Инвентаризация медицинского имущества. Проверка и документальная ревизия по вопросам обеспечения медицинским имуществом.

Инвентаризация проводится в соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансо­вых обязательств», утвержденными приказом Минфина России
от 13 июня 1995 г. № 49 и «Инструкцией о порядке проведения
инвентаризации основных средств, товаро-материальных ценностей, денежных средств и расчетов в объединениях, предприятиях и организациях системы Министерства здравоохранения
СССР», утвержденной приказом Минздрава СССР от 17 февраля
1986 г. № 229.

Инвентаризация медицинского имущества в учрежде­ниях (формированиях) службы медицины катастроф проводится
постоянно действующими инвентаризационными комиссиями
и рабочими инвентаризационными комиссиями. Составы постоянно действующей инвентаризационной комиссии и рабочих инвентаризационных комиссий назначаются приказами руководителей учреждений службы медицины катастроф. В приказе
определяются даты начала и окончания инвентаризации, сроки
сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию (в центрах
медицины катастроф – в отдел медицинского снабжения и в бухгалтерию), а также указывается причина инвентаризации.

Инвентаризация медицинского имущества проводится
ежегодно по состоянию на 1 ноября или в другие сроки, определяемые органами здравоохранения по подчиненности, а также
в случаях, предусмотренных «Инструкцией о порядке проведения
инвентаризации основных средств, товароматериальных ценностей, денежных средств и расчетов в объединениях, предприятиях
и организациях системы Министерства здравоохранения СССР».

Инвентаризация наркотических и психотропных лекарствен­ных средств проводится ежемесячно; драгоценных камней и ме­таллов, в том числе содержащихся в составе приборов, оборудо­вания и других изделий - 2 раза в год на 1 января и 1 июля.

Инвентаризация медицинского имущества проводится в обяза­тельном порядке при завершении работы учреждения (формирова­ния) службы медицины катастроф в зоне чрезвычайной ситуации.

В межинвентаризационный период проводятся систематические и выборочные проверки; инвентаризации медицинского
имущества на медицинском складе, в аптеке, в подразделениях
(формированиях) службы медицины катастроф.

Перед началом работы инвентаризационной комиссии
разрабатывается план проведения инвентаризации с указанием
в нем объектов инвентаризации; времени начала и окончание
работы; вопросов, подлежащих проверке; времени представления
рабочими инвентаризационными комиссиями актов инвентари­зации в инвентаризационную комиссию. План разрабатывается
и подписывается председателем комиссии.

Члены инвентаризационной комиссии и рабочих инвента­ризационных комиссий перед началом инвентаризации изучают нормативные и другие документы по вопросам организации медицинского снабжения, учета и отчетности, порядка проведе­ния инвентаризации, а также знакомятся с материалами преды­дущей инвентаризации (проверки).

В целях своевременного и качественного проведения инвентаризации до ее начала:

- заканчивается и документально оформляется прием имущества, поступившего перед инвентаризацией;

- выдается на медицинских складах и в аптеках имущество прикрепленным формированиям и подразделениям с расчетом обеспечения их на период инвентаризации;

- представляются подразделениями центров медицины катастроф в отдел медицинского снабжения отчеты об израсходовании
малоценного и быстроизнашивающегося имущества и спирта
этилового;

- заканчивается обработка всех первичных учетных документов
и проводятся соответствующие записи в книгах и карточках
учета;

- выводятся остатки имущества на день начала инвентаризации;

- систематизируется по учетным признакам медицинское имущество, имеющееся в наличии, и располагается в порядке,
обеспечивающем проверку его количества (при внезапной инвентаризации это проводится в присутствии комиссии).

Срок проведения инвентаризации для формирова­ний (подразделений) центра медицины катастроф не должен
превышать 5 дней, медицинских складов - 10 дней.

В период проведения инвентаризации прием и отпуск
медицинского имущества временно прекращается. В отдельных
случаях прием и отпуск может проводиться только по согласованию с председателем постоянно действующей инвентаризаци­онной комиссии.

В ходе инвентаризации проверяется фактическое наличие,
качественное (техническое) состояние и комплектность медицинского имущества и техники; выявляются недостачи и излишки
по сравнению с учетными данными, сверхнормативные и неиспользуемые запасы; определяется потребность в освежении рас­ходного медицинского имущества, замене, переконсервации, испытаниях и освидетельствовании медицинской техники резервов.

При каждом перерыве в работе комиссии помещения,
в которых проходит инвентаризация, опечатываются председателем комиссии. Вскрытие этих помещений проводится только
в присутствии председателя или члена комиссии.

Итоги проверки наличия и качественного состояния медицинского имущества оформляются инвентаризационной описью.

