Банка данных по документам

Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по ин­станциям, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, исполнения и использования документов. Учет этих документов и их хранение всегда централизованы в подразделении конфиденциаль­ной документации фирмы или у референта первого руководителя.

Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:

фиксирование факта поступления или издания документа;

фиксирование местонахождения документа;

обеспечение поиска документов при проверки их наличия или необходимости обращения к документу;

обеспечение справочно-информационной и контрольной рабо­ты по документам;

предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черно­виков и редакций, приложений и отдельных листов.

Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:

учет входящих (поступивших, входных) документов;

учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, вы­ходных) и внутренних документов;

инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.

При любом виде учета индексирование конфиденциальных до­кументов базируется на валовой нумерации документов всего потока в течение календарного года. Преимущество валовой нумерации со­стоит в гарантированной сохранности номера, выделенного для дан­ного документа, записи исходных сведений о документе и карточки, заведенной на документ. Ни один номер не может исчезнуть, а кар­точка выпасть из систематизированного по номерам массива.

Серьезным недостатком валовой нумерации документов являет­ся отсутствие ее привязки к месту хранения документа. Однако к валовому номеру документа может добавляться смысловой индекс, обозначающий дело по номенклатуре, в котором будет храниться документ, подразделение-исполнитель и т.п.

Номер поступившего конфиденциального документа проставля­ется не только во входящем штампе на первом листе документа, но и на первом листе каждого приложения в штампе «К вх. № __» с указанием года регистрации. Во входящем штампе документа допол­нительно проставляется количество листов основного документа и приложений с указанием грифа их конфиденциальности, например: «Кол-во листов: 1 к + 5 нк». При наличии в поступившем пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.

В журналах и карточках учета записываются не только исходные данные о документе, но и сведения о его движении с момента по­ступления или издания до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресату или уничтожения. Каждая запись заверяется росписями сотрудника службы конфиденциальной документации и исполнителя или второго сотрудника этой службы.

При заполнении на конфиденциальный документ одного эк­земпляра учетной карточки возникает необходимость ведения кон­трольного журнала. Журнал предназначен для обеспечения последо­вательности присвоения документам порядковых учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения поиска документов. Против учетного номера документа в журнале указыва­ется фамилия лица, расписавшегося в карточке за получение доку­мента, т.е. фиксируется местонахождение документа. При заполне­нии на документ двух и более экземпляров карточки функцию кон­трольного журнала выполняет валовая картотека.

Традиционный учетный и справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам обычно включает в себя:

справочную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям;

валовую картотеку с разделами неисполненных (для вторых эк­земпляров карточек) и исполненных (для первых экземпляров карточек) документов, в которой карточки располагаются в последо­вательности учетных номеров документов;

контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по' срокам исполнения документов;

справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам.

Если на конфиденциальные документы ведется справочная кар­тотека, аналогичная картотеке на открытые документы, то часть кар­тотеки на неисполненные документы формируется по исполнителям, а в части на исполненные документы карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел (если нумерация документов ведется по каждому делу отдельно) или в валовой последовательности номеров документов. В обоих вариантах экземпляры карточки помещаются одновременно в обе части картотеки.

По окончании рабочего дня второй сотрудник службы конфи­денциальной документации проверяет правильность регистрации документов и их наличие.

В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправле­ния с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправления аккуратно вписываются работником службы конфиден­циальной документации рядом или выше ошибочной записи и заве­ряются его росписью. Ошибочная запись зачеркивается одной чер­той. Учетные формы не должны содержать конфиденциальные све­дения. Вместе с тем журналы и картотеки содержат в совокупности данные ограниченного распространения, в связи с чем их следует хранить в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

Перемещение конфиденциальных документов между сотрудни­ками службы конфиденциальной документации фиксируется в пере­даточном журнале.

Автоматизированный учет конфиденциальных документов вклю­чает в себя следующие процедуры:

ввод в систему исходных сведений о документах и формирова­ние машинного (электронного) журнала (картотеки);

контроль правильности внесенных записей и их соответствия учитываемым документам;

распечатка на бумажном носителе введенных записей (отдельно по каждому документу или по всем документам за рабочий день) для формирования традиционного журнала (картотеки);

распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала, карточки) выдачи документа.

В электронный журнал конфиденциальные документы вносятся в хронологической последовательности их поступления в службу конфиденциальной документации.

Бумажные распечатки записей исходных сведений о докумен­тах, внесенных в электронный журнал, обеспечивают учетную функ­цию удостоверения факта поступления или издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе форми­руют традиционный учетный журнал (картотеку), в котором записи о документах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно:

описью конфиденциальных документов;

страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи или уничтожения электронного журнала.

Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам имеет вспомогательное значение и ведется совместно с банком данных на бумажных носителях. Авто­матизированный банк данных реализует функцию справочного и поискового обслуживания пользователей, контроля исполнения до­кументов и иногда работы персонала с электронными аналогами бумажных документов. Учетная функция сохраняется за традицион­ным банком данных.

