Виды служебных бланков для управленческих документов: общий бланк, бланк для писем, бланк конкретного вида документа.

Официальные документы, как правило, создаются на бланках.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стремятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созданию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную информацию о фирме, но ее стиль.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов:

– А4 (210х297 мм);

– А5 (148х210 мм).

Бланки документов согласно стандарту должны иметь поля: левое – не менее 20 мм; верхнее – не менее 20 мм; правое – не менее 10 мм; нижнее – не менее 20 мм.

Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты: 01 (02 или 03,); 08, 11, 13.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.д.

В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств – должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например: «Директор Федеральной пограничной службы РФ» и т.д.

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.

Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой.

Бланк с продольным расположением реквизитовпредполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Бланк с угловым расположениемреквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата. Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков, а угловое – для бланков писем.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом, в целях экономии площади листа, справочные данные об организации можно располагать на нижнем поле бланка.

По рекомендации ГОСТа Р 6.30-2003 бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 вводит исключение в способы изготовления бланка только для так называемых гербовых бланков, т.е. бланков, которые содержат изображение герба РФ или гербов субъектов РФ.