Бланки документов. Конкретный набор реквизитов для каждого документа опреде­ляется его разновидностью

Конкретный набор реквизитов для каждого документа опреде­ляется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обяза­тельными для каждого документа, независимо от его вида.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоян­ные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или (реже) специ­ального штампа, и образуют официальный бланк документа.

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Приме­нение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление до­кумента, повышает культуру документационного обеспечения управ­ления.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица, установлены следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для письма могут быть проставлены следующие реквизи­ты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, на­именование министерства или ведомства, наименование предпри­ятия, адресные данные. Кроме того, в бланке ограничительными отметками - черточками и уголками - отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контро­ле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов ОРД, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем.

Вместо реквизита «Адресные данные» в общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Название вида документа». Вме­сто «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «Место составления или издания»; эти реквизиты являются взаимоисключа­ющими.

Кроме того, на общем бланке не проставляется код формы доку­мента по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.

Реквизиты 01, 02, 03 помещают над серединой реквизита 06. Рек­визит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизи­тов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов раз­мещают одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита одина­ково удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой грани­цы зоны расположения реквизитов).

Бланки организации, а также бланки конкретных видов доку­ментов (бланк приказа, бланк акта и т.д.) изготавливаются только типографским способом, а компьютерная техника используется для изготовления бланков для писем и общих бланков. Это оправдано в случае составления данного вида документа более 200 раз в год. Для документов постоянного применения (например, договоров, актов и т.д.) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и про­пусками для внесения переменной информации.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположе­ние реквизитов.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, име­ющих наряду с русским языком в качестве государственного нацио­нальный язык, реквизиты 06,07,12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади ли­ста.

Такое размещение является наиболее рациональным для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания ад­реса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтитель­нее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, так как эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.

Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языках, то бланковые надписи на русском языке должны быть вне­сены первыми (вверху или слева).

Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (248x210), допускается использование бланков формата A3 и А6.

Бланки документов должны иметь поля:

левое - 20 мм;

верхнее — не менее 20 мм;

правое и нижнее — не менее 8 мм.

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами 1,5-3 межстрочных ин­тервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максималь­но приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.

Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со вто­рой, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.