Хід роботи. Тема: Введення та перегляд даних за допомогою форми

Лабораторна робота № 11

Тема: Введення та перегляд даних за допомогою форми. Формування звітів.

Мета: Навчитися заносити до бази даних та переглядати дані таблиць за допомогою форм у середовищі Microsoft Access.

Обладнання та ПЗ: персональний комп’ютер, пакет прикладних програм Microsoft Office.

Завдання

1. Завантажити програму Microsoft Access.

2. За допомогою Майстра форм створіть форму Склад викладачів (тип - форма один стовпчик).

3. Знайдіть запис про доцента Гришина, перебуваючи в режимі форми.

4. Змінить зарплатню асистентові Сергієвій з 470 грн. на 490 грн.

5. Зробіть сортування даних у полі "Прізвище" у спадному порядку.

6. Зробіть фільтрацію даних по полю "Посада".

7. Змінить назву поля "Дисципліна" на "Дисципліна, що викладається".

8. Переглянете форму з погляду того, як вона буде виглядати на аркуші паперу.

9. Зберегти БД на власному носії та на диску D: .

10. На основі таблиці Викладачі створіть звіт із групуванням даних по посадах.

11. Зберегти БД на власному носії та на диску D: .

12. Оформити звіт.

13. Закрити документи. Закрити прикладку.

Хід роботи

2. Для створення форми Склад викладачів:

§ відкрийте вкладку Форми у вікні бази даних;

§ клацніть по кнопці <Створити>;

§ у вікні, що з'явилося, виберіть (підведіть курсор миші й клацніть лівою кнопкою)пункт Майстер форм;

§ клацніть по значку списку в нижній частині вікна;

§ виберіть зі списку, що з'явився, таблицю Викладач;

§ клацніть по кнопці <ОК>;

§ у вікні, що з'явилося, виберіть поля, які будуть присутні у формі. У даному прикладі мають бути присутнім всі поля, тому клацніть по кнопці ;

§ клацніть по кнопці <Далі>;

§ у вікні, що з'явилося, вже обрано вигляд Форма в один стовпець, тому клацніть по кнопці <Далі>;

§ у вікні, що з'явилося, виберіть стиль оформлення. Для цього клацніть за словами, що означають стилі, або переміщуйте виділення стрілками нагору або вниз на клавіатурі. Після вибору стилю клацніть по кнопці <Далі>;

§ у вікні, що з'явилося, задайте ім'я форми, набравши на клавіатурі параметр Склад викладачів. Інші параметри у вікні залишіть без змін;

§ клацніть по кнопці <Готово>. Перед вами відкриється форма в один стовпець. Стовпець ліворуч - це назви полів, стовпець праворуч - дані першого запису (у нижній частині вікна в рядку параметра Запис знаходиться цифра "1"). Для переміщення по записах треба клацнути по кнопці (в бік записів з більшими номерами) або (в бік записів з меншими номерами).

3. Для пошуку викладача Миронова:

§ переведіть курсор у перший рядок поля «Прізвище»;

§ виконаєте команду Исправления/Найти;

§ у вікні, що з'явилося, у рядку Зразок введіть прізвище Миронов;

§ в рядку параметра Перегляд повинне бути слово ВСІ (мається на увазі шукати по всіх записах);

§ у рядку параметра Збіг виберіть зі списку параметр Із будь-якою частиною поля;

§ у рядку параметра Тільки в поточному полі встановіть прапорець (повинна стояти «галочка»);

§ клацніть по кнопці <Знайти>. Курсор перейде на другий запис і виділить слово Миронов;

§ клацніть по кнопці <Знайти далі>. Курсор перейде на сьомий запис і також виділить слово Миронов;

§ клацніть по кнопці <Закрити> для виходу з режиму пошуку;

4. Для заміни зарплати асистентові Сергєєвій з 470 р. на 490 р.:

§ переведіть курсор у перший рядок поля "Зарплата";

§ виконайте командуПравка/Заменить;

§ у вікні, що з'явилося, у рядку параметра Зразок уведіть 470 р.;

§ в рядку параметра Замінити на введіть 490 р. Зверніть увагу на інші опції - вам треба вести пошук по всіх записах даного поля;

§ клацніть по кнопці <Знайти далі>. Курсор перейде на четвертий запис;

§ клацніть по кнопці <Замінити>. Дані будуть змінені;

§ клацніть по кнопці <Закрити>.

