Учет недостач, потерь и порчи материальных ценностей.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» (в ред. Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З) ст. 12. сельскохозяйственные организации с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле-продаже;

при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Порядок проведения инвентаризаций регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь от 05.12.1995 № 54.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. В ее состав включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Результаты проводимых инвентаризаций оформляются сличительными ведомостями и актом инвентаризации. Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В них отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Выявленные расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

¨ излишек имущества в соответствии с решением руководителя организации приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма относится на финансовые результаты;

недостача имущества и (или) его порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается на себестоимость продукции (работ, услуг). Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

¨ недостача имущества, произошедшая сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи имущества и (или) его порчи в соответствии с решением руководителя организации списываются на финансовые результаты.

Нормы естественной убыли, утвержденные в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Списание недостач и порчи ценностей сверх норм естественной убыли должно быть дополнительно документально оформлено. В документах, представляемых для оформления недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.)

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются за счет прибыли. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Для отражения движение сумм по недостачам, хищениям и потерям от порчи материальных и иных ценностей, включая денежные средства, выявленным в процессе их заготовления, хранения и реализации, независимо от того, подлежат ли они отнесению на счета затрат на производство (расходов на реализацию) или виновных лиц используется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Потери ценностей в результате стихийных бедствий на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" не отражаются. Такие потери относятся на внереализационные расходы отчетного года.

По дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражаются:

¨ по недостающим (похищенным) или полностью испорченным товарно-материальным ценностям - их фактическая себестоимость;

¨ по недостающим (похищенным) или полностью испорченным основным средствам - их остаточная стоимость (первоначальная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации);

¨ по частично испорченным материальным ценностям - сумма определившихся потерь.

По кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражается списание учтенных ранее:

¨ сумм недостач и порчи ценностей в пределах норм естественной убыли (величин, предусмотренных в договоре). При этом биологические потери при хранении сельскохозяйственной продукции в пределах норм естественной убыли списывают со счета 94 путем распределения (пропорционально списанному количеству) по основным каналам движения продукции;

¨ сумм недостач ценностей сверх норм (величин) убыли, потерь от порчи, а также похищенных ценностей;

¨ сумм недостач ценностей сверх норм (величин) убыли и потерь от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников;

¨ сумм недостач товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков.

По кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету указанного счета. При этом на счета учета затрат на производство, счет 44 "Расходы на реализацию", списываются недостающие или испорченные материальные ценности по их фактической себестоимости.

В соответствии с действующим налоговым законодательством недостача, хищение и порча товаров, недостача основных средств, нематериальных активов и объектов незавершенного капитального строительства признаются оборотами по реализации, а поэтому подлежат обложению налогом на добавленную стоимость. Поскольку недостачи в пределах норм естественной убыли относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), они не должны включаться в обороты по реализации, подлежащие налогообложению.

Порядок выявления и источники списания потерь при транспортировке определяются Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 26.04.1996 №285. 12. В случае выявления недостачи товара или его ненадлежащего качества, при необходимости составляется двусторонний акта, в обязательном присутствии представителя продавца.

В случае выявления недостач, хищений и порчи материальных ценностей при приемке их от поставщиков в учете делаются следующие записи:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" на сумму недостачи в пределах норм естественной убыли (величин, предусмотренных в договоре), если при приемке ценностей, поступивших от поставщиков, выявляется недостача или порча;

Дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям")

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" на сумму потерь сверх норм естественной убыли (величин, предусмотренных в договоре), предъявленную поставщикам или транспортной организации.

В случае отказа судом взыскания сумм потерь:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям") на сумму потерь, ранее учтенную на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В соответствии с трудовым кодексом Республики Беларусь (ст. 120) работник может быть привлечен к материальной ответственности при одновременном наличии следующих условий:

1) ущерба, причиненного нанимателю при исполнении трудовых обязанностей;

2) противоправности поведения (действия или бездействия) работника;

3) прямой причинной связи между противоправным поведением работника и возникшим у нанимателя ущербом;

4) вины работника в причинении ущерба.

Работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине нанимателю, в случаях, когда:

1) между работником и нанимателем заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей;

2) имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;

3) ущерб причинен преступлением. Освобождение работника от уголовной ответственности по нереабилитирующим основаниям не освобождает его от материальной ответственности;

4) ущерб причинен работником, находившимся в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

5) ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных нанимателем работнику в пользование для осуществления трудового процесса;

6) ущерб (с учетом неполученных доходов) причинен не при исполнении трудовых обязанностей.

Работники, как правило, несут полную материальную ответственность за ущерб, причиненный по их вине нанимателю. При этом работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично. С согласия нанимателя работник может передать для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное.

Возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению нанимателя путем удержания из заработной платы работника. В остальных случаях возмещение ущерба производится в судебном порядке.

Пример. В результате инвентаризации готовой продукции, находящихся в подотчете у материально ответственного лица выявлена недостача на сумму 100000 руб. и излишек ценностей на сумму 55000 руб. В соответствии с произведенными расчетами недостача в пределах норм естественной убыли составила 10000 руб. Недостача на сумму 25000 произошла в результате пересортицы продукции и может быть уменьшена за счет выявленного излишка. В бухгалтерском учете следует сделать следующие записи:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 43 «Готовая продукция» на сумму выявленной недостачи в учетных ценах – 100000 руб.

Списание естественной убыли должно производиться на основании расчета, составленного бухгалтером при участии материально ответственного лица и утвержденного руководителем организации, так как естественная убыль материальных ценностей должна быть списана в фактических размерах, но не выше установленных норм. При несоблюдении данного требования нормы естественной убыли не применяются.

Дебет счета 20 «Основное производство»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на сумму недостачи в пределах норм естественной убыли в учетных ценах. – 10000 руб.

При определении фактической себестоимости готовой продукции (в конце года) на сумму калькуляционной разницы по данной недостаче необходимо сделать запись:

Дебет счета 20 «Основное производство»

Кредит счета 20 «Основное производство»

Дебет счета 43 «Готовая продукция»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на сумму уменьшения недостачи при проведении взаимозачета в соответствии с законодательством – 25000 руб.

Дебет счета 43 «Готовая продукция»

Кредит счета 92 «Внереализационные доходы и расходы» на оставшуюся после взаимозачета сумму излишка готовой продукции – 30000 руб.

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» на сумму исчисленного налога на добавленную стоимость по недостаче готовой продукции в соответствии с законодательством 11700 руб.

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на сумму недостачи, отнесенную на виновное лицо – 76700 руб.

С виновных лиц взыскивается стоимость недостающих или похищенных товарно-материальных ценностей в соответствии с законодательством.

Разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", и их стоимостью, отраженной на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", относится в кредит счета 98 "Доходы будущих периодов" (субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц и балансовой стоимостью по недостачам ценностей"). По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница отражается по дебету счета 98 "Доходы будущих периодов" (субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей") в корреспонденции с кредитом счета 92 "Внереализационные доходы и расходы".

Недостачи ценностей, выявленные в отчетном году, но относящиеся к прошлым отчетным периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 98 "Доходы будущих периодов". Одновременно на эти суммы дебетуется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба") и кредитуется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По мере погашения задолженности кредитуется счет 92 "Внереализационные доходы и расходы" и дебетуется счет 98 "Доходы будущих периодов".

Аналитический учет по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» ведется в ведомости учета недостач и потерь (форма № 54-АПК). Записи по дебету этого счета с указанием корреспондирующих счетов производят по каждому материально-ответственному лицу на основании первичных документов, сгруппированных в отчете о движении продуктов и материалов, по следующим показателям: суммы выявленных недостач и хищений, суммы потерь от порчи и повреждения ценностей, перечисленные суммы с других счетов (графы 2, 3, 4).

По кредиту счета 94 записи в ведомость производят по следующим направлениям: отнесение недостач и порчи ценностей на виновных лиц (графа 6), списание за счет прочих доходов (по суммам растрат и хищений при отсутствии конкретных виновных лиц) (графа 7), отнесение на затраты производства или издержки обращения (графы 8, 9, 10) – в пределах норм естественной убыли при хранении или реализации, от падежа животных на выращивании и откорме; по недостачам и потерям при отсутствии конкретных виновных лиц или сверх норм естественной убыли (графа 11). В графе 12 записывают суммы (или часть суммы) недостач и хищений, во взыскании которых отказано судом, отнесенные в установленном порядке на убытки. Имеющие место суммы недостач, потерь и хищений, отнесенные на себестоимость продукции, отражают в графе 13 ведомости.

По каждому должнику выводят остаток (графа 15) на конец месяца путем прибавления к остатку на начало месяца (графа 1) выявленной суммы в отчетном месяце (графа 5) и вычитания списанных сумм (графа 14). Из общей суммы долга на конец месяца по каждой строке (должнику) выделяют суммы, не переданные в судебно-следственные органы (из них – за прошлые годы), о чем делают отметку на поле бланка ведомости.