Описи составляются по номенклатуре, закрепленной за каждым материально ответственным лицом, который в ней подписывает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на медицинское имущество сданы в бух­галтерию и все медицинское имущество, поступившее к нему на ответственность, оприходовано, а выбывшее - списано. Опись подписывается комиссией.

Лицо, ответственное за хранение медицинского имущества, своей подписью в описи подтверждает правильность сделанных в нем записей и отсутствие претензий к комиссии о том, что ме­дицинское имущество, перечисленное в описи, находится у него на ответственном хранении.

По итогам инвентаризации директор центра медицины
катастроф (руководитель учреждения службы медицины ката­
строф) отдает приказ и разрабатывает план мероприятий по устранению выявленных инвентаризационной комиссией недостатков.

Проверки (ревизии) деятельности учреждений (форми­рований) службы медицины катастроф по вопросам медицин­ского снабжения могут быть плановыми и внеплановыми, а объем
проверок - полным или неполным (наличие, учет, расход
и хранение ядовитых и наркотических лекарственных средств
и других медицинских предметов выборочно и т.д.).

Плановые проверки медицинского снабжения в учреждениях, формированиях и подразделениях службы медицины катастроф осуществляются:

- отделом медицинского снабжения центра медицины катастроф - не реже 1 раза в квартал;

- начальником аптеки - не реже 1 раза в квартал.

В ходе проверки проверяются:

- правильность и своевременность выполнения требований нормативных документов по обеспечению медицинским имуществом;

- полнота и качество планирования повопросам медицинского
снабжения; выполнение мероприятий, предусмотренных годовыми
и месячными планами и другими планирующими документами;

- обеспечение учреждений (формирований) службы медицины
катастроф медицинским имуществом, положенным по табелям
и нормам;

- целесообразность и эффективность расходования медицинского
имущества и денежных средств;

правильность эксплуатации, хранения и ремонта медицинского
имущества;

- правильность ведения учета и отчетности;

- своевременность и качество организации и проведения контрольно-ревизионной работы должностными лицами и назначаемыми комиссиями;

- состояние работы по предупреждению и меры борьбы с утратами, недостачами и незаконным расходованием материальных
и денежных средств, а также по устранению причин, способствующих их возникновению; организация своевременного возмещения причиненного государству ущерба;

- знание и выполнение должностными лицами функциональных
обязанностей по вопросам медицинского снабжения;

- состояние средств измерений и проведение мероприятий по безопасной эксплуатации объектов гостехнадзора;

- выполнение предложений и устранение недостатков по актам
предыдущих инвентаризаций, проверок и ревизий, а также указаний вышестоящих должностных лиц.

Результаты проверки или проверок за определенный
период, при необходимости, объявляются в приказе с указанием
положительных сторон в работе, выявленных недостатков и мероприятий по их устранению.

Плановые проверки наличия и расхода спирта этилового проводятся ежемесячно.

При проведении ревизии (проверки) отдела медицинского снабжения проверяется:

- правильность и законность определения потребности в медицинском имуществе и денежных средствах для его заготовки;

- полнота реализации выделяемых фондов на имущество, законность оформления договоров (контрактов) на поставку продукции;

- наличие сверхнормативных и неиспользуемых запасов медицинского имущества и меры по их перераспределению и реализации;

- правильность составления и достоверность планирующих,
учетных и отчетных документов;

- законность оформления накладных, счетов и других финансовых документов;

- состояние контрольно-ревизионной работы;

-состояние работы по предупреждению и усилению борьбы с бесхозяйственностью, незаконным расходованием (использо­ванием), утратами, недостачей и хищениями медицинского иму­щества и денежных средств, а также по возмещению причинен­ного государству материального ущерба;

- своевременность и качество выполнения предложений по устранению недостатков по актам предыдущих ревизий (проверок)
и указаний вышестоящих органов управления;

- правильность и эффективность организации и ведения экономической работы, выявления внутренних резервов и выработки
практических рекомендаций по их использованию в деятельности учреждений (формирований) службы медицины катастроф;

- состояние материально-технической базы подчиненных медицинских складов, аптек и мероприятия по дальнейшему совершенствованию.

Проверяются и другие вопросы по указанию должностных лиц, назначивших ревизию (проверку).

