1>, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 225, в котором указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

--------------------------------

<1> Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

При проведении проверки сотрудники трудовой инспекции отсутствие карточек формы N Т-2 могут расценить как нарушение трудового законодательства. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Порядок заполнения личной карточки работника

Личная карточка работника заполняется на основании документов, представленных работником. Они перечислены в ст. 65 ТК РФ:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- другие документы, установленные ТК РФ и иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Также в личную карточку вносятся реквизиты приказа о приеме на работу.

Отдельные данные - состав семьи, номера телефонов работника и ближайших родственников, уровень владения иностранными языками - работник сообщает о себе сам. Поэтому он должен присутствовать при заполнении личной карточки или сотрудник отдела кадров может составить анкету, включающую графы для недостающих сведений.

Примечание. Сотрудник отдела кадров должен лично вносить данные в форму N Т-2, поскольку именно он несет ответственность за правильность ее заполнения.

О техническом оформлении личной карточки в законодательстве четких указаний нет. На практике часто возникает вопрос: можно ли форму N Т-2 вести в электронном виде, не распечатывая? Ответ отрицательный, поскольку реквизиты самой личной карточки предусматривают подтверждение подписью работника внесенных данных. Поэтому ее можно заполнять полностью вручную или первоначальные сведения заполнять в электронном виде, а все последующие записи вносить вручную.

Немаловажен и вопрос о том, обязательно ли кодировать информацию в личной карточке. В настоящее время этого можно не делать. Ранее кодирование предназначалось для автоматизированной обработки данных и статистического учета. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т.п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Однако из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому, если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.

Если же необходимо кодировать информацию, соответствующие коды можно найти в классификаторах информации:

- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 412;

- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст;

- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367;

- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 413.

Приведем образец заполнения личной карточки работника и подробно рассмотрим порядок заполнения всех граф.

Унифицированная форма N Т-2

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301002│

МОУ СОШ 18 г. Псков ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

Дата

составле -

ния

Табель-

ный но-

мер

Идентифика -

ционный

номер нало -

гоплательщи-

ка

Номер страхо -

вого свиде -

тельства госу-

дарственного

пенсионного

страхования

Ал-

фа-

вит

Характер

работы

Вид ра -

боты

(основ -

ная, по

совмес -

титель -

ству)

Пол

(муж -

ской,

жен -

ский)

23.11.2007

139-518-986 29

М

постоянная

основная

Ж

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

работника

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

┌───────┬────────────┐

Трудовой договор │ номер │ 23-07 │

├───────┼────────────┤

│ дата │ 21.11.2007 │

└───────┴────────────┘

Дата начала работы 23.11.2007

Малкова Галина Сергеевна

1. Фамилия ---------------- Имя ---------------- Отчество -------------------

┌──────────┐

│ Код │

25.03.1973 ├──────────┤

2. Дата рождения ----------------------------------------------- │ │

день, месяц, год ├──────────┤

г. Санкт-Петербург │ │

3. Место рождения ------------------------------------- по ОКАТО │ │

РФ ├──────────┤

4. Гражданство ---------------------------------------- по ОКИН │ │

читаю и │ │

перевожу │ │

английский со словарем ├──────────┤

5. Знание иностранного языка ------------- ------------ по ОКИН │ │

наименование степень │ │

знания ├──────────┤

_____________ ____________ по ОКИН │ │

высшее профессиональное ├──────────┤

6. Образование ---------------------------------------- по ОКИН │ │

среднее (полное) общее, └──────────┘

начальное профессиональное, среднее

профессиональное, высшее профессиональное

Наименование

образовательного

учреждения

Документ об образовании, о

квалификации или наличии

специальных знаний

Год

окон-

чания

СПбГУ

наименование

серия

номер

диплом

ЛК

Квалификация по доку -

менту об образовании

Направление или специальность

по документу

Историк, преподаватель

истории

История средних веков

Код по ОКСО

┌───────────────────────┬─────────────────────────────┬─────┐

│ Наименование │ Документ об образовании, о │Год │

│ образовательного │ квалификации или наличии │окон-│

│ учреждения │ специальных знаний │чания│

├───────────────────────┼─────────────┬───────┬───────┼─────┤

│ │наименование │ серия │ номер │ │

├───────────────────────┼─────────────┼───────┼───────┤ │

│ │ │ │ │ │

├───────────────────────┼─────────────┴───────┴───────┴─────┤

│Квалификация по доку - │ Направление или специальность │

│менту об образовании │ по документу │

├───────────────────────┼───────────────────────────────────┼────┐

│ │ │ │

├───────────────────────┤ Код по ОКСО │ │

│ │ │ │

└───────────────────────┴───────────────────────────────────┼────┤

Послевузовское профессиональное │ │

образование ___________________________________ Код по ОКИН │ │

аспирантура, адъюнктура, └────┘

докторантура

┌────────────────────┬────────────────┬──────────────┐

│Наименование обра - │Документ об │Год окончания │

│зовательного, │образовании, но-│ │

│научного учреждения │мер, дата выдачи│ │

├────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│ │ │ │

├────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│ │ │ │

├────────────────────┼────────────────┴──────────────┤

│ │Направление или специальность │

│ │по документу │

├────────────────────┼───────────────────────────────┤

│ │ │

├────────────────────┼───────────────────────────────┼───────────┐

│ │ Код по ОКСО │ │

└────────────────────┴───────────────────────────────┼───────────┤

│ Код │

учитель истории ├───────────┤

7. Профессия ----------------------------- по ОКПДТР │ │

основная ├───────────┤

_____________________________ по ОКПДТР │ │

другая └───────────┘

2-я страница формы N Т-2

23 ноября 07

8. Стаж работы (по состоянию на "--" ---------- 20-- г.):

8 5 12

Общий ------ дней ------- месяцев ----- лет

Непрерывный ______ дней _______ месяцев _____ лет

Дающий право на

надбавку за

выслугу лет ______ дней _______ месяцев _____ лет

______ дней _______ месяцев _____ лет

замужем ┌────────┐

9. Состояние в браке ---------------------- Код по ОКИН │ │

└────────┘

10. Состав семьи:

Сте