Документоведения

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой доку­ментов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фикси­руют его употребление, следовательно, в речевой практике он по­явился несколько раньше). Этот термин образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административ­ный), который было необходимо решить органу управления. Имен­но это значение и легло в основу термина «делопроизводство». Зна­чение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Из этого следует, что при возникновении термин «дело­производство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел).

В наше время термин «делопроизводство» определяется следую­щим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документиро­вание и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управ­ления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подхо­дов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив­ному внедрению в сферу работы с документами средств вычисли­тельной техники и современных информационных технологий со­здания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и исполь­зования информации в управлении. Таким образом, термин «доку­ментационное обеспечение управления» как бы подчеркивает инфор­мационно-технологическую составляющую в современной органи­зации делопроизводства.

Результатом документирования является документ - зафикси­рованная на материальном носителе информация с реквизитами,' позволяющими ее идентифицировать. Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобра­зованном виде. Носитель- это всегда результат технических дости­жений эпохи. В древности в качестве материального носителя для создания документов использовали различные материалы. Например, в Месопотамии из глины делали таблички, наносили острой палоч­кой знаки письма и затем обжигали, что позволяло зафиксировать написанное и сохранять в течение длительного времени; в Египте материалом для письма служил папирус - бумага, приготовленная из многолетнего травянистого растения с тем же названием; в стра­нах Малой Азии, а затем в Европе, в том числе и на Руси, для изго­товления документов использовался пергамент - особым образом выделанная кожа животных; в Древнем Новгороде, как известно, применялась береста.

В течение многих веков и в настоящее время наиболее распрост­раненным носителем документной информации является бумага.

Наряду с бумагой сейчас широко используются и новые носители -магнитные - лента, диски, позволяющие использовать для докумен­тирования технические, в том числе автоматизированные, средства.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «докумен­тирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи инфор­мации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридиче­скую силу. Документирование всегда осуществляется по определен­ным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией. .

Создание документов или документирование может осуществ­ляться на естественном языке или на искусственных языках с ис­пользованием новых носителей информации. При документирова­нии на естественном языке создаются текстовые документы — доку­менты, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый доку­мент, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются до­кументы на машинных носителях -документы, созданные с исполь­зованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной

Важное значение при документировании имеют средства доку­ментирования — орудия, используемые человеком для создания до­кументов. Это могут быть:

простые орудия (ручки, карандаши и др.);

механические и электромеханические (пишущие машины, маг­нитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

средства автоматизации — компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования раз­личаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фотодокументирование, электронное документирова­ние) и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация кото­рых зафиксирована любым типом письма), изобразительные доку­менты (документы, содержащие информацию, выраженную посред­ством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта полу­чено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы; при использовании звуко­записывающей техники - фоно- (или звуковые) документы; при применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы; с помощью компьютерной техники — письменные документы на бу­мажном или электронном носителе, а также документы на машин­ных носителях.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа доку­ментов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу созда­ваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, ком­петенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование ав­тора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф ут­верждения, печать и др.). Современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документа­ции зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организацион­но-распорядительной документации. Требования к оформлению до­кументов»). Государственным стандартом установлен не только со­став реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр докумен­та. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположе­ния на документе. Наличие формуляра, установленного государст­венным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управ­ленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной инфор­мации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих перерабо­танную, вторичную информацию.

Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование, возможность обра­щаться к, информации спустя много времени после ее создания. Возможность сохранять информацию во времени, позволяет разли­чать документы - носители оперативной информации и докумен­ты - носители ретроспективной информации.

В социальном плане любой официальный документ полифунк­ционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:

информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию - причина появления любого документа;

социальная: документ является социально значимым объек­том, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

культурная: документ - средство закрепления и передачи куль­турных традиций, что лучше всего прослеживается на больших ком­плексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития обще­ства;

К специфическим функциям документа относятся:

управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие докумен­ты (плановые документы, отчетные, организационно-распорядитель­ные и др.), специально создаваемые для реализации целей управле­ния;

правовая: документ является средством закрепления и изме­нения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначаль­но создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (на­пример, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

функция исторического источника: документ выступает в ка­честве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе доку­ментов (примерно 12—14%) и только после того, как документы вы­полнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую сис­тему документации в качестве ее элемента. Под системой докумен­тации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка со­ставляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности докумен­тов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной клас­сификации систем документации, видов и разновидностей докумен­тов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные че­ловеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включа­ет личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленчес­кие, научные, технические (конструкторские), технологические, про­изводственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управля­емость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая доку­ментация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация;

документация по документационному и информационному обес­печению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например на производственном предприятии - это производственная документация, в лечебном уч­реждении - система медицинской документации, в вузе - система документации по высшему образованию и т.д.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают доку­ментирование той или иной управленческой функции или вида дея­тельности. Так, документы, составляющие систему плановой доку­ментации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование дея­тельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимо­связанных учреждений и лиц в постоянно меняющихся социально-экономических условиях.

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация ра­боты с документами.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использо­вание в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреж­дения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечиваю­щих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распре­деляются по документопотокам; например, регистрируемые и нере­гистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние доку­менты; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком пони­мается совокупность документов, выполняющих определенное целе­вое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, по­ступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важ­ный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, орга­низации информационно-поисковой системы по документам учреж­дения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Одна из важнейших функций организации работы с документами - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией -записью учетных данных о документе по установленной фор­ме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получе­ния. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использова­ние в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации до­кументов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, фор­мируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в опреде­ленной последовательности с указанием сроков их хранения; под де­лом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.

Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (де­лопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопро­изводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборота др. - обозначают основные, базовые понятия на­учной дисциплины, но наряду сданными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические сторо­ны изучаемой предметной области.