5. Для сортування даних у поле "Дата народження" у спадному порядку:

§ клацніть по будь-якому запису поля "Дата народження";

§ виконайте команду Записи/Сортировка/Сортировка по убыванию. Всі дані в таблиці будуть відсортовані відповідно до спадання значень у полі "Дата народження".

6. Для фільтрації даних по полю "Посада":

§ клацніть по записі Доцент поля "Посада";

§ виконайте командуЗаписи/Фильтр/Фильтр по выделенному. У формі залишаться тільки записи про викладачів - доцентів;

§ клацніть по запису Інформатика поля "Дисципліна";

§ клацніть по кнопці або виконайте командуЗаписи/Фильтр/Фильтр по выделенному. У формі залишаться тільки записи про викладачів – доцентів, що викладають інформатику;

§ для скасування фільтра клацніть виконаєте командуЗаписи/Видалити фільтр. У таблиці з'являться всі дані;

7.Змініть назву поля "Дисципліна" на "Дисципліна, що викладається". Для цього:

§ перейдіть у режим конструктора, виконавши командуВид/Конструктор;

§ клацніть правою кнопкою миші в полі "Дисципліна" (на назві поля - воно ліворуч, а рядок праворуч із ім'ям Дисципліна - це комірка для даних, властивості яких ми не будемо змінювати). У меню, що з'явився, виберітьпункт Властивості.На екрані відкриється вікно властивостей для назви поля "Дисципліна";

§ клацніть по рядку з ім'ям Підпис, тобто там, де знаходиться слово Дисципліна;

§ зітріть слово "Дисципліна" й уведіть "Дисципліна, що викладається";

§ для перегляду результату перейдіть у режим форми, виконавши команду Вид/Режим форми;

§ остаточно відредагуйте форму в режимі конструктора: збільште довжину тих полів, де текст повністю не вміщується, і зменшите занадто більші.

8. Для перегляду створеної форми:

§ клацніть по кнопці або виконайте командуФайл/Предварительный просмотр. Ви побачите форму як би на аркуші паперу;

§ закрийте вікно перегляду.

Примітка. Не дивуйтеся отриманому результату, тому що на аркуші помістилося кілька сторінок форми. Роздруковувати форму не будемо, тому що основне призначення подібної форми - зручне порядкове введення й перегляд даних, а не збереження даних у вигляді паперового документа.

9. Для створення звіту:

§ відкрийте вкладку Звіти й клацніть по кнопці <Створити>;

§ у вікні, що відкрилося, виберіть пункт Майстер звітів;

§ клацніть по значку списку, що розкривається, у нижній частині вікна;

§ виберіть зі списку, що з'явився, таблицю Викладачі;

§ клацніть по кнопці<OK>, У вікні, що з'явилося, виберіть поля, які будуть присутні у формі (Прізвище, Ім'я, По батькові, Посада).

§ клацніть по кнопці < Далі>;

§ у вікні, що з'явилося, є присутнім перелік полів. Переведіть виділення на поле "Посада";

§ клацніть по кнопці . У такий спосіб ви задаєте угруповання даних за посадою;

§ клацніть по кнопці < Далі>;

§ параметри вікна, що з'явилося (сортування) залишимо без змін, тому клацніть по кнопці < Далі>;

§ виберіть макет - східчастий, < Далі>;

§ у вікні, що з'явилося, виберіть стиль оформлення звіту;

§ клацніть по кнопці. <Далі>;

§ у вікні, що з'явилося, уведіть назву звіту Викладачі;

§ клацніть по кнопці <Готове>. На екрані з'явиться сформований звіт;

переглянете, а потім закрийте звіт.

Контрольні питання

1. Як переглянути властивості всієї форми? _______________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

2. Для чого використовується область виділення на формі? __________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

3. Як налаштувати режим автоматичного підстроювання меж форми під розмір записів? _________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

4. Як центрувати положення форми у вікні прикладки? _____________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

5. Що означає властивість форми Модальне вікно? _________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

6. Що таке пов’язані форми?____________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

7. Що таке підпорядковані форми? _______________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

8. Що таке елементи управління?_________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

9. Як налаштувати в якості фона форми малюнок? __________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

10. Надайте визначення звіту.____________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

11. Які розділи має макет звіту?__________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

12. Які режими роботи зі звітами існують? _________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

13. Як створити обчислюване поле у звіті? _________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

14. Як додати малюнок до заголовку звіту? ________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

15. Що таке знімок звіту? _______________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

16. Опишіть можливості форматування параметрів друку звіту.________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

Висновок: _________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________