Основные функциональные подразделения внешнеторговой фирмы

Основной целью создания внешнеторговых фирм является осуществление внешнеторговых операций.

К основным этапам внешнеторговой операции относят:

- проведение маркетинговых исследований рынка;

- поиск зарубежного партнера;

- установление контактов с инофирмой;

- анализ и проработка конкурентных материалов:

· подготовка конкурентного листа;

· расчет экспортных цен;

- проработка условий платежа и поставки;

- подготовка проекта контракта;

- проведение переговоров и согласование проекта контракта;

- подписание контракта;

- исполнение контрактных обязательств;

· поставка товаров;

· расчетно-платежные операции;

- контроль за выполнением контрактных обязательств;

- рассмотрение возможных претензий.

Исходя из целевых особенностей фирмы и содержания основных этапов внешнеторговой операции, главными функциональными подразделениями внешнеторговой фирмы являются маркетинговая и оперативно-коммерческая служба, а также отделы, обеспечивающие обслуживание внешнеторговой деятельности фирмы: планово-экономические расчеты, валютно-финансовые и кредитные операции, учет и отчетность, юридические и инженерно-технические вопросы.

В компетенцию маркетинговой службы каждой внешнеторговой фирмы входят:

· изучение возможностей и рынков сбыта, обеспечение рекламы и продвижения товара, подготовка конкурентных материалов и конкурентного листа, необходимых для формирования базисных условий контракта;

· прогнозирование конъюнктуры товарных рынков и динамики цен, контроль и участие в расчетах и обосновании контрактных цен, анализ эффективности экспортно-импортных операций и отдельных сделок, обеспечение необходимой информацией по конъюнктуре, ценам иностранным фирмам;

· методическое обеспечение работы по изучению внешних рынков и изучение его требований к качеству продукции, аналогичной той, которая поставляется на экспорт, а также обеспечение участия фирмы в работе ярмарок и выставок.

Функции оперативно-коммерческой службы отдельно взятой внешнеторговой фирмы включают:

- проведение переговоров с инофирмами, подготовку коммерческих расчетов по определению базисных и валютно-финансовых условий контракта (цены, условий и способов расчета, выбора валюты цены и платежа, сроков поставки и способов доставки) и заключение контрактов;

- организацию поставок (перевозку и страхование внешнеторговых грузов) по подписанным контрактам и контроль за их выполнением, обеспечение технического и гарантийного обслуживания экспортируемой и импортируемой технической продукции;

- рассмотрение рекламаций по экспорту и предъявление таковых по импорту;

- ведение коммерческой переписки с иностранными и российскими контрагентами и другими фирмами;

- организацию и анализ кредитных и расчетных операций, акцепт счетов и обработку внешнеторговых документов, оплату счетов и контроль за осуществлением указанных операций.

Организационно-правовое и договорное обеспечение работы внешнеторговой фирмы и ее служб: оформление документов по рекламациям, ведение арбитражных дел в рамках международного и национального законодательства возлагается на юридическую службу.

По мере развития внешнеторговой фирмы выполнение технических и подготовительных операций, осуществляемое на первом этапе коммерческими и вспомогательными подразделениями, может быть централизовано путем создания специализированных служб, например копировально-множительного бюро, бюро переводов, отдела автоматизированной обработки данных группы коммерческих расчетов. Содержание последней предполагает обособление счетных работ, обработку акцепта счетов, печатание банковско-финансовых счетов и других платежных, расчетных и товаросопроводительных документов.