Функциональные возможности

Основные функциональные возможности СУБД – это, в первую очередь, создание базы данных и ее актуализация, ввод и обработка данных, отбор данных с помощью запросов и предоставление информации пользователям БД в виде таблиц, графиков и отчетов.

Обеспечение целостности данных на уровне БД предполагает наличие средств, позволяющих удостовериться, что информация в БД всегда остается корректной и полной. Целостность данных должна обеспечиваться независимо от способа занесения данных в память (в интерактивном режиме, посредством импорта или с помощью специальной программы).

К средствам обеспечения целостности данных на уровне СУБД относятся:

· встроенные средства для назначения первичного ключа, в том числе средства для работы с типом полей с автоматическим приращением, когда СУБД самостоятельно присваивает новое уникальное значение;

· средства поддержания ссылочной целостности, которые обеспечивают запись информации о связях таблиц и автоматически пресекают любую операцию, приводящую к нарушению ссылочной целостности.

Большую пользу для обеспечения условий целостности данных, приносят триггеры, которые сохраняют связи между таблицами при добавлении, обновлении или удалении строк в таблицах. Триггером называют сохраненную процедуру специального типа, которая вступает в действие, когда пользователь изменяет данные в указанной таблице с помощью одной или нескольких из следующих операций: UPDATE, INSERT или DELETE. Триггеры позволяют выполнять запросы к другим таблицам и могут содержать сложные инструкции SQL

Импорт-экспорт данных. Функция импорта позволяет средствам СУБД обрабатывать информацию из внешних источников двумя способами:

· данные из других приложений (например, электронных таблиц) преобразуются из другого формата (например, формата электронной таблицы) и копируются в новую таблицу СУБД;

· объекты импортируются из одной БД в другую БД в рамках одной СУБД.

Экспорт представляет собой способ вывода данных и объектов БД в другую БД, электронную таблицу или формат файла, позволяющий другой БД, приложению или программе использовать эти данные или объекты БД. Экспорт по своей сути напоминает копирование и вставку через буфер обмена.

Связывание таблиц – это установление связи с данными из другого приложения, что позволяет просматривать и изменять данные в исходном приложении и в СУБД.

Разработка и сопровождение приложений. СУБД обладают развитыми средствами для создания приложений, Этими средствами являются: мощные языки программирования; средства реализации меню, экранных форм ввода-вывода данных и генерации отчетов; средства генерации прикладных программ (приложений), генерации исполнимых файлов.

Многопользовательские функции. Практически все СУБД предназначены для работы в многопользовательских средах, но обладают для этого различными возможностями. Наиболее общими функциями являются следующие:

· блокировка БД, файла, записи, поля;

· идентификация рабочей станции, установившей блокировку;

· обновление информации после модификации;

· контроль за временем обращения и повторения обращения;

· обработка транзакций;

· работа с сетевыми операционными системами.

Репликация баз данных представляет собой создание специальных копий – реплик общей БД, с которыми пользователи могут одновременно работать на разных компьютерах. Отличие реплики от обычной копии файлов БД заключается в том, что для реплики БД возможна синхронизация изменений. При проведении сеанса синхронизации все изменения, сделанные одним пользователем, могут автоматически вноситься в общую реплику и реплики других пользователей, и наоборот.

Интеграция с Интернет отражает новейшие направления развития функциональных возможностей СУБД. Одно из этих направлений – публикация данных в Интернете и в корпоративной сети. СУБД позволяют публиковать объекты БД в виде статических и динамических Web-страниц. Во многих объектах БД возможно использование гиперссылок для перехода к другим документам. Существуют средства создания интерактивных Web-страниц для просмотра, ввода и анализа данных.

Основными WWW-технологиями доступа к БД являются следующие:

1. Однократное или периодическое преобразование содержимого баз данных в статические документы. Содержимое БД просматривает специальная программа-преобразователь, создающая множество файлов в виде связных HTML-документов. Полученные файлы копируются на WWW-сервер. Доступ к ним осуществляется как к статическим гипертекстовым документам сервера.

Такая технология эффективна при небольших массивах данных простой структуры с редким обновлением, а также при пониженных требованиях к актуальности данных, предоставляемых через ресурс WWW. Создание статических Web-страниц не требует использования механизма поиска и индексирования данных.

2. Динамическое создание гипертекстовых документов на основе содержимого БД.

Доступ к БД осуществляется с помощью специальной программы, запускаемой WWW-сервером в ответ на запрос WWW-клиента. Программа, обрабатывая запрос, просматривает содержимое БД, создает динамический выходной НТМL-документ, возвращаемый клиенту.

Данная технология предпочтительна для больших БД со сложной структурой и при необходимости поддержки операций поиска, а также при частом обновлении и невозможности синхронизации преобразования БД в статические документы с обновлением содержимого.

Обеспечение безопасности данных – одна из важных функций современных СУБД. Средства безопасности обеспечивают выполнение таких операций, как: шифрование прикладных программ, шифрование данных, защита паролем, ограничение доступа к БД или отдельным ее объектам.

4.5 Общая характеристика СУБД MS Access

Таблица – это основной объект БД, хранилище информации. В базе может быть несколько таблиц, отражающих сведения из разных источников. Для совместной работы с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.

К другим объектам, которые могут быть созданы в БД, относятся запросы, формы, отчеты, макросы, модули.

Запрос позволяет проанализировать данные с помощью групповых операций, вычислений и отбора данных, удовлетворяющих некоторым условиям.

Форма обеспечивает представление данных на экране в виде, удобном пользователю. Формы позволяют вводить, просматривать, изменять данные, являются средством поиска данных и отличаются многообразием.

Отчет служит для отображения данных при выводе на печать.

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Модуль – это набор описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу.

СУБД MS Access полностью совместима с такими компонентами пакета Microsoft Office, как MS Excel, MS Word, MS Outlook. Взаимодействие MS Accessс MS Outlook позволяет создавать и отправлять сообщения электронной почты с формами для ввода данных.

МS Access может работать с разными форматами файлов других систем, поддерживающих стандарт открытого доступа к данным ODBC (Open Database Connectivity) – Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase SQL Server. Стандарт ODBC определяет язык и набор протоколов для обмена между пользовательским приложением и самими данными, хранящимися на сервере, и. используется как средство коммуникации между настольным персональным компьютером (клиентом) и сервером.

С помощью Office Access можно сохранить отчет в формате PDF (Portable Document Format) или XPS (формат XML Paper Specification). Это позволяет произвести распечатку или публикацию файла, а также переслать его по электронной почте. Можно опубликовать свои файлы в библиотеках или перемещать приложение в Windows SharePoint Services, что дает возможность участникам группы легко взаимодействовать друг с другом посредством обозревателя.

В MS Access существуют функции и технологии, увеличивающие производительность системы: технология Rushmore; быстрая сортировка (QuickSort); средство наиболее часто выполняемых запросов (Top Value queries).

MS Access представляет мощный инструментарий для разработчика. Универсальная среда разработчика со встроенным отладчиком обеспечивает возможности программирования на уровне Microsoft Visual Basic.

MS Access имеет большое количество инструментальных средств для эффективного выполнения практически любых работ с БД. К ним относятся Мастера и Построители.

Назначение Мастеров – помочь даже мало подготовленному пользователю создать свою БД, обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и т.д. Мастера предоставляют пользователю интерактивный пошаговый интерфейс для выполнения определенной работы.

Многие Мастера можно объединить в группы:

· Создание новой БД и новых объектов БД – таблиц, форм, запросов, подчиненных отчетов и форм, списков и полей со списком в формах, страниц доступа к данным, новой БД MS SQL Server, с которой связывается новый проект MS Access.

· Связывание объектов внутри БД и с документами других приложений – полей подчиненных форм и отчетов, таблицы или списка HTML из Интернета или интрасети с таблицей MS Access, папок Exchange или Outlook с таблицей БД MS Access, данных электронных таблиц с таблицей Microsoft Access, помещение сводной таблицы MS Excel в форму MS Access. и др. Связывание обеспечивает реализацию функций Импорта и Экспорта объектов БД.

· Создание элементов управления - кнопок и групп переключателей в форме, кнопок на странице доступа к данным.

· Поддержка многопользовательского режима – разделение БД на данные и интерфейс с тем, чтобы несколько пользователей имели на своих компьютерах копии интерфейса, связанного с данными на сервере; создание или изменение частичной реплики реплицированной БД, разрешение конфликтов между реплицированными БД во время синхронизации.

· Анализ, сервис и преобразование – анализ эффективности БД и выдача списка рекомендаций по ее совершенствованию; генерация отчета MS Access, отображающего характеристики структуры объектов БД; выдача сведений о модеме после нажатия кнопки «Автонабор» в режиме формы; преобразование БД MS Access в БД MS SQL Server; преобразование макросов в программы Visual Basic.

Выражение представляет собой однозначно заданную пользователем последовательность элементов, состоящую из идентификаторов, операторов (+, -, *, ^ и др.), функций и констант. Выражения могут быть использованы в различных местах базы данных: в таблицах, запросах, формах, отчетах и макросах. В MS Access выражения используются, когда необходимо выполнить следующие действия:

· Вычислить значения, не содержащиеся в данных в явном виде. Можно вычислить значения для полей таблицы, запросов и элементов управления в форме или отчете.

· Задать значение по умолчанию для поля таблицы или элемента управления в форме или отчете. Заданные значения отображаются при открытии таблицы, формы или отчета.

· Задать условие на значение. Условия на значение контролируют значения, которые могут быть введены в поле или элемент управления.

· Задать условие отбора в запросе.

В MS Access имеются службы Графического конструктора связей (Graphical System Relationships Builder – графический построитель схемы данных) и Графического запроса (Graphical query). Эти средства позволяют не только создать БД, но и наглядно сконструировать ее.

4.6 Основные объекты MS Access