Зарубежная практика

Национальное управление архивов и документации США (NARA) одобрило стандарт 5015.2 Министерства обороны США как «адекватную и целесообразную основу для для решения основных проблем управления записями в автоматизированной среде, которая все больше и больше описывает их создание и использование».

Поставщики систем управления записями могут быть сертифицированы на соответствие стандарту 5015.2 Министерства обороны США, после прохождения Joint Interoperability Test Command (JITC), где разрабатываются варианты тестирования (тест-кейсы), пишутся детальные суммирующие отчеты на соответствие 5015.2 и осуществляют он-лайн исследование программного продукта.

Национальный архив Великобритании опубликовал два набора функциональных требований в целях содействия развитию рынка программного обеспечения для управления электронными записями (1999 и 2002). Он также запустил программу по оценке продуктов относительно требований 2002 года. Хотя были первоначально они были сформулированы при участии центрального правительства, их принял с энтузиазмом более широкий круг государственных служб Великобритании и других стран. В настоящее время тест-программы закрыты и Национальный архив больше не принимает заявки на их проведение. Однако требования Национального архива от 2002 года остаются актуальными.

Европейская комиссия опубликовала MoReq (Типовые требования к управлению электронными записями). Не будучи формально стандартом, MoReq, тем не менее отнесен к этому типу нормативных документов. Он был финансирован инициативой IDA и разработан с подачи DLM-форума. Основное обновление MoReq, известное как MoReq 2, было опубликовано в феврале 2008 года. MoReq 2 был также инициирован DLM-форумом и финансировался Европейской комиссией (в этом случае - программой IDABC, преемницей IDA). MoReq сопровождается средой для тестирования программного обеспечения и схемой XML; на конференции DLM-форума в Тулузе в декабре 2008 года было установлено соблюдение системы тестирования ПО.

Национальный архив Австралии опубликовал Функциональные требования к системам ERMS и связанными с ним директивы по использованию функциональных требований к ERMS как предварительный проект в 2006 году.

Архив Новой Зеландии опубликовал «независимые передовые практики» - стандарт по электронным системам хранения записей (Стандарт 5) в июне 2005 года, издаваемый на основании статьи 27 Публичного акта 2005 года.

30.

Управление физическими записями включает в себя различные меры регулирования и может основываться на разнообразных формах экспертиз. Записи должны быть идентифицированы и заверены. Как правило, это вопрос систематизации и поиска информации; в некоторых случаях необходимо более бережное обращение.

Идентификация документов

Элементу, представленному в виде юридической записи, необходима проверка подлинности. Возможно, потребуется изучение документа (или другого материального свидетельства) судебно-медицинскими экспертами на предмет подлинности и документального фиксирования любых повреждений, изменений или пропусков в содержании. В крайних случаях, элементы могут быть подвергнуты исследованию через микроскоп, рентген, радиоуглеродное датирование и химический анализ. Подобный уровень проверки достаточно редок, но подразумевает особую тщательность в создании и хранении записей организации.

Хранение записей

Записи должны храниться таким образом, чтобы к ним, с одной стороны, имелся доступ, а с другой - они должны быть защищены от возможного внешнего воздействия. Типичный бумажный документ может храниться в канцелярском шкафу в офисе, однако некоторые организации используют специальные помещения с регулированием микро-климата (включая температуру и влажность). Критично важные записи должны храниться в сейсмостойких безопасных сейфах или камерах для защиты от пожаров, наводнений, землетрясений и других коллизий. В крайних случаях необходимо чтобы запись одновременно была и изолирована от внешних воздействий, и доступна публично (примером может служить подписанный оригинал Конституции США). Гражданским инженерам, возможно, будет необходима консультация, чтобы определить, сможет ли помещение эффективно вмещать полки и шкафы с бумагой. Исторически некоторые военные суда были разработаны с учетом веса их технологических регламентов на бумаге, как части уравнивающего балласта (современные системы хранения записей передали эту информацию в электронное хранилище). Вдобавок ко хранению записей в помещении организации, многие организации хранят свои записи вне офиса, заключая договора с коммерческими компаниями, занимающимися внеофисным хранением.

Циркуляция документов

Путь документа, изъятого из своего обычного места хранения, называется циркуляцией. Зачастую она фиксируется простой письменной процедурой. Тем не менее, большинство современных систем технических средств используют компьютерные системы, включающие сканеры штрих-кодов, технологии радио-меток чтобы отследить движение документа. Они также могут быть использованы для периодического аудита для выявления несанкционированного перемещения записи.

Списание записей

Списание записей не всегда означает уничтожение, они могут быть переданы в архив, музей или частному лицу. Списание должно проводиться согласно закону, уставу, положению или эксплуатационным процедурам; необходимо соблюдать меры предосторожности во избежание непреднамеренного разглашения информации. Процесс должен быть хорошо документирован, начиная с протокола хранения документации, политик и процедур, одобренных на высоком уровне. Должен быть сохранен перечень уничтоженных записей, включая сертификат об уничтожении. Организации никогда не избавляются от записей, выбрасывая их как мусор: большинство пользуется шредером для измельчения бумаги в мелкие полоски или кусочки или сжигает необходимое.

Имеющиеся на рынке продукты предназначены для управления записями вплоть до процессов вступления в силу, завершения срока их действия, хранения, планирования сроков хранения и списания записей. В некоторых случаях используется также технология RFID для отслеживания физического файла.

31.

Управление записями (англ. Records Management) - практика ведения записей организации с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя классификацию записей, их хранение, защиту и уничтожение (либо, в некоторых случаях – архивное хранение).

Запись может представлять собой материальные объекты или цифровую информацию. Это могут быть свидетельства о рождении, рентгеновские снимки, документы, базы данных, прикладные данные или электронная почта. Управление записями, в первую очередь, сосредоточено на материалах о деятельности организации, и, как правило, применяется в соответствии с ценностью записей, а не их физической формой.