Российской Федерации. Система хранения информации стала формироваться одновре­менно с формированием системы деловой письменности

Система хранения информации стала формироваться одновре­менно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оцен­ки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия — до­кументальный фонд и архивный фонд.

И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы теку­щего управления, документы, отобранные для постоянного или дли­тельного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государ­ственный архивный фонд, собранные коллекции документов, то ар­хивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя докумен­ты с временными сроками хранения' и имеет стабильный состав, ко­торый может только наполняться. В состав архивного фонда вклю­чаются документы, имеющие политическое, экономическое, науч­ное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зави­симости от точки зрения конкретного историка. Естественно, с появ­лением первых документов, известия о которых восходят кХ в., появи­лась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их, может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукопи­сями и книгами в ней не проведено.

С появлением системы государственных учреждений - прика­зов система хранения документов, их учета и использования значи­тельно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечата­ния письменные материалы — документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посад­ских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских.

В 1836 г. опубликована неполная рукопись 70-х гг. XVI в. под названием «Опись Царского архива», так как в подлиннике заголо.-вок и точная дата составления отсутствовали.

О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, так как генеральные описания стали проводиться после ос­вобождения Москвы от интервентов 1614—1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям.

В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного храни­лища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения доку­ментов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности. Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьез­ный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хра­нилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.

16 июля 1712 г. — особая дата в истории архивного дела, свя­занная с указом о создании из дел и «приговоров» правительству­ющего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесяч­но и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был со­здан Московский сенатский архив как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах развиты в 44-й главе «Гене­рального регламента», например впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих доку­ментов в архивы по истечении определенного срока. Для доку­ментов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность он устанавливался в 3 года. Тем самым создавались самостоятельные структурные подразделения — архивы, документы текущего делопроизводства были отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность — архивариус. ' .

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразно­сти создания объединенных губернских архивов и архивов городско­го самоуправления. Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. поручили разработку и описание дипломатических дел и докумен­тов, хранившихся в Москве и Петербурге; он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России (получил штаты из шести сотрудников, печать и собственного руководителя — асессора П. Курбатова) — Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающих на государственное хранение архивные фонды юри­дических и физических лиц — фондообразователей. Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с же­лезными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос доку­ментов, как и по Судебнику 1550 г., категорически запрещался.

В течение XVIII — XIX вв. росло количество исторических архи­вов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Закон «Учреждение губернских правлений» 1845 г. впервые в миро­вой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в те­кущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры до­кументальных комплексов. В настоящее время этот порядок называет­ся принципом систематизации по происхождению.

Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся доку­ментов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Ка­бинета Его Императорского Величества Николай I оставил резолю­цию «Разобрать, что важно — отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов импера­тором даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничто­жить», что было началом экспертизы ценности дел и документов.

В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались по­пытки определить ценность различных категорий документов и сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное (5—20 лет), кратковре­менное (1—3 года). Первоначально описи дел, подлежащих уничто­жению, представлялись на рассмотрение (согласование? утверждение?) Комитета министров. Дела могли уничтожаться только с его санкции. Однако с середины XIX в. ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Секретные документы уничто­жались путем их сжигания, а несекретные продавались в качестве вторсырья на бумажные фабрики.

Следствием непоследовательной политики в области архивного дела в XIX в. явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII—XIX вв., потерявших прак­тическую ценность и рассредоточенных по самостоятельным архи­вохранилищам отдельных департаментов. Документы за более ран­ние периоды концентрировались в исторических архивах, подчинен­ных различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложе­ния по созданию единой системы архивов и общей.методологии архивного дела не получали правительственной поддержки. Борьба с бесконтрольным уничтожением документов, попытки упорядочить архивное дело в провинции и частном секторе экономики, зарожде­ние системы подготовки кадров профессиональных архивистов и т.д. осуществлялись в основном усилиями энтузиастов.

Очередная попытка спроектировать государственную систему архивного дела поддержена правительством только в XX.в. В апреле 1918 г. создан Центральный Комитет по управлению архивным де­лом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», во­бравший в себя многое из ранее готовившихся проектов и предложе­ний. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела. Одновременно правитель­ственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ создан правительственный орган — Главное управление архивным делом.

Декрет, положивший начало общегосударственной системе ар­хивного дела в России, вскоре дополнили другими законодательны­ми актами и практическими шагами. Так, все ранее существовавшие исторические архивы получили от органов власти охранные грамоты на помещения. В 1919г. декретами правительства созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организаций, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, в том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях. Постановлением ВЦИК и СНК РСФСР от 21 апреля 1924 г. состав ЕГАФ пополнился большим количеством документов научных, культурных, профессиональных, сословных, религиозных и других общественных организаций, а также национализированных бывших частных пред­приятий. Был установлен единый порядок двойной подчиненности территориальных архивных учреждений местным органам власти и государственным органам управления архивным делом.

С образованием 10 апреля 1929 г. общесоюзных органов управ­ления архивным делом местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восста­новлены Советом Министров РСФСР только 28 октября 1971 г.

В связи с прекращением существования Союза ССР государства­ми - участниками Содружества Независимых государств 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении государст­венных архивов бывшего Союза ССР, по которому взаимно призна­ется переход под участников Соглашения государственных архивов и других архивов союзного уровня, включая государственные отрас­левые архивные фонды бывшего Союза ССР, находящиеся на их тер­ритории, а возникающие вопросы с возвращением документов, дру­гие вопросы взаимного сотрудничества должны быть в каждом слу­чае предметом двусторонних соглашений. В соответствии с приня­тым документом прекратило существование Главное архивное управ­ление при Совете Министров ССР, а все центральные государствен­ные архивы СССР вошли в систему Российских государственных ар­хивов.