При проведении совещаний и переговоров

Совещания и переговоры, в процессе проведения которых могут упоминаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партне­ров, именуются обычно конфиденциальными. Разрешение на прове­дение таких совещаний и переговоров (далее по тексту - совещание) с приглашением представителей других организаций и фирм дает исключительно первый руководитель фирмы. Решение первого ру­ководителя о предстоящем конфиденциальном совещании доводит­ся до сведения руководителя службы конфиденциальной документа­ции и начальника службы безопасности. Информация об этом реше­нии фиксируется специально выделенным сотрудником службы кон­фиденциальной документации на карточке учета в целях дальнейше­го контроля за подготовкой и проведением такого совещания.

Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, прохо­дящие без приглашения посторонних лиц, проводятся первым руко­водителем, его заместителями, ответственными исполнителями (главными специалистами по направлениям работы) с обязательным предварительным информированием руководителя службы конфи­денциальной документации. По факту проведения таких совещаний в службе конфиденциальной документации заводится учетная кар­точка, в которой фиксируется состав рассмотренных вопросов, при­нятые решения и состав присутствовавших на каждом вопросе со­трудников фирмы.

Доступ сотрудников фирмы на любые конфиденциальные со­вещания осуществляется на основе действующей в фирме разре­шительной системы. Приглашение на такие совещания лиц, не являющихся сотрудниками фирмы, допускается только в случае крайней необходимости их личного участия в обсуждении кон­кретного вопроса. Присутствие их при обсуждении других вопро­сов не разрешается.

Ответственность за обеспечение защиты конфиденциальной информации и сохранение тайны фирмы в ходе подготовки и прове­дения конфиденциального совещания несет руководитель, органи­зующий данное совещание. Сотрудник службы конфиденциальной документации оказывает помощь руководителям и совместно со службой безопасности осуществляет контроль за перекрытием воз­можных организационных и технических каналов утечки информа­ции.

Подготовку конфиденциального совещания осуществляет орга­низующий его руководитель с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе с конкретной конфиденциальной информаци­ей, составляющей тайну фирмы или ее партнеров. Из числа этих сотрудников назначается ответственный организатор, планирующий и координирующий выполнение подготовительных мероприятий и проведение самого совещания.

В процессе подготовки конфиденциального совещания состав­ляются программа проведения совещания, повестка дня, информа­ционные материалы, проекты решений и список участников сове­щания по каждому вопросу повестки дня. Все документы, составля­емые в процессе подготовки конфиденциального совещания, долж­ны иметь гриф «Конфиденциально», составляться и обрабатываться с соответствии с требованиями инструкции по обработке и хране­нию конфиденциальных документов.

Документы (в том числе договоры, контракты и др.), предназна­ченные для раздачи участникам совещания, не должны иметь кон­фиденциальные сведения. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса. Цифровые значения наиболее ценной информации (технические и технологи­ческие параметры, суммы, проценты, сроки, объемы и т. п.) в проек­тах решений и других документов не указываются или фиксируются в качестве общепринятого значения, характерного для сделок подоб­ного рода и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обоснований предоставляе­мых льгот, скидок или лишения льгот тех или иных партнеров, кли­ентов. Документы, раздаваемые участникам совещания, не должны иметь гриф конфиденциальности.

Список участников совещания составляется отдельно по каждо­му обсуждаемому вопросу. К участию в обсуждении вопроса привле­каются только те сотрудники фирмы, которые имеют непосредст­венное отношение к этому вопросу. Это правило касается и руково­дителей. В списке участников указываются фамилии, имена и отче­ства лиц, занимаемые должности, представляемые ими учреждения (фирмы) и наименования документов, подтверждающих их полно­мочия вести переговоры и принимать решения. Наименование пред­ставляемой фирмы может при необходимости заменяться ее услов­ным обозначением.

Документом, подтверждающим полномочия лица (если это не первый руководитель) при ведении переговоров и принятии реше­ний по конкретному вопросу может служить письмо, доверенность представляемой лицом фирмы, рекомендательное письмо авторитет­ного юридического или физического лица, письменный ответ фир­мы на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях телефонное или факсимильное подтверждение полномочий первым руководителем представляемой фирмы. Наименование документа, подтверждающего полномочия лица, может вноситься в список не­посредственно перед началом совещания. Эти документы передают­ся участниками совещания ответственному организатору для хране­ния в службе конфиденциальной документации.

Документы, составляемые при подготовке конфиденциального совещания, на которых предполагается присутствие представителей других фирм и организаций, согласовываются с руководителями службы конфиденциальной документации и службы безопасности. Их предложения по замеченным недостаткам в обеспечении защиты конфиденциальной информации должны быть исправлены ответст­венным организатором совещания. После этого документы утверж­даются руководителем, организующим совещание.-

Одновременно с визированием подготовленных документов ру­ководители указанных служб и ответственный организатор опреде­ляют место проведения совещания, порядок доступа участников со­вещания в это помещение, порядок документирования хода обсуж­дения вопросов и принимаемых решений, а также порядок рассылки (передачи) участникам совещания оформленных решений и подпи­санных документов.

Любое конфиденциальное совещание проводится в помещении, имеющем лицензию на проведение в нем подобного мероприятия и, следовательно, оборудованном средствами технической защиты ин­формации. Доступ в такие помещения сотрудников фирмы и пред­ставителей других фирм и организаций разрешается и осуществляет­ся только сотрудником службы безопасности.

Перед началом конфиденциального совещания сотрудник служ­бы безопасности обязан убедиться в отсутствии в помещении аудио- и видеозаписывающих или передающих устройств и качественной работе средств технической защиты на всех возможных каналах утеч­ки информации. Помещение должно быть оборудовано кондиционером, т.к. открытие окон, дверей в ходе совещания не допускается. Окна закрываются шторами, входная дверь оборудуется сигналом, оповещающим о ее неплотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно иметь двойную дверь (тамбур) или зашторивать двери звукопоглощающей тканью.

Проведение совещания в других или неприспособленных помеще­ниях фирмы (кроме кабинета первого руководителя) не разрешается.

В помещении для проведения конфиденциальных совещаний не должны находиться приборы, оборудование и технические средства, которые непосредственно не используются для обеспечения хода совещания (например, телефоны городской сети, ПЭВМ, телевизи­онные и радиоприемники и др.). При необходимости они размеща­ются в соседней, изолированной комнате.

Аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний, фотогра­фирование ведутся только по письменному указанию первого руко­водителя фирмы и осуществляются одним из сотрудников фирмы, готовивших совещание. Магнитный или фотографический носитель информации для этих целей выдается службой конфиденциальной документации под роспись в учетной форме и возвращается в служ­бу по окончании рабочего дня.

Доступ участников конфиденциального совещания в помещение, в котором оно будет проводиться, осуществляет ответственный орга­низатор совещания при участии службы безопасности в соответст­вии с утвержденным списком и предъявляемыми участниками пер­сональными документами. Перед началом обсуждения каждого во­проса состав присутствующих корректируется. Нахождение (ожида­ние) в помещении лиц, в том числе сотрудников данной фирмы, не имеющих отношения к обсуждаемому вопросу, не разрешается.

Целесообразно, чтобы организовавший совещание руководитель перед его открытием напомнил участникам о необходимости сохра­нения коммерческой тайны и уточнил, какие конкретные сведения являются конфиденциальными на данном совещании.

Ход конфиденциального совещания документируется одним из готовивших его сотрудников или сотрудником службы конфиденци­альной документации. На особо закрытых совещаниях эту работу выполняет непосредственно ответственный организатор совещания. Составляемый протокол (стенограмма) должен иметь гриф конфи­денциальности необходимого уровня и оформляться в стенографи­ческой тетради, зарегистрированной в службе конфиденциальной документации.

Целесообразность записи участниками хода совещания опреде­ляется руководителем, организовавшим совещание, исходя из содержания той информации, которая оглашается. Руководитель имеет право не разрешить участникам совещания вести какие-либо записи или санкционировать ведение этих записей на листах бумаги, заре­гистрированных в службе конфиденциальной документации, с по­следующей сдачей их в эту службу и доставкой курьерами фирмы по месту работы участников совещания.

При необходимости вызова на проходящее совещание дополни­тельных лиц (экспертов, консультантов, представителей других фирм и организаций) факт их участия в совещании фиксируется в прото­коле с указанием мотивов их вызова. Присутствие этих лиц на сове­щании ограничивается временем рассмотрения той ситуации, по которой они были вызваны.

Участникам конфиденциального совещания независимо от за­нимаемой должности и статуса на совещании не разрешается:

вносить в помещение, в котором проводится совещание, фото-, ­кино-, видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, в том числе плееры, радиоприемники, радиотелефоны и другую аппаратуру, поль­зоваться ею;

делать выписки из документов, используемых при решении во­просов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;

обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования;

информировать о совещании (вопросах повестки дня, составе участников, времени и месте проведения, ходе обсуждения вопро­сов, содержании решений и т.п.) любых лиц, не связанных с прове­дением данного совещания, в том числе сотрудников фирмы.

Участники совещания, замеченные в несанкционированной ау­дио- или видеозаписи или использовании средств связи, фотографи­ровании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, копия которого направляется фирме, представителем которой является данное лицо, или передается пер­вому руководителю фирмы — организатора совещания, если это лицо является сотрудником этой фирмы. Одновременно носитель несанк­ционированно записанной информации передается руководителю службы конфиденциальной документации для учета и хранения. Устройство записи возвращается владельцу.

В процессе совещания его участники не могут оглашать боль­ший объем конфиденциальных сведений, чем это было установле­но при подготовке совещания, или сообщать сведения, не отно­сящиеся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемых конфиден­циальных сведений регламентируется руководителем, организовав­шим совещание.

При проведении переговоров по заключению, продлению или пре­кращению какого-либо договора сотрудникам фирмы, участвующим в переговорах, не разрешается раскрывать стратегию и желаемые резуль­таты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партне­рами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение во­просов, связанных с темой совещания, не допускается.

По окончании конфиденциального совещания помещение, в котором оно проходило, осматривается сотрудником службы безо­пасности, запирается, опечатывается и сдается под охрану.

Документы, принятые на совещании, оформляются, подписы­ваются, при необходимости размножаются и рассылаются (переда­ются) участникам совещания в соответствии с требованиями к рабо­те с конфиденциальными документами фирмы. Все экземпляры этих документов должны иметь гриф ограничения доступа. Рассылать документы, содержащие строго конфиденциальную информацию не разрешается.

Следовательно, подготовка и проведение совещаний и перего­воров по конфиденциальным вопросам, оформление их результатов связаны с выполнением ряда обязательных процедур, необходимых для правильной организации работы организаторов и участников этих мероприятий. При несоблюдении изложенных требований воз­никает серьезная опасность разглашения (утечки) ценных сведений и секретов фирмы, ее партнеров и клиентов.