Цели рационального разделения и кооперации труда в местной администрации

Основные признаки, по которым осуществляется разделение труда:

♦ состав и содержание функций управления;

♦ технологическая однородность работ;

♦ сложность выполняемых работ и квалификационные характеристики ис­полнителей.

В соответствии с этими признаками различают функциональное, технологи­ческое и квалификационное разделение труда.

Функциональное разделение труда — это разграничение и обособление дея­тельности групп работников по функциям управления и относительно самостоя­тельным сферам деятельности.

Технологическое разделение труда — это разделение труда по видам работ и операций, закрепление их за определенными группами работников и отдель­ными исполнителями, что обеспечивает специализацию работников, их ориента­цию на выполнение однородных или сопряженных видов работ и операций. В общем виде технологическое разделение труда воплощается в разделении управленческого персонала на руководителей, специалистов и технических ис­полнителей, однако степень дифференциации зависит от многообразия закреп­ленных за работником технологически разнородных работ и решаемых задач. Можно выделить три формы технологического разделения труда, причем каж­дой категории управленческого персонала соответствует одна из них.

Целевая форма предполагает закрепление за работником широкого круга за­дач и разнообразных видов работ, связанных с достижением определенной цели. Она характерна для руководителей.

Предметная форма предполагает закрепление за работником одной или не­скольких однородных, связанных между собой задач. Эта форма наиболее харак­терна для специалистов, но может использоваться и для технических исполните­лей (например, специалист по социальной защите, специалист по работе с населением, специалист по охране прав детей и т. п.).

Операционная форма предполагает наибольшую степень дифференциации тру­да, когда за работником закрепляются однородные операции (машинопись, учетные операции, переработка информации с помощью ЭВМ и т. п.). Она использу­ется в основном для технических исполнителей (например, для машинистки).

Технологическое разделение труда, разграничивая деятельность работников администрации по признаку однородности выполняемых работ, позволяет выде­лить типичные работы, для которых целесообразно разработать процедуры вы­полнения, а также стереотипные и формализуемые операции, которые могут вы­полняться с помощью технических средств.

Квалификационное разделение труда означает распределение обязанностей ме­жду работниками различных квалификаций с учетом сложности поручаемых им работ и занимаемой должности. Оно осуществляется внутри профессиональных групп специалистов и технических исполнителей в рамках структурных подраз­делений администрации. Квалификационное разделение труда обусловливает необходимость кооперации труда между отдельными муниципальными служа­щими внутри структурного подразделения, занимающими различные должности и имеющими различную квалификацию.

Планирование индивидуальной работы муниципального служащего

Планирование индивидуальной трудовой деятельности муниципального служа­щего является важным элементом организации труда в местной администрации. Оно осуществляется в определенной последовательности и включает следующие элементы:

♦ анализ личного бюджета времени;

♦ оценку планируемого объема работ (деятельности);

♦ сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени;

♦ формирование личного перспективного плана;

♦ разработку проекта рабочей недели и плана рабочего дня.

Большое значение для планирования личной работы имеет обоснованный вы­бор формы записи текущих дел. Это могут быть: календарь для записи личных дел, календарь-еженедельник, записная книжка, разграфленный определенным образом лист ватмана, картотека и т. п.

Планирование личного бюджета времени по существу сводится к составле­нию проекта процессов на предстоящий период. Это необходимо для того, чтобы работник четко представлял себе, что ему необходимо выполнить в первую оче­редь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим ис­полнителям, а каких нагрузок можно избежать вовсе.

При индивидуальном планировании работы муниципального служащего це­лесообразно придерживаться ряда проверенных практикой принципов.

1. План целесообразно составлять только на определенную долю рабочего вре­мени, согласно рекомендациям специалистов — примерно на 60%. Из оставших­ся 40% около 20% времени приходится на непредвиденную активность (резерв времени и непланируемые действия), а еще 20% остается на спонтанную активность и творчество. В зависимости от вида и рода занятий возможны отклонения в запланированных объемах времени.

2. Необходимо систематически анализировать виды деятельности и расходы времени, для чего следует фиксировать и перепроверять, как оно используется. Это позволяет постоянно контролировать собственный бюджет времени и нака­пливать опыт определения затрат времени на различные виды трудовой деятель­ности, корректировать распределение рабочего времени.

3. Задачи, которые предстоит решить в плановом периоде, следует свести во­едино, составить последовательный план действий, предварительно разделив все задачи на долго-, средне- и краткосрочные и установив приоритетность выпол­нения.

Составляя план работы, целесообразно руководствоваться следующими пра­вилами:

♦ в план надо включать только такой объем работ, который реально может быть выполнен;

♦ план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям, по­скольку важно достижение поставленных целей, а не просто соблюдение позиций плана;

♦ необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени;

♦ временной план целесообразно составлять в привычной для исполнителя письменной форме, а невыполненные задачи, которые по достижении кон­трольного срока не утратили своего значения, следует переносить на сле­дующий период;

♦ в планах следует указывать ожидаемые результаты или конечные цели, что позволяет направить усилия на их достижение;

♦ важно ставить конкретные сроки исполнения для всех видов работ, что по­зволяет повысить самодисциплину и самоорганизованность;

♦ надо не планировать «спешных» дел, поскольку далеко не всегда неотлож­ное дело является самым важным и срочным, однако именно «спешные» дела занимают большую часть времени;

♦ следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать);

♦ при планировании необходимо учитывать время, которое тратится на по­ездки и ожидания;

♦ в плане следует резервировать часть времени на творческую работу и повы­шение квалификации;

♦ при планировании в некоторых случаях необходимо рассматривать альтер­нативные варианты;

♦ в плане нужно предусматривать разнообразие деятельности, чередование долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;

♦ желательно согласовывать личный план с планами коллег и ожидаемых по­сетителей.

Большую помощь при планировании и организации личного рабочего време­ни муниципальным служащим как работникам умственного труда оказывают компьютер и другие технические средства, позволяющие облегчить труд и сде­лать его более продуктивным. Особенно актуальными для муниципальных слу­жащих становятся рационализация документооборота, разработка оптимальных процедур принятия управленческих решений, комфортные условия труда и ор­ганизация автоматизированных рабочих мест.

Стиль работы администрации и роль ее лидера

Система планирования, организация и стиль работы муниципальной админист­рации в значительной степени зависят от личности руководителя. В отличие от представительного органа, где все решения принимаются коллегиально, а руко­водитель исполняет лишь функции ведущего (спикера), администрация как ис­полнительный орган организуется на принципе единоначалия. В зависимости от прежней профессии, квалификации и личных качеств главы администрации мо­жет изменяться и сама ее структура, например количество заместителей и рас­пределение обязанностей между ними.

В теории менеджмента известно несколько стилей работы руководителя, ока­зывающих влияние на деятельность организации и поведение подчиненных. На крайних позициях находятся лидер авторитарного типа, замыкающий на себя решение всех больших и малых проблем, и либеральный лидер-стратег, остав­ляющий за собой лишь общее руководство и возлагающий решение всех теку­щих задач на членов подобранной им команды. В реальной жизни всегда наблю­дается сочетание того и другого.

Самим характером муниципальной деятельности востребован руководитель с демократическим стилем управления, умеющий организовывать коллегиаль­ную работу, выслушивать различные точки зрения, постоянно сверять принятые решения с ходом их реализации, не бояться вносить в них необходимые коррек­тивы.

18.3. Кадровое обеспечение муниципального управления

Роль и значение кадрового обеспечения муниципального управления

Кадры муниципального управления — это совокупность работников, профессио­нально выполняющих функции муниципального управления или способствую­щих их осуществлению, а также обеспечивающих управление муниципальным хозяйством.

Квалификация кадров, понимание работниками своих задач и отношение к делу являются решающими факторами эффективности муниципального управ­ления. В органах местного самоуправления работает много специалистов высо­кой квалификации, с большим опытом в своих сферах, но воспитанных в старых традициях административно-командной системы. Они не воспринимают собст­венную деятельность как специфическую муниципальную управленческую дея­тельность и используют в своей работе подходы, характерные для управления хозяйственными структурами (ориентированными на максимизацию дохода или прибыли) или структурами государственного управления. Причины такого по­ложения дел — это прежде всего недолгая история муниципального управления в России и несовершенная система подготовки, переподготовки и повышения квалификации муниципальных кадров.

Основной костяк кадров муниципального управления составляют муници­пальные служащие. Вопросы правового обеспечения муниципальной службы изложены в главе 1, вопросы организации труда в местной администрации и планирования работы муниципальных служащих — в разделе 8.2. Здесь рассмат­риваются требования, предъявляемые к муниципальным кадрам, и вопросы обеспечения органов местного самоуправления кадрами, отвечающими этим тре­бованиям.

Кадры муниципального управления входят в более широкую категорию «кад­ры управления», профессиональная деятельность которых полностью или пре­имущественно связана с выполнением функций по управлению социально-эко­номическими процессами. По существующей классификации кадры управления подразделяются на три группы в соответствии с участием в подготовке, приня­тии и реализации управленческих решений:

♦ руководители;

♦ специалисты;

♦ вспомогательно-технический и обслуживающий персонал.

Конкретный состав кадров администрации муниципального образования оп­ределяется ее штатным расписанием.

С учетом занимаемой должности предметом деятельности муниципального менеджера может быть выполнение собственно управленческих (руководящих), исполнительских и контрольных функций в различных соотношениях.

Требования к муниципальным кадрам

Требования к уровню знаний, умений и навыков муниципальных служащих за­висят от занимаемой должности и выполняемых функций.

Муниципальные должности в соответствии с реестром должностей подразде­ляются на высшие, главные, ведущие, старшие и младшие (см. главу 1). По вы­полняемым функциям муниципальные служащие могут быть отнесены к низо­вому, среднему и высшему звену управления (табл. 8).

С учетом выполняемых функций к муниципальным служащим предъявляют­ся следующие требования.

Низовое звено — знание конкретной сферы деятельности специалиста, методов подготовки и принятия управленческих решений, способов мотивации труда, психологии, умение ослаблять напряжение, в том числе вызванное решениями руководства.

Среднее звено — знание научных методов управления, общего менеджмента, специальных экономических и управленческих наук, владение практическими инструментами и методиками, знание социально-психологических методов управления, аналитические навыки.

Высшее звено — умение предвидеть и оценить ситуацию, а также перспектив­ность того или иного дела, гибкость и адаптивность к изменениям внешней сре­ды, обладание качествами лидера, новаторское мышление, владение инструмен­тами стратегического и инновационного менеджмента, знания по общим, эко­номическим, специальным и конкретным муниципальным наукам, навыки консультирования, социально-психологические и другие навыки.

Можно сказать, что чем выше занимаемая должность, тем более значительную роль в деятельности муниципального менеджера играют управленческие и эко­номические знания и тем меньше значение технических знаний и навыков.