Сведения об изменении местонахождения документа вносятся в электронный журнал, который выполняет в данном случае роль кон­трольного журнала. По окончании исполнения делается новая рас­печатка полных сведений о документе, которая помещается в тради­ционную картотеку вместо находившейся там распечатки исходных сведений о документе.

Выдача документов исполнителям осуществляется по распечат­кам учетного журнала (карточек учета) документов, в которых фик­сируется роспись за получение и возврат документов. Документы (например, инвентарного учета) могут также выдаваться под роспись в распечатке карточки учета выдачи документа. В крупных предпри­нимательских структурах иногда используется метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника.

Учет изданных конфиденциальных документов дополнительно решает следующие задачи:

предотвращение утери черновиков и вариантов документа;

подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа;

подтверждение факта передачи документа на отправку или, ис­полнение, передачи его другим сотрудникам службы конфиденци­альной документации.

Для учета изданных конфиденциальных документов исполнитель сдает сотруднику службы конфиденциальной документации:

все экземпляры подписанного руководителем документа;

приложения к документу (при наличии);

черновики основного документа и приложений, редакции и ва­рианты документа, рабочие записи;

документ, послуживший основанием для составления данного документа.

О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник служ­бы конфиденциальной документации делает отметку в учетных кар­точках документов и во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Отметка в учетной карточке заверяется росписями указанного сотрудника и исполнителя.

Факт уничтожения черновика и других материалов подтвержда­ется также отметкой на копии документа, остающейся в деле службы конфиденциальной документации. Например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника службы документации». Черновики и дру­гие материалы уничтожаются в присутствии исполнителя путем со­жжения или измельчения, исключающим возможность восстановле­ния текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному конфиденци­альному документу должны рассматриваться руководством фирмы как грубое нарушение трудовой дисциплины.

Приложения к изданным конфиденциальным документам явля­ются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета.

Изданным конфиденциальным распорядительным документам и протоколам присваивается не только общий валовый учетный но­мер, но и порядковый номер в данной группе документов.

На инвентарный (списочный, перечневый) учет берутся следую­щие конфиденциальные документы:

не подлежащие подшивке в дела, например сброшюрованные документы, документы большого формата, чертежно-графические, научно-технические документы, в том числе являющиеся приложе­ниями к основным документам, фотографии, рисунки;

изъятые по какой-либо причине из дела и переведенные на вы­деленное хранение (образовавшие самостоятельное дело), напри­мер, особо ценные документы, документы более широкого доступа, чем другие документы дела, и т.п.;

технические носители информации (чистые или с записанной информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и т.п.;

бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов, например рабочие тетради, отдельные листы бумаги, тетради с от­рывными листами и т.п.;

журналы учета документов и учетные картотеки, картотеки уче­та выдачи дел и документов, законченные производством дела.

На инвентарный учет после заполнения справочных карточек могут браться все конфиденциальные документы фирмы, если объем таких документов невелик.

Картотека (журнал) инвентарного учета конфиденциальных до­кументов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на доку­менте в верхнем левом углу первого листа, например: «Инв. № ___ и дата». Одновременно может формироваться электронный справоч­ный массив по документам.

Поставленные на инвентарный учет технические носители ин­формации маркируются. Маркировка предусматривает нанесение на них следующих данных: инвентарного номера, номера или названия структурного подразделения, фамилии исполнителя. Надписи дела­ются красящим веществом, имеющим хорошую механическую стой­кость. Этим же веществом окрашиваются винты или иные детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сигна­лизации об их несанкционированном вскрытии.

Учет конфиденциальных документов позволяет не только обес­печить сохранность документов и организовать по ним справочно-инфсрмационную и контрольную работу, но и проводить периодиче­ские и непериодические проверки наличия документов.

Целью проверки наличия конфиденциальных документов явля­ется установление фактического соответствия имеющихся документов записям в учетных формах, их сохранности, целостности и ком­плектности. Такие проверки побуждают исполнителей к тщательно­му соблюдению правил работы с документами и заботе об их физи­ческой сохранности.

Проверка ведется от учетных данных к документам, экземпля­рам документов и составным частям каждого экземпляра.

Регламентированные, обязательные проверки наличия конфи­денциальных документов проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Нерегламентированные проверки осуществляют­ся при смене руководителей подразделений, увольнении исполните­ля, после завершения экстремальной ситуации, выявлении фактов угрозы информации и в других случаях. Если регламентированные проверки наличия охватывают все конфиденциальные документы фирмы, то при нерегламентированной проверке ограничиваются конкретной частью документации.

Проверки наличия документов проводятся специально назнача­емой комиссией, в которую обычно входят: заместитель руководите­ля фирмы, руководитель службы безопасности и другие лица. По результатам проверки составляется акт.

Ежедневные проверки наличия документов (самопроверки) про­водятся по окончании рабочего дня всеми сотрудниками, работаю­щими с конфиденциальными документами.

Следовательно, основной целью учета конфиденциальных доку­ментов является, прежде всего, формирование информационной базы, обеспечивающей постоянное наблюдение за сохранностью каждого документа и своевременное фиксирование его местонахож­дения.