Типы данных

СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

Цель работы: Познакомиться с типами данных, научиться определять все параметры макета таблицы в режиме конструктора. Научиться создавать однотабличную базу данных.

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Все составляющие базы данных, такие как, таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д. в Access 97 хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые данные. Внешне каждая таблица Access похожа на таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге – она состоит их столбцов, называемых полями , и строк, называемых записями. Каждая запись содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

При разработке структуры таблицы, прежде всего необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. ВAccess можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано в режиме конструктора.

Типы данных

· Числовые. – числовые данные любых форматов, используемые для проведения расчетов.

· Временные и дата-временные, предназначенные для хранения информации о времени и /или дате. Например: 31.01.85 (дата), 9:10:03 (время), 3.06.1960 12:00 (дата и время);

· Денежные – Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точной до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.

· Символьные переменной длины, предназначенные для хранения текстовой информации большой длины, например документа;

· Двоичные, предназначенные для хранения графических объектов, аудио- и видеоинформации, пространственной, хронологической и другой специальной информации. Например в MS Access таким типом является тип данных «поле объекта OLE», который позволяет хранить в БД графические данные в формате BMP (Bitmap) и автоматически их отображать при работе с БД.

· Гиперссылки (hyperlinks), предназначенные для хранения ссылок на различные ресурсы (узлы, файлы, документы и т. д.), находящиеся вне базы данных, например в сети Интернет, корпоративной сети интранет или на жестком диске компьютера.

В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

- использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных

- мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных раннее таблиц.

- ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат

- определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая вам нужна, и поэтому далее рассмотрим именно этот метод.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

1.Создайте новую базу данных

2.Создайте таблицу базы данных

3 Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1

4 Сохраните созданную таблицу.

.

Таблица 1. Таблица данных Преподаватели

Внимание! Обратите внимание на вкладку Общие в нижней части экрана. Советуем изменить данные в пункте Размер поля, а остальные пункты оставить по умолчанию. Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов. Но вряд ли поле «Фамилия» будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. Не бойтесь ошибиться — в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) — тогда надо выбрать Целое, либо дробные числа — тогда надо выбрать С плавающей точкой. Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные. В результате ваша таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится.

Для сохранения таблицы:

· • выберите пункт меню Файл, Сохранить;

· • в диалоговом окне «Сохранение» введите имя таблицы Преподаватели;

· • щелкните по кнопке <ОК>.

Примечание. В результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам задать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Как создать новую базу данных?

2. Перечислите основные типы данных, которые используются в Access.

3. Назовите способы создания таблицы.

4.С какой целью вы редактировали данные в пункте Размер поля?

5.Что такое ключевое поле? Всегда ли его необходимо задавать в таблице?