При проведении ревизии (проверки) медицинского скла­да проверяется:

- законность проведенных операций по приему, выдаче (отправ­ке), изменению качественного (технического) состояния и списанию медицинского имущества;

- обоснованность составления и оформления инвентаризационных описей, начисления естественной траты (убыли) и переноса учетных данных по остаткам имущества в новые книги и карточки учета;

- порядок составления, оформления и представления отчетной
документации;

- наличие и реальность планов работы;

- своевременность и правильность ведения учета и предъявления претензий к поставщикам продукции и органам транспорта
и контроль за своевременностью и полнотой удовлетворения
претензий;

- обеспеченность складскими помещениями и их соответствие
предъявляемым условиям хранения медицинского имущества;

- состояние, загруженность, оборудование средствами механизации и паспортизация хранилищ;

- уровень механизации погрузочно-разгрузочных и других работ;

- наличие и возможность ведения массовых погрузочно-разгрузочных работ поотгрузке (выдаче) медицинского имущества
и готовность склада обеспечивать эту работу;

- состояние территории склада (ограждений, подъездных путей
и т.д.) и меры по ее улучшению;

объем и качество строительства новых и реконструкции существующих складских объектов;

- порядок хранения медицинского имущества, соблюдение установленных требований и применение прогрессивных способов
хранения имущества;

- соблюдение правил хранения и сроков освежения резервов имущества, консервации и переконсервации медицинской техники;

- выполнение требований по обращению с особо ядовитыми,
ядовитыми списка А, наркотическими лекарственными средства­
ми, психотропными веществами и спиртом этиловым;

- состояние пожарной безопасности склада;

- организация охраны склада, работа контрольно-пропускного
пункта по предотвращению хищений имущества;

- контроль со стороны должностных лиц склада за хранением,
снабжением, качественным состоянием, освежением, обработкой
и содержанием имущества.

По указанию соответствующих должностных лиц на медицин­ских складах может проверяться порядок выполнения и других задач.

При проведении ревизии (проверки) медицинских фор­мирований службы медицины катастроф, их аптек проверяется:

- обоснованность определения потребности и целесообразность
истребования медицинского имущества;

- наличие и сохранность приходных и расходных документов,
правильность их оформления и законность проведения учетных
операций;

- правильность записей в книгах учета и соответствие учета
данным снятия остатков имущества при инвентаризации, а так­
же подлинность учетных документов, на основании которых
проводились записи;

- законность списания медицинского имущества;

- соблюдение законности и режима экономии в расходовании
медицинского имущества, эффективность мероприятий по эко­номии медицинского имущества;

- наличие сверхнормативных запасов медицинского имущества,
меры по их реализации;

- соблюдение установленного порядка приемки, хранения, учета
и отпуска особо ядовитых, ядовитых списка А и наркотических
лекарственных средств, психотропных веществ и спирта этилового;

- обоснованность, своевременность и законность проведенного
освежения медицинского имущества;

содержание аптеки, условия работы персонала и порядок хранения медицинского имущества;

- соблюдение технологии изготовления лекарственных форм,
получения и контроля очищенной воды для инъекций, режима
стерилизации, правил мытья аптечной посуды и инвентаря;

- состояние внутриаптечного контроля;

- состояние технического обслуживания, ремонта и метрологического обслуживания медицинской техники;

- правильность ведения учета и хранения медицинского имущества, законность и целесообразность его расходования в медицинских формированиях и других подразделениях центра медицины катастроф.

Ревизии проводятся с инвентаризацией медицинского
имущества в полном объеме или по номенклатуре, устанавливаемой должностным лицом, назначившим ревизию, или председа­телем ревизионной комиссии (дорогостоящие и дефицитные
предметы медицинского имущества, спирты, ядовитые, наркотические и психотропные лекарственные средства и др.).

В ходе ревизии (проверки) проводится снятие остатков
одноименных предметов медицинского имущества, находящихся
на текущем снабжении и в резерве.

Задачи и сроки проведения ревизии (проверки) определяются в плане ее проведения, который разрабатывается пред­седателем комиссии, утверждается лицом, назначившим ревизию (проверку).

Результаты ревизии (проверки) оформляются актом.
Акт составляется на основе установленных при ревизии (про­верке) и документально подтвержденных фактов. Нарушения
законности расхода, изменения качественного состояния, а так­
же выявленные утраты материальных средств должны подтверждаться сличительной ведомостью, а при необходимости -
расчетами в количественном и стоимостном выражениях. В акте
излагается также краткий анализ причин выявленных нарушений и указываются виновные в этом должностные лица.

В случаях, когда материально ответственные лица имеют пре­тензии к комиссии по изложенному в акте материалу, к нему прилагаются необходимые документы и письменные объяснения должностных лиц, виновных в выявленных нарушениях.

Выявленные при инвентаризации, ревизии (проверке)
излишки медицинского имущества записываются на приход,
а недостачи, превышающие нормы естественной убыли (траты),
возмещаются виновными лицами в установленном порядке.

Результаты ревизии (проверки) объявляются в приказе
должностного лица, назначившего ревизию (проверку).

По итогам проведения ревизий (проверок) обобщается
положительный опыт по организации снабжения медицинским
имуществом и его техническому обеспечению. Принимаются меры по совершенствованию организации медицинского снабжения и технического обеспечения.