Особенности документооборота в страховании

Документооборот в страховании – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документарная фиксация основных процессов, происходящих в любой организации, - одна из важных сторон ее деятельности. В целом ряде организаций в связи с особенностью регламентации их деятельности вопросы документооборота играют существенную роль, а процессу его организации уделяется значительное внимание.

Документооборот страховой организации условно можно разделить на три блока:

1. Традиционный документооборот: общеюридический, общехозяйственный, кадровый, административный, в том числе по построению бизнес-процессов и разработке стратегий.

2. Бухгалтерско-налоговый (формируемый с учетом в страховой специфики).

3. Специфический страховой документооборот (присущий только деятельности страховой организации):

¾ по аквизиционной деятельности, включая работу со страховыми посредниками;

¾ по урегулированию убытков;

¾ по перестрахованию;

¾ по инвестиционной деятельности страховщика;

¾ по работе с контрагентами на аутсорсинге, которые обеспечивают возможность предоставления страхового возмещения в натуральной форме.

Доля страхового учета и документооборота в страховой компании является преобладающей не только ввиду специализации компании на данном виде деятельности, но также ввиду значительной зарегламентированности со стороны государства и надзорных органов всей страховой деятельности.

Специфика документооборота и делопроизводства страховой компании определяется следующими факторами:

¾ спецификой деятельности данной группы хозяйствующих субъектов;

¾ ограниченностью осуществляемых видов деятельности (страховщик может осуществлять только страховую и перестраховочную деятельность либо осуществлять взаимное страхование);

¾ спецификой учета и отчетности и спецификой бухгалтерского учета страховой компании

¾ спецификой налогообложения и контроля за деятельностью страховой компании.

Группы документов, отражающих процесс делопроизводства страховой компании (первичные документы, документы и базы страхового, статистического учета, документы по инвестиционной деятельности

Процесс делопроизводства страховой компании отражается в следующих группах документов.

1. Первичные документы:

Данная группа документов отражает взаимоотношения, возникающие между страхователем и страховщиком, фиксирует их взаимные обязательства и процесс их исполнения как на стадии приема риска на страхование, так и на стадии урегулирования убытков.

В эту группу входят и документы, отражающие отношения по дальнейшей цессии риска, т.е. отношения цедент – перестраховщик. Эта группа представлена такими документами, как:

- договор страхования,

- страховой полис,

- квитанции формы А-7, страховой акт,

- заявление на страхование,

- анкеты предстраховой экспертизы,

- извещение о страховом случае,

- слип, аддендум, бордеро, счет в перестраховании,

- генеральный договор об общих условиях факультативного (облигаторного перестрахования) и т.д.

Рис.3 Квитанция А-7

2. Документы и базы страхового учета:

Кроме первичных документов, непосредственно отражающих операции по страхованию (перестрахованию), страховая компания ведет целый ряд баз страхового учета, в которых фиксируются осуществляемые страховые операции. Как правило, эти базы ведутся в электронном виде с последующим (периодическим) обязательным формированием и выведением на бумажный носитель различных журналов, отражающих информацию, содержащуюся в этих базах.

Примерами таких журналов являются:

- Журнал заключенных договоров страхования,

- Журнал начисленных (оплаченных) страховых премий,

- Журнал учета агентского вознаграждения,

- Журнал заявленных (оплаченных) убытков,

- Журнал долей рисков, переданных в перестрахование,

- Журнал взаиморасчетов с перестраховщиками по перестраховочным премиям (сч. 77.4) и т.д.

Рис.4. Журнал заявленных убытков

3. Документы по инвестиционной деятельности:

Наряду с собственно страховой деятельностью инвестиционная деятельность страховщика является крайне важной, а отчетность по ней – весьма объемной. Страховщик обязан соблюдать требования законодательства, регламентирующего перечень и структуру активов, принимаемых в покрытие страховых резервов и собственных средств страховщика (приказы Минфина России № 100N и № 149N).

Основные операции по размещению активов отражаются на счетах бухгалтерского учета страховой организации. Кроме того, составляются следующие документы: отчет о размещении средств страховых резервов и составе активов, принимаемых для покрытия собственных средств; отчет о размещении средств страховых резервов и о составе активов, принимаемых для покрытия собственных средств; журнал покупки (продажи) ценных бумаг; журнал расчета дохода от размещения страховых резервов и собственных средств страховщика. Отдельно учитываются дебиторская задолженность и доли перестраховщиков в страховых резервах.

4. Документы и базы статистического учета:

Статистический учет страховой организации включает в себя отчасти как страховой учет, так и специализированный статистический учет.

Страховые компании формируют четыре формы статистической отчетности:

- 1C – направляется в инспекцию страхового надзора ежеквартально в срок до 15-го числа месяца, следующего за окончанием квартала (форма отчета утверждена приказом Минфина России № 7Н);

- 1СК – сдается ежеквартально в Росстат;

- 1ФСК – форма статