Міністерство закордонних справ України. Прошу Вас прийняти мою щиру подяку за Ваше дружнє привітання з нагоди 15-ї річниці незалежності України.

Київ, 28 квітня 2006 р.

Шановний п....

Прошу Вас прийняти мою щиру подяку за Ваше дружнє привітання з нагоди 15-ї річниці незалежності України.

Повністю поділяю Вашу думку про те, що цей ювілей є незаперечним доказом правильності обраного українським народом шляху до самостійного утвердження у світі.

З глибокою повагою

(особистий підпис)

Панові...

Надзвичайному і Повноважному Послу

Китайської Народної Республіки.

ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА — документ, що, як правило, передається особисто. У дипломатичній практиці зустрічаються два види пам'ятних записок:

а) передані особисто;

б) надіслані із кур'єром.

Мета передавання пам'ятної записки — полегшити подальше просування справи та запобігти можливості неправильного тлумачення або розуміння бесіди чи усної заяви.

Пам'ятна записка друкується на папері без герба. Адреса та вихідний номер не вказуються, зазначаються лише місце (місто) і дата вручення. Над текстом записки великими літерами друкується заголовок «ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА». Документ складається в безособовій формі без формул ввічливості із вживанням виразів: «повідомляється», «доводиться констатувати», «порушується прохання (клопотання)».

Пам'ятна записка, передана з кур’єром, тобто як самостійний документ, майже не відрізняється за формою від вербальної ноти. Вона складається від третьої особи, що містить висловлення поваги та комплімент. Така пам'ятна записка друкується на нотному бланку, має номер, на ній зазначається дата та місце відправлення. Печатка не ставиться і адреса не вказується. Зверху друкується напис «ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА».

МЕМОРАНДУМможе бути самостійним документом або додатком до особистої чи вербальної ноти.

В останньому випадку меморандум розвиває та обґрунтовує зміст ноти.

Відмінна риса меморандуму — детальний виклад фактичного чи юридичного боку того чи іншого питання.

Цей вид дипломатичного документа відрізняється від ноти тим, що не починається й не закінчується формулою ввічливості і не повинен мати підпису. Іноді меморандум доцільно супроводжувати короткою пояснювальною нотою.

Оформлення. Меморандум друкується на папері без герба. Номер, печатка, місце (місто) і дата відправлення не проставляються, адреса не зазначається.

Меморандум, вручений особисто або переданий із кур'єром як самостійний документ, друкується на нотному бланку (тобто на папері з витисненим гербом). На ньому зазначаються місце і дата відправлення, а печатка та номер не ставляться.

ОСОБИСТЕ ПОСЛАННЯ — це дипломатичний документ із найбільш важливих, значних і невідкладних питань міжнародної обстановки. Завдяки особливому статусу відправника й отримувача, тій вищій відповідальності, яку несуть кожний із них у своїй країні, особисті послання як за своїм змістом, так і за формою відрізняються від інших форм дипломатичних документів, у тому числі й від особистої ноти в загальноприйнятому розумінні.

Особисте послання формально подібне до особистої ноти, оскільки складається від першої особи. Документ друкується на спеціальному папері з Гербом України, витисненим на першій сторінці послання. Справа вгорі друкується назва міста і дата відправлення (число, місяць і рік). Під текстом особистого послання ставиться особистий підпис особи (чорнилом), що направляє послання. Вказувати прізвище й посаду того, хто підписує послання, не обов'язково.

На практиці нерідко буває, що спочатку передається копія особистого послання, а оригінал (із підписом) вручається пізніше. Це зумовлене тим, що, як правило, в посланнях розглядаються не лише значні, а й термінові міжнародні питання, на доставку ж оригінала адресатові потрібен певний час.

Адреса в посланні вказується на першій сторінці зліва внизу, незалежно від кількості сторінок тексту. Адреса складається з імені (як правило, ставляться лише ініціали), прізвища і повної офіційної посади особи, якій направляється послання.

Протокольні формули імітують особисте пряме спілкування між відправником та отримувачем дипломатичного документа. Спочатку йде звертання, тобто особа, що підписала документ, начебто вітається зі своїм партнером, співбесідником. Далі викладається суть питання. Ділова частина закінчується протокольною формулою (заключний комплімент) – своєрідним прощанням зі своїм партнером.