Основные требования к документам

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливаю­щих единые требования к документированию управленческой дея­тельности и организации работы с документами в органах государст­венного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждени­ях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота орга­низаций, сокращение количества и повышение качества докумен­тов, создание наиболее благоприятных условий для применения тех­нических средств и современных технологий сбора, обработки, ана­лиза информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов го­сударственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учрежде­ний, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документи­рования управленческой деятельности, организации работы с доку­ментами, механизации и автоматизации работы с документами, ор­ганизации службы документационного обеспечения управления. Раз­дел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, ос­новные направления и порядок проведения унификации и стандар­тизации документов, оформления реквизитов управленческих доку­ментов, включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к пере­даче в ведомственный архив на хранение.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроиз­водства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ получили развитие примени­тельно к соответствующему уровню управления в Типовой инструк­ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, разработанной в 1993 г.