Подготовка графических справочников

Этот меморандум был представлен на подпись главе отдела, который зани­мается подготовкой и выпуском графических справочников. Справочники состо­ят из графиков, отражающих деятельность компании в самых разных направле­ниях за предшествующий период: график изменения уровня продаж, график изменения издержек и прибыли и т.д. Они полезны для менеджеров среднего звена, активно использующих их при подготовке презентаций для топ-менеджеров.

Ситуация, которая была описана в меморандуме, складывалась крайне неудовлетворительно. Главу отдела замучили ошибки в графиках. Главным образом они возникали в ходе работы над составлением графиков, а именно:

Ошибки могли возникнуть во время сбора и ввода информации, исходные показатели часто были неполными или представлялись не вовремя. Графики обрабатывались с опозданием, так что не хватало времени исправить заме­ченные ошибки. Но даже если графики были абсолютно точны, когда подшива­лись в сводные справочники, новая проблема все же возникала. Ее порождали сами менеджеры-заказчики: по каким-либо соображениям они могли внезап­но решить, что график необходимо изменить, чтобы он стал понятнее или изображал выгодную для презентации тенденцию. В этих случаях менеджеры даже не информировали отдел, работающий над графиками, о предполагаемых или внесенных изменениях.

Рассматриваемый нами отдел отвечал за выпуск четырех справочников. По скольку при выпуске одного из них для сбора информации использовался супермощный компьютер, руководитель отдела рассудил, что с этой же целью его можно использовать и для других справочников.

Система генерирования графиков

В конце концов, руководитель решил, что наиболее удобной была бы сис­тема вроде следующей:

Предполагаемая система

Глава отдела попросил своего лучшего помощника написать доклад высшему руководству, которое знало об этой проблеме, дабы убедить начальство в не­обходимости изменений. В итоге появился документ, приведенный на рис. 35.

В документе говорилось приблизительно следующее:

Ситуация = В данный момент мы отвечаем за выпуск справочников.

Затруднение = Существуют некоторые проблемы, с которыми мы сталкива­емся из-за передачи данных.

Вопрос =?

Ответ = Это существующий процесс выпуска справочников.

Этот блок - описание системы генерирования графиков (вы­вод на локальные компьютеры) и соответствующие про­блемы.

Проблемы являются следствием неэффективности процес­са, который необходимо улучшить, устранив лишние этапы. Когда вам будет удобно, можем ли мы обсудить лучшие ва­рианты?

Рис. 35

Кому:

От кого:

Тема доклада: Сроки и процесс выпуска графических справочников.

Как вы знаете, ответственность за производство четырех справочников с гра­фическими материалами перешла от Департамента корпоративного планиро­вания к Департаменту финансового анализа. Цель этого доклада — очертить основные задачи/проблемы, которые возникли вследствие передачи дел.