Концепция электронного офиса

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективно­сти деятельности персонала офиса считается концепция так называ­емого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обра­ботка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача ин­формации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспек­ты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств про­граммной поддержки, подходов к проектированию помещений офи­са, охраны труда персонала.

Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось прак­тически реальным прежде всего благодаря повсеместному распрост­ранению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигуриро­вать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффек­тивных средств оргтехники.

Несмотря на сравнительно небольшой срок, концепция элек­тронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа, и в насто­ящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторя­ющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. Характерным примером таких опе­раций являются машинописные работы. Для повышения производи­тельности труда при их выполнении были созданы так называемые устройства обработки текстов (организационные автоматы), позво­ляющие быстро исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при подготовке докумен­тов.

На втором этапе развития автоматизированных офисов отдель­ные устройства объединялись с помощью внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функ­ций, таких, как автоматизированная связь между различными рабо­чими местами, совместная работа над документами, автоматизиро­ванный контроль исполнения документов и др.

Третий этап развития электронных (автоматизированных) офи­сов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются по­средством коммуникационных средств в единую систему (сеть), име­ющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам дан­ных, а также к внешним источникам информации. При этом значи­тельно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Типичное АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимос­ти дополнительными устройствами, расширяющими его функцио­нальные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, графопостроителя). Кроме того, каждое рабочее место ос­нащается соответствующей оргтехникой применительно к функци­ям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполне­ние конкретных функций управления. Такая ориентация реализует­ся посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, по­скольку проблема обработки текста и его преобразования является одной из основополагающих задач делопроизводства.

Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, прису­щую системе телефонной и почтово-телеграфной связи. Таким ком­понентом стала система электронной почты для обмена информаци­ей между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем- и в сетях.

Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выпол­нения различных (иногда очень сложных) расчетов.

В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных про­цедур.

Все перечисленные компоненты служебной деятельности персо­нала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназ­наченным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицирова­ны, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках реше­ния какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.

Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой, как: скани­рующие устройства, факс-модемные платы, копировальные много­функциональные машины, факсимильные аппараты, слайд-принте­ры и-др.

Практическая реализация концепции электронного офиса по­степенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пе­ресмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроиз­водственных операций.

В то же время внедрение электронных офисов имеет и некото­рые негативные последствия. Основным из них является отрицатель­ное воздействие на организм человека электронной техники, интен­сивно используемой на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются квалификаци­онные требования к персоналу, что может создать конфликтные си­туации.

Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офис­ной и административной деятельности. И все-таки очевидно, что тех­нические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные рабо­ты, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако, благо­даря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса вы­свобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше вре­мени аналитическим процессам.

Литература к главе 15

1. Алферов А. В., Матлин Е.М. Средства тиражирования доку­ментов. — М., Радио и связь, 1990. — 208 с.

2. Андрианов В. И., Бородин В.А., Соколов А. В. «Шпионские штучки» и устройства для защиты объектов и информации. Спра­вочное пособие. — СПб., Лань, 1966. — 272 с.

3. Булатов М.А. Выбираем персональный компьютер, принтер, модем... — М., Финансы и статистика, 1993.

4. Гольц Г. Рабочие станции и информационные сети. — М., Машиностроение, 1990. - 240 с.

5. Дмошинский Г. М., Серегин А. В. Телекоммуникационные сети России. Описание. Классификация. Выбор. - М., Архитектура и строительство России, 1993. — 200 с.

6. Документы и делопроизводство: Справ, пособие /Т. В. Кузне­цова, М.Т. Лихачев и др. — М., Экономика, 1991. — 271 с.

7. Кочетков Г. Б. Автоматизация конторского труда: Теория и практика офиса будущего. — М., Наука, 1985.

8. Лазерный принтер — это очень просто! Руководство. — М., МП «Центр внедрения информационных технологий», 1992. — 80 с.

9. Макарцев В. В. и др. Большеэкранные видеосистемы. — М., СП «Панас», 1993. - 160 с.

10. Петраков А. В. Введение в электронную почту. — М., Финан­сы и статистика, 1993. - 208 с.

11. Печатающие устройства для персональных ЭВМ: Справоч­ник / Е.П. Бенинсон и др. — М., Радио и связь, 1992. — 208 с.

12. Свириденко С.С. Современные информационные техноло­гии. — М., Радио и связь, 1989. — 304 с.

13. Слуцкин А.А. Микрофильмирование. - М., Наука, 1990 -176с.

14. Средства информационной техники: Справочник/ Артамо­нов Г.Т. и др. - М., Энергоиздат, 1988.

15. Стефанов С.И., Филин В.Н. Краткий словарь полиграфиче­ских терминов. - М., МПИ «Мир книги», 1993. - 81 с.

16. Турьянский А. Г. Искусство и технология международной связи. - М., «Дело Лтд», 1995. - 272 с.