Оформлення тексту

Текст - головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Текст складається з таких логічних елементів:

· вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання та ін.);

· доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

· закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, - складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

12. Особливості вживання іменникових форм у ділових паперах.

Рід іменників. Назви осіб за профе­сією, посадою, званням та ін., як правило, утворюють паралельні форми чоловічого й жіночого роду (учитель — учителька, викладач — викладачка, працівник — працівниця та ін.).

При виборі однієї з цих форм слід орієнтуватися на такі правила:

1. Офіційними, основними назвами посад, професій і звань служать іменники чоловічого роду: секретар, бухгалтер, водій, директор, професор та ін. У ділових офіційних документах вони вживаються незалежно від статі особи, позначуваної цим іменником у (зарахувати Іванову О. М. на посаду лаборанта; звільнити Іванову О. М. від виконання обов'яз­ків диспетчера та ін.).

2. Текст набуває строго офіційного характеру, якщо слова, залежні від найменування посади, узгоджуються з цим найменуванням у формі чоловічого роду, і в тих випадках, коли мова йде про жінок (головний технолог дозволив, змінний інженер закінчив). Проте якщо в до­кументі вказується прізвище жінки, яка займає названу посаду, то підпорядковані слова (це звичайно дієслова) узгоджуються з прізвищем і вживаються у формі жіно­чого роду (головний технолог заводу Петрова Т. В. відмінила).

Примітка. Висловлення типу «наша директор сказала», «наша головна технолог поїхала» не відповідають нормам літературної мо­ви (вони маютьусно-розмовний характер).

3. Вживання найменувань жіночого роду виправдано в тих текстах, для яких вказівка на стать є бажаною, але не може бути виражена іншими засобами (виступ відомої співачки).

4. Не вживаються в офіційних ділових паперах най­менування осіб за ознакою місця проживання або місця роботи типу сільчани, заводчани,дистанційники та ін. Ці слова є розмовними варіантами офіційних складених найменувань (мешканці села, заводські робітники, служ­бовці дистанції та ін.).

Число іменників. У ділових паперах зустріча­ються випадки необгрунтованого вибору, форм однини там, де повинні вживатися іменники умножині.

Однина іменників в українській мові може вживатися на позначення не одного, а бага­тьох предметів (…зібрано цукрового буряка на площі... увесь урожай вишні у кількості 60 тонн зда­но на консервний завод та ін.).У цих випадках однина служить засобом узагальнен­ня; вона вказує на цілісність, нерозчленованість ряду од­норідних предметів (цукровий буряк — усі вико­пані корені; вишня — усі зібрані ягоди).

Якщо ж якась невизначена кількість однорідних пред­метів уявляється нам внутрішньо розчленованою (та­кою, що її можна рахувати або якось інакше кількісно вимірювати), тоді слід використовувати форми множини (партію дитячих трикотажних костюмів надіслано...).

Деякі речовинні іменники (масло, сіль, нафта, вода) набувають загалом невластивих для них форм множини на позначення видів, сортів, типів речовин (мінеральні солі, сухі вина, машинні масла та ін.). Таке вживання форм множини в ділових документах не є порушенням норм літературної мови.

Відмінювання іменників. Найбільше помилок припадає на форми давального відмінка одни­ни іменників чоловічого й жіночого роду. Іменники чоловічого роду у давальному відмінку однини можуть мати паралельні закінчення: -ові (-еві, -єві) і -у (-ю).

У діловому стилі виразно переважає закінчення -у (-ю): ректору, інженеру та ін. (хоч ціл­ком можлива і форма ректорові, інженерові, доку­ментові). Перевага віддається закінченням -у, -ю, оскільки вони, як правило, вживаються в нехудожніх тек­стах усіх стилів (закінчення -ові, -еві, -єві переважа­ють у загальнонародній розмовній мові, в художній лі­тературі, особливо якщо це іменники — назви людей і тварин).Проте бувають випадки, коли і в діловому стилі слід писати -ові (-еві, -єві), а не -у (-ю). Трапляється це тоді, коли виникає небезпека появи двозначності в тексті документа. Справа у тому, що іменники — на­зви збірні, абстрактні, узагальнюючі — мають однако­ві закінчення в родовому й давальному відмінках, на­приклад, словосполучення допомога заводу можна зро­зуміти і як допомога нашого заводу (родовий відмінок) і як допомога нашому заводу (давальний відмінок).

Тому в тих випадках, коли є небезпека нерозрізнен­ня родового й давального відмінків у тексті документа, для давального відмінказакінчення -ові (-еві, -єві) стає обов'язковим.

У родовому відмінку множини іменники жіночого роду мають закінчення -ей (доповідей, галузей, подо­рожей, статей), а не -ів.

13. Прикметник та займенник у ділових паперах.