Архив коммерческой фирмы

В соответствии с Основами законодательства Российской Фе­дерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 300

7 июля 1993 г. «совокупность документов, отражающих матери­альную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культур­ное значение и являющихся частью историко-культурного насле­дия народов Российской Федерации» образуют Архивный' фонд Российской Федерации.

В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы не­зависимо от источников их образования, вида носителя, места хра­нения и формы собственности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации га­рантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специаль­ное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственно­стью территориальных образований в составе Российской Федера­ции, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собст­венностью.

Государственное хранение этой части Архивного фонда страны осуществляется постоянно сетью государственных архивов и цент­ров хранения документации, государственными музеями и библио­теками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевые фонды). Временное хранение осуществляется городскими и район­ными госархивами с переменным составом, а также архивами учреж­дений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными и не входящих в Государственную архивную службу. Не входят в нее также,архивы академий наук и академических институтов. Они, как и другие ведомственные архивы, контролируются Государственной архивной службой.

Временное хранение документов государственной части Архив­ного фонда в государственных организациях ограничено сроками, устанавливаемыми Правительством дифференцировано, в зависимо­сти от категории организации и вида документов:

документы федеральных органов государственной власти, Ген-прокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского под­чинения — в течение 15 лет;

документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организаций краевого и областного подчинения - в тече­ние 10 лет;

документы органов местного самоуправления, предприятий сельского хозяйства, организаций городского и районного подчине­ния — в течение 5 лет;

записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу - в течение 75 лет;

документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых име­ется преобладающая доля федеральной или государственной собст­венности, — в течение 10 лет;

научной, технологической и патентной документации — в тече­ние 10 лет;

конструкторской документации — в течение 15 лет;

проектной документации по капитальному строительству — в течение 25 лет;

телеметрической документации — в течение 5 лет;

кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм — не более 3 лет со времени изготовления;

фотодокументы — в течение 3 лет;

документы на машинных носителях - в течение 5 лет.

Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях.

В течение установленных сроков организации обязаны обеспе­чить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государст­венной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкция­ми Государственной архивной службы России.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, на­учно-справочного аппарата, обработка и транспортировкадокументов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.

При ликвидации или реорганизации, а также в случае измене­ния форм собственности держатели государственной части Архивно­го фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сда­ют в соответствующие государственные архивы. Эти документы при­ватизации не подлежат.

Независимо от места хранения, вида носителя и способа закреп­ления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использо­вания всем юридическим и физическим лицам.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федера­ции составляют архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений и организаций, в том числе профес­сиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политичес­ких партий и движений, с момента их официальной регистрации; религиозных объединений и организаций; негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных об­ществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц: документы личного происхождения, фамиль­ные архивы, коллекции документов.

Собственники документов обязаны предоставлять введения о своих собраниях по запросам Государственной архивной службы для их государственного учета. При смене собственника Архивная служ­ба должна быть проинформирована о новом владельце и месте даль­нейшего хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой, а для их хране­ния должны быть созданы надлежащие условия.

В случае ликвидации негосударственных объединений и организа­ций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и закон­ных владельцев документы поступают в собственность государства.

Документы могут быть переданы в собственность государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия передачи документов в государственные архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора.

В случае подготовки документов негосударственной части Ар­хивного фонда Российской Федерации государство имеет преиму­щественное право на их приобретение.

Кроме документов, являющихся по своему содержанию, автор­ству, месту и времени создания и другим критериям частью истори-ко-культурного наследия и подпадающих под определение памятни­ков истории и культуры и подлежащих сохранению в силу их значи­мости для общества, имеется гораздо более многочисленная группа документов, представляющая индивидуальную ценность для кон­кретных собственников и в силу этого также подпадающих под по­нятие «архивные документы». В этом случае под архивом должна пониматься совокупность архивных документов, а также специаль­ное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Наиболее употребим для обозначения негосударственных архивов термин «ведомственный архив». Это достаточно широкое понятие. Сюда входят и центральный архив министерства или областного учреждения, хранящие материалы подведомственных организаций, фирмы. В структуре организации может и не быть специального под­разделения — архива, в штатном расписании может отсутствовать долж­ность архивного работника, но архив все равно существует.

На практике существуют специфические разновидности ведом­ственных архивов:

центральный отраслевой архив министерства (ведомства), кото­рый хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;

центральный архив министерства, хранящий в основном доку­менты самого аппарата министерства и организаций прямого подчи­нения, в основном ведущих НИИ;

объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанный с подчиненностью или однотипностью профиля деятельности; например, архив концерна «Мосхлеб», архив Главмосстроя и т.д.;

объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки кото­рых достаточно велики, например «до ликвидации организации», «до минования надобности» и т.д.

Перечень документов, подлежащих передаче из подразделений в архив, устанавливается руководством организации и сроками не ог­раничен. Целесообразным считается передача в архив документов с,о сроками хранения более трех лет.

В последнее время возобновился интерес к такой разновидности ведомственного архива, как экономический или предприниматель­ский архив фирмы. Состав документов, которыми целесообразно комплектовать экономический архив фирмы, значительно разнооб­разнее по сравнению с традиционным ведомственным архивом. В его состав дополнительно включают образцы деловой переписки, контракты, заключенные фирмой; финансовые отчеты, кредитные бумаги, акты на аренду, покупку земель, построек, документацию по займам и страхованию имущества, аналитические документы по сбы­ту и производству, отчеты о финансовых и торговых оборотах, мар­кетинговые обзоры, технико-экономические и рекламные материа­лы, полученные патенты, свидетельства, дипломы конкурсов, мате­риалы презентаций, фотографические материалы о росте фирмы, составе сотрудников, условиях труда и т.д. В состав экономических архивов, так же как и любого ведомственного архива, могут вклю­чаться личные документы наиболее выдающихся сотрудников фир­мы, газетные вырезки и журнальные публикации о деятельности фирмы.

Первый в Европе экономический архив действует с 1905 г. в Гер­мании при фирме Круппа. Архив объединил организационно-управ­ленческие и финансовые документы по истории предприятия, неко­торые научно-технические документы по организации производства. В настоящее время, оставаясь промышленным (экономическим) ар­хивом частной фирмы, он приблизился к уровню исторического ар­хива, открытого для экскурсантов, исследователей, специалистов. 11 сентября 1992 г. в Монреале состоялся международный форум представителей архивов предприятий как основной части экономи­ческих архивов, на котором рассматривались такие вопросы, как со­став, виды, формы экономической информации, методы ее обработ­ки и организации хранения.

В российском архивном деле с 1935 г., т.е. после создания отдела ведомственных архивов Центрального архивного управления, ведет­ся целенаправленная работа по нормативно-методическому обеспе­чению работы архивов различного уровня и профиля деятельности. Все основные вопросы работы архивов с текстовыми, научно-техни­ческими, кинофотодокументами изложены в соответствующих пра­вилах работы и носят обязательный характер для государственных архивов и ведомственных архивов государственных организаций. Правила, издаваемые архивной службой, являются ценным методи­ческим материалом при организации любого архива, так как охваты­вают практически все стороны деятельности и регламентируют ме­тодику работы с архивными документами.

К сожалению, в силу специфики развития экономических отно­шений в государстве, организация экономических архивов в современ­ной России ограничивается опытом работы губернских археографиче­ских комиссий конца XIX — начала XX вв. Кроме того, отсутствуют пе­реводы на русский язык соответствующей зарубежной литературы.