Запустить приложение MS Access. Создайте базу данных и сохраните её на личном сетевом диске в папке Работы в Access под именем Преподаватели.accdb

Практическое занятие № 4

Создание однотабличной базы данных в MS Access

1) Проектирование базы данных

2) Создание таблиц и пользовательских форм для ввода данных

3) Создание запросов и отчетов

Цель работы: изучение приемов задания структуры таблиц базы данных, заполнения их записями.

Перед выполнением работы необходимо изучить следующие разделы:

- способы создания таблиц;

- поля, записи таблицы;

- типы данных и свойства полей;

- заполнения таблиц данными;

- задание ключевых полей.

Задания к работе

Запустить приложение MS Access. Создайте базу данных и сохраните её на личном сетевом диске в папке Работы в Access под именем Преподаватели.accdb

2. Создать таблицу БД в режиме конструктора, для этого необходимо:

· в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке <Создать>;

· в окне «Новая таблица» выберите пункт Конструктори щелкните по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы.

· Для определения полей таблицы:

o введите в строку столбца «Имя поля» имя первого поля Код преподавателя;

o в строке столбца « Тип данных» щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

· Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с таблицей:

· Для сохранения таблицы:

o выберите пункт меню Файл, Сохранить;

o в диалоговом окне «Сохранение» введите имя таблицы Преподаватели;

o щелкните по кнопке <ОК>.

3.Введите ограничения на данные, вводимые в поле «Должность»; должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент для этого:

· войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке <Конструктор>.

· в верхней части окна щелкните по полю «Должность»;

· в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

· щелкните по кнопке … для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

· в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения.

4.Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле «Должность», для этого:

· В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правильно введите данные".

5.Задайте значение по умолчанию для поля «Должность» в виде слова Доцент», для этого:

· В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент".

6.Введите ограничения на данные в поле <Код>; эти данные не должны повторяться.

· Введите ограничения на данные в поле «Код ». Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле «Код» тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:

· щелкните по строке параметра Индексированное поле;

· выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

· перейдите в режим Таблица,на вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.

7.Заполните таблицу данными в соответствии с таблицей и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле «Должность».

· Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: "Такой должности нет, правильно введите данные".

· Введите правильное слово.

8.Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова, для этого:

· выполните команду Главная / Найти;

· в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;

· в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ;

· в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

· в строке параметра С учетом формата полей установите флажок;

· щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;

· щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;

· щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

10.Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 450 р. на 470 р., для этого:

· переведите курсор в первую строку поля «Зарплата»;

· выполните команду Главная / Найти,выбрать вкладкуЗАМЕНА;

· в появившемся окне в строке Образец введите 450 р.;

· в строке Заменить на введите 470. Обратите внимание на остальные опции – вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

· щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись, но здесь не нужно менять данные, поэтому снова щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на девятую запись - это то, что нам надо;

· щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

· щелкните по кнопке <3акрыть>.

11.Произведите сортировку данных в поле «Год рождения» по убыванию, для этого:

· щелкните по любой записи поля « Год рождения»;

· щелкните по кнопке на вкладке Главная , все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле «Год рождения».

12.Произведите фильтрацию данных по полям «Должность» и «Дисциплина», для этого:

· щелкните по записи Доцент поля «Должность»;

· щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному.В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах;

· щелкните по записи Информатика поля «Дисциплина»;

· щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному.В таблице останутся только записи о преподавателях – доцентах кафедры информатики;

· для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр.В таблице появятся все данные.

13.Выполните предварительный просмотр созданной таблицы, для этого:

· выполните команду Кнопка Office / Печать / Предварительный просмотр,

· закройте окна просмотра.

14. С помощью Мастера форм создайте форму Состав преподавателей (тип один столбец)? Для этого:

· откройте вкладку Создание /Формы /другие формы/ Мастер форм в окне базы данных;

· выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели;

· щелкните по кнопке <ОК>;

· в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке >>

· щелкните по кнопке <Далее>;

· в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкните

· по кнопке <Далее>;

· в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке <Далее>;

· в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре параметр Состав преподавателей. Остальные параметры в окне оставьте без изменений;

· щелкните по кнопке <Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец.

· Столбец слева — это названия полей, столбец справа — данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра "1"). Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке (в сторону записей с большими номерами) или (в сторону записей с меньшими номерами). Кнопка — это переход на первую запись, кнопка — переход на последнюю запись.

15.Найдите запись о доценте Гришине, находясь в режиме формы.

16. Измените зарплату ассистенту Сергеевой с 470 р. на 490 р. , находясь в режиме формы.

17.Измените название поля «Дисциплина» на «Преподаваемая дисциплина». Для этого:

· перейдите в режим Конструктора, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Главная / Конструктор;

· щелкните правой кнопкой мыши в поле «Дисциплина» (на названии поля — оно слева, а строка справа с именем Дисциплина —это ячейка для данных, свойства которых мы не будем менять). В появившемся меню выберите пункт Свойства.

· На экране откроется окно свойств для названия поля «Дисциплина»;

· щелкните по строке с именем Подпись, т.е. там, где находится слово Дисциплина, и сотрите слово "Дисциплина" и введите "Преподаваемая дисциплина";

· для просмотра результата перейдите в Режим формы.

18.Выполните предварительный просмотр созданной формы, для этого:

· выполните команду Кнопка Office / Печать / Предварительный просмотр,

· закройте окна просмотра.

19.На основе таблицы Преподаватели создайте простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и их должность, для этого:

· в окне базы данных откройте вкладку Создание / Мастер Запросов,

· из появившихся пунктов окна «Новый запрос» выберите Простой запроси

· щелкните по кнопке <ОК>;

· в появившемся окне в строке Таблицы/запросы выберите таблицу Преподаватели (если других таблиц или запросов не было создано, она будет одна в открывающемся списке);

· в окне «Доступные поля» переведите выделение на параметр Фамилия,

· щелкните по кнопке >. Слово Фамилия перейдет в окно «Выбранные поля»;

· аналогично в окно «Выбранные поля» переведите поля « И м я » , «Отчество» , «Должность» (порядок важен — в таком порядке данные и будут выводиться);

· щелкните по кнопке <Далее>;

· в строке параметра Задайте имя запроса введите новое имя Должности преподавателей,

· щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с результатами запроса.

20.Данные запроса отсортируйте по должностям, для этого:

· щелкните в любой строке поля «Должность»;

· отсортируйте данные по убыванию.

21.Сохраните запрос, для этого:

· щелкните по кнопке или выполните команду Кнопка Office / Сохранить;

· закройте окно запроса.

22.Создайте запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины, а в качестве параметра задайте фамилию преподавателя и выполните этот запрос для преподавателя Гришина, для этого:

· создайте запрос на выборку для следующих полей таблицы Преподаватели. «Фамилия», « И м я », «Отчество», «Преподаваемая дисциплина».

· Запрос создавайте аналогично тому, как это делалось в п. 19;

· задайте имя запросу Преподаваемые дисциплины;

· щелкните по кнопке <Готово>, На экране появится таблица с результатами запроса;

· перейдите в режиме конструктора, щелкнув по кнопке

· в строке параметра Условия отбора для поля «Фамилия» введите фразу (скобки тоже вводить):

[Введите фамилию преподавателя]

· выполните запрос, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Работа с запросами \ конструктор \ Запуск

· в появившемся окне введите фамилию Гришин и щелкните по кнопке <0К>. На экране появится таблица с данными о преподавателе Гришине — его имя, отчество и преподаваемая им дисциплина;

· сохраните запрос;

· закройте окно запроса.

23.На основе таблицы Преподаватели создайте отчет с группированием данных по должностям, для этого:

· откройте вкладку Создание /Отчеты / Мастер отчетов;

· щелкните по значку раскрывающегося списка в нижней части окна;

· выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели;

· щелкните по кнопке <ОК>. В появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля из таблицы, поэтому щелкните по кнопке>>;

· щелкните по кнопке <Далее>;

· в появившемся окне присутствует перечень полей. Переведите выделение на поле «Должность»;

· щелкните по кнопке >. Таким образом вы задаете группировку данных по должности;

· щелкните по кнопке <Далее>;

· параметры появившегося окна оставим без изменений, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

· в появившемся окне выберите стиль оформления отчета;

· щелкните по кнопке <Далее>;

· в появившемся окне введите название отчета Преподаватели;

· щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится сформированный отчет;

· просмотрите, а затем закройте отчет.