Технологии систем управления контентом

Gartner определяет средства управления корпоративным содержанием (Enterprise Content Management, ECM) как «зонтичное» понятие, объединяющее методики и технологии решения критически важных для заказчиков ИТ-задач, связанных с управлением документами и другой неструктурированной информацией.

Сейчас ECM-технологии поддерживают работу с содержимым самых разных типов и форматов (в числе которых фотографии, XML-компоненты, видеоклипы и сообщения электронной почты) на протяжении всего жизненного цикла контента. В последние годы во многие ECM-пакеты включают совместно работающие приложения, которые могут также продаваться и использоваться отдельно.

Gartner выделяет по своему целевому назначению следующие ключевые компоненты ПО ECM (рис.5.8):

· управление документами (Document Management, DM) — регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и библиотечные службы для деловых документов;

· управление записями (Records Management, RM) — долгосрочное архивирование и автоматизация сохранения документов в соответствии с нормативными требованиями;

· управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов и маршрутизация контента в соответствии с рабочими заданиями и состояниями;

· управление Web-контентом (Web Content Management, WCM) — автоматизация функций Web-мастера, а также управление динамическим контентом и взаимодействием с пользователем;

· документо-ориентированная групповая работа (Document-Centric Collaboration) — коллективная работа с документами и поддержка проектных команд.

Рис.5.8 – Логическая структура ECM

Система ввода документов(Capture) включает функции создания, захвата и обработки вводимой информации. Документы могут вводиться со сканера или импортироваться из любого приложения. Если документ вводится с бумажного носителя, то на первом этапе производится его сканирование и создается электронная копия документа (образ). В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также визуальный контроль качества. Сканеры для корпоративного применения обычно оснащены рядом дополнительных функций, например могут принимать разноформатные документы. На втором этапе (если это необходимо) полученный образ переводится в текстовый документ, то есть выполняется распознавание отсканированных документов. Для этого используются программы оптического распознавания символов (Optical Character Recognition, OCR).

Технология управления Web-контентом (Web Content Management, WCM) поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и обычно интегрируется с системой управления документами. Она позволяет организациям публиковать информацию и документы в Web, не ограничиваясь Интернетом, экстранетом или интранетом. Использование ПО для управления web-контентом позволяет публиковать информацию быстро и безопасно в разных каналах, даже не зная языка HTML. Благодаря этому организации могут возложить задачу публикации документов в Web на бизнес-пользователей — владельцев контента. Эффективность применения такого ПО заключается в том, что разным службам не нужно повторно вносить изменения в документ, а следовательно, контент содержит меньше ошибок и нестыковок.

ПО для управления web-контентом предусматривает:

· создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации;

· доставку и администрирование информации для создания web-презентаций;

· автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;

· надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации;

· визуализацию интернет-презентаций.

Системы для управления Web-контентом помогают распределить между сотрудниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации.

Технология управления записями (Records Management, RM) обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Она поддерживает полный жизненный цикл документа — от его создания до уничтожения — и связана с процессами архивирования, возвращения или удаления документов. Сейчас компании предпочитают создавать архивы критически важных документов вне офиса, однако при этом необходимо вовремя восстанавливать документы и обеспечивать их хранение в соответствии с госстандартами. ПО для управления записями позволяет компаниям специфицировать бизнес-правила для электронных документов, определять, когда документы должны архивироваться, а когда — уничтожаться, и т.п. Эти правила могут основываться на государственных законах или на бизнес-требованиях самой компании.

Программное обеспечение Records Management не зависит от среды хранения данных и позволяет управлять информацией, хранящейся не в электронном виде. Среди его функций обычно выделяют следующие:

· визуализация структуры файлов и других структурирующих индексов для упорядоченного хранения информации;

· однозначная индексация информации, поддерживаемая словарем;

· управление графиком хранения и уничтожения записей;

· защита информации в соответствии с ее характеристиками.

Лидерами данного сегмента рынка являются те же компании — EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Tower Software.

Технологии управления потоками работ (Workflow) нужны для управления рабочим процессом служит для автоматизации деловых процедур, управления потоками автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д. К его задачам обычно относят:

· визуализацию процессов и организационных структур;

· ввод, администрирование, визуализацию и доставку сгруппированной информации с ассоциированными документами или данными;

· средства напоминания, установки дедлайнов и делегирования задач.

Реальный выигрыш от внедрения ECM-системы можно получить только при ее интеграции с основными бизнес-системами предприятия. ПО для управления рабочим процессом следует рассматривать как связующее звено между средствами управления контентом и транзакционными системами. Управление Workflow позволяет организациям автоматизировать бизнес-процессы и существенно снизить необходимость в дополнительных контактах в виде электронных писем, телефонных звонков и других средств коммуникации. Процесс глобализации требует лучшего контроля над хранимой информацией. Обмен данными с партнерами и поставщиками должен происходить с соблюдением правил безопасности, чтобы исключить утечки критичных сведений.

Системы документо-ориентированной групповой работы (Document-Centric Collaboration) обеспечивают работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия. Средства организации совместной работы позволяют наладить совместную работу в случаях, не поддающихся строгой формализации.

С ростом числа мобильных сотрудников и при все чаще применяемом удаленном взаимодействии совместная работа становится весьма актуальной. Традиционный порядок хранения информации в системе хранения данных конкретного отдела уходит в прошлое, при этом необходимость в коллаборативных инструментах внутри организации возрастает. Такие системы, как Instant Messaging, управление web-базированными проектами и даже видеоконференц-связь, рассматриваются в качестве элементов ECM. Средства для организации совместной работы обычно предусматривают:

· коллективное совместное использование баз данных;

· совместную одновременную контролируемую обработку информации;

· применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;

· использование «белых досок» (whiteboards) для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;

· интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

Следует отметить, что те логические системы, которые мы рассмотрели выше, нельзя назвать технологическими модулями, из которых складывается то или иное решение ECM. Они представляют собой, скорее, наборы функций, объединенных неким маркетинговым термином. При интеграции их в единую ECM-систему многие технологические модули оказываются общими, что поясняет схема, приведенная на рис.5.9

Рис. 5.9 - Схема построения типового ECM-решения (источник: ABBYY, 2007)

Согласно схеме, в систему ввода документов (Capture) входят модули «Средства сканирования и импорта» и «Автоматическое индексирование, OCR, ICR, классификация», а также WorkFlow, который будет определять, куда должны направляться отсканированные и обработанные документы.

ERP-стандарты и соответствующие им методики управления и планирования

ERP-стандарты с конца 60-х годов поддерживаются Американским обществом управления производством и запасами (APICS). Бизнес-модель предприятия на базе ERP-стандартов облегчает интеграцию, уменьшает количество ошибок, устраняет излишние операции. Внедрение такой модели невозможно без использования информационных технологий (ERP-систем).

Прогнозирующие и планирующие возможности ERP-системы дают существенное снижение стоимости и повышают качество бизнесс-процессов на предприятии.

В основе ERP-стандартов лежат следующие основные управленческие методики:

1. SCM (Supply Chain Management) - [Управление отношениями с поставщиками] - методология управления цепочками поставок. Концепция SCM придумана для оптимизации управления логистическими цепями и позволяет существенно снизить транспортные и операционные расходы путем оптимального структурирования логистических схем поставок. Концепция SCM поддерживается в большинстве систем ERP- и MRPII-класса.

2. CRM (Customer Relationship Management) - [Управление отношениями с заказчиками] - методология построения автоматизированных систем обслуживания клиентов компании. CRM подразумевает накопление, обработку и анализ не только финансово-бухгалтерской, но и прочей информации о взаимоотношениях с клиентами. Это способствует повышению производительности менеджеров, улучшает качество обслуживания клиентов и способствует увеличению продаж.

3. MPS (Master Planning Shedule) - методология "объемно-календарного планирования", являющаяся базовой практически для всех планово-ориентированных методологий. Применяется в основном в производстве, но также может использоваться и в других отраслях бизнеса, например, дистрибуции.

4. MRP (Material Requirements Planning) - [Автоматизированное планирование потребности сырья и материалов для производства] - методология планирования потребности в материальных ресурсах, заключающаяся в определении конечной потребности в ресурсах по данным объемно-календарного плана производства..

5. CRP (Capacity Requirements Planning) - методология планирования потребности в производственных мощностях. Обычно применяется совместно с MRP ввиду тесной логической связи при планировании. Методологии MRP/CRP применяются в АСУП производственных предприятий.

6. FRP (Finance Requirements Planning) - Планирование финансовых ресурсов.

7. MRPII (Manufacturing Resources Planning) - [Планирование и управление всеми производственными ресурсами предприятия: сырьем, материалами, оборудованием, трудозатратами] - интегрированная методология, включающая MRP/CRP и, как правило, MPS и FRP. При использовании данной методологии обязательно подразумевается анализ финансовых результатов производственного плана.

8. ERP (Enterprise Resources Planning) - [Управление корпоративными ресурсами] интегрированная методология, выполняющая функции, предусмотренные концепциями MPS-MRP/CRP-FRP. Важным отличием от методологии MRPII является возможность "динамического анализа" и "динамического изменения плана" по всей цепочке планирования. Конкретные возможности методологии ERP существенно зависят от программной реализации и делают ее успешной и в торговле, и в сфере услуг, и в финансовой сфере.

9. CSRP (Customer Synchronized Resources Planning) - [Управление, ориентированное на взаимодействие с клиентами, CSRP=ERP+CRM] - методология планирования ресурсов, синхронизированного с покупателем. CSRP включает в себя полный цикл - от проектирования будущего изделия с учетом требований заказчика, до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. Суть CSRP состоит в том, чтобы интегрировать покупателя в систему управления предприятием. При этом не отдел продаж, а сам покупатель размещает заказ на изготовление продукции, сам отвечает за правильность его исполнения и при необходимости отслеживает соблюдение сроков производства и поставки. Предприятие же может очень четко отслеживать тенденции спроса на его продукцию.

10. ERPII (Enterprise Resource and Relationship Processing) - [Управление внутренними ресурсами и внешними связями предприятия, ERPII=ERP+CRM+SCM]. Основная идея ERP II заключается в выходе за рамки задач по оптимизации внутренних процессов организации: кроме интеграции таких традиционных для ERP систем областей деятельности предприятия, как управление финансами, бухгалтерский учет, управление продажами и покупками, отношения с дебиторами и кредиторами, управление персоналом, производство, управление запасами, системы класса ERP II позволяют управлять взаимоотношениями с клиентами, цепочками поставок, вести торговлю через Интернет.

Планирование и управление всеми производственными ресурсами предприятия (MRP II)

Планирование всеми производственными ресурсами производства является усовершен­ствованным методом планирования всех видов ресурсов предприятия, продолжением и расширением замкнутого цикла MRP. Важнейшая ус­тановка стандарта MRP II - обеспечение руководящего персонала необходимой информацией для принятия управленческих решений.

Система MRP II обеспечивает поддержку следующих функций управления предприятием:

· бизнес-планирование;

· планирование продаж и операций;

· планирование производства;

· формирование главного календарного плана производства;

· планирование потребности в материалах;

· планирование потребности в мощностях;

· система поддержки исполнения планов для производственных мощностей и материалов.

Структура MRPII (рис.5.13) охватывает все основные функции планирования производства сверху вниз. Состав функциональных модулей и их взаимосвязи имеют глубокое обоснование с позиции теории управления. Многие понятия, методы и алгоритмы, заложенные в функциональные модули MRPII, остаются неизменными в течение длительного времени и входят в качестве элементов в системы следующих поколений.

Рис. 5.13 - Структура планового механизма в стандарте MRPII

В MRPII-системе реализуется три базовых принципа:

· иерархичность построения ИС - разделение функций планиро­вания на уровни, соответствующие сферам ответственности разных органов управления;

· интеграция функций управления ИС — единое информационное пространство для различных сфер деятельности, связанных с матери­альными и финансовыми потоками в пределах горизонта планирова­ния;

· интерактивное взаимодействие управленческого персонала для моделирования управленческих решений в ИС.

Система представляет собой подробную и точную модель произ­водства, основными объектами которой являются:

· укрупненный план потребности в производственных мощностях;

· план потребности в материалах;

· план потребности в производственных мощностях;

· финансовый план.

Преимущества методологии MRPII:

· возможность планирования оптимальной потребности в матери­альных и производственных ресурсах;

· достоверный учет движения различных видов материальных цен­ностей от момента поступления материала на склад до отгрузки про­дукции потребителю;

· предотвращение дефицита или избытка материальных запасов; и др.

Недостатки методологии MRPII:

· отсутствие интеграции с процессами управления финансами и персоналом;

· ориентация на существующие заказы (специального комплекса задач по прогнозированию спроса нет);

· слабая интеграция с системами проектирования и конструиро­вания (конструкторско-технологической подготовкой производ­ства).