Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника


Управление электронными записями




Общие принципы управления записями применяются независимо от формата записей. Цифровые записи (в большинстве случаев называемые электронными) порождают специфические спорные вопросы: записи, не имеющей физического наличия, сложнее обеспечить сохранение и защиту содержания, контекста и структуры.

Функциональные требования к компьютерным системам для управления электронными записями были подготовлены Министерством обороны США, Национальным архивом Англии и Уэлльса и Европейской комиссией, чей стандарт MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records - Типовые требования к управлению электронными записями) был переведен как миниум на 12 языков и используется как в Европе, так и за её пределами. Разработан стандарт был по инициативе DLM-форума, финансируемого Европейской комиссией.

 

Основные проблемы связаны с возможностью доступа к электронным записям и их чтения с течением времени: бурное развитие технологий может сделать программное обеспечение, используемое для создание записей - устаревшим, а сами записи - недосягаемыми для читателя. Под эгидой сохранения цифрового наследия для решения этой проблемы проводится масса исследований. The Public Record Office Victoria (PROV), расположенный в Мельбурне, Австралия, опубликовал свою методологию Victorian Electronic Records Strategy (VERS), включающую стандарт для защиты, долговременного хранения и доступа к существующим электронным записям. VERS был принят всеми Викторианскими государственными департаментами. PROV создал электронный архив для обеспечения широкой общественности постоянного доступа к записям.

 

Текущие проблемы управления записямиНачиная с 2005 года, управление записями вызывает большой интерес среди корпораций из-за необходимости соблюдать новые правила и положения. Тогда как правительственные, юридические и медицинские структуры хранили записи по строгим, исторически установленным правилам, общее ведение отчетности о корпоративной документации было претворено в жизнь, будучи недостаточно стандартизированным. Кроме того, скандал между Enron/Andersen и все недавние скандалы, связанные с управлением записями, возобновили интерес к корпоративному хранению записей, требованиям к сроку хранения, подготовке судебных процессов и смежным вопросам. В США Закон Сарбейнза-Оксли принес служащим, занимающимся выполнением требований, дополнительные проблемы, требующие решения - результатом стал более стандартизированный процесс хранения записей в рамках одной организации. Почти все 90-е имели место дискуссии между делопроизводителями и IT-менеджерами - основное внимание уделялось расширению правовых аспектов, а сейчас оно сфокусировано на соблюдении законодательства и рисках.

 

Обеспечение секретности и защиты записей, а также предотвращение хищения персональных данных стали важными задачами делопроизводителей. Задача последних в способствовании защите записей возрастала, привлекая внимание к имеющимся проблемам. Важность сроков хранения и уничтожения записей подчеркивается необходимостью принятия мер чтобы определенная информация о физических лицах не сохранялась.

 

32.

Электронный архив (cистема электронного архива) — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Ежедневно, выполняя свою работу, мы создаем новые документы, используем и изменяем имеющиеся, а также применяем созданные заранее заготовки (шаблоны). Весь этот процесс осложняется тем, что часть используемой информации находится в бумажном, а часть — в электронном виде. Безусловно, многие компании сегодня внедряют системы электронного документооборота, но как быть с теми материалами, которые уже накоплены организацией, а также с теми, которые требуется хранить в бумажном виде?

Как правило, в таких случаях для хранения необходимой информации организуется архив — выделенное помещение, в котором собирается вся необходимая документация. Учет бумажных документов ведет архивариус. При этом архивариус, как правило, не определяет правила доступности документации, а руководствуется решениями линейных руководителей, которые подписывают заявки на получение документов. По крайней мере, такая ситуация типична для многих государственных учреждений, банков, крупных телекоммуникационных компаний, производственных предприятий.

Как подобная организация труда влияет на производительность сотрудника? Давайте рассмотрим часто встречающийся пример — сотруднику компании потребовался какой-то документ. Ему необходимо:

1. Определить, какой именно нужен документ. Для этого требуется обратиться к картотеке.

2. Получить разрешение на просмотр данного документа, например у своего непосредственного руководителя.

3. Как только получено разрешение, отправиться в архив и взять на руки искомый документ.

4. После ознакомления вернуть этот документ в архив.

Если мы используем подобную схему, то у нас могут возникнуть определенные трудности.

Во-первых, длительность процедуры. Для получения документа из архива, как правило, требуется несколько дней. Во-вторых, проблемы безопасности. Если документов в архиве достаточно много, то руководитель может подписать разрешение, не зная, что данный документ не должен попадать в руки данному сотруднику. В-третьих, проблема актуальности. Сотрудник может не знать, что документ устаревший. В-четвертых, проблема доступности: документ может находиться на руках у другого сотрудника. Кроме того, необходимо отметить, что бумажные документы имеют ограниченный срок хранения в связи с естественным износом.

Для выхода из сложившейся ситуации прибегают к использованию электронных архивов.

Электронный архив позволит вам:

1. обеспечить надежность хранения информации;

2. свести к минимуму потери информации;

3. организовать одновременную работу нескольких сотрудников с одним документом;

4. обеспечить достоверность информации и предоставить сведения о том, кто является автором последних изменений;

5. знать о местонахождении оригинала документа;

6. проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником.

Любой электронный архив состоит из следующих основных подсистем :

  - Системы ввода/вывода — предназначены для преобразования бумажной документации в электронный вид и наоборот. Эти подсистемы обеспечивают ввод и регистрацию документов, создаваемых в любых используемых на предприятии приложениях.
  - Системы оперативного электронного архива — предназначены для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью ее на носители долговременного хранения.
  - Системы долгосрочного хранения — предназначены для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер.
  - Системы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме, либо посредством использования систем автоматизации, СУБД.

Поделиться:

Дата добавления: 2015-04-04; просмотров: 114; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав





lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2024 год. (0.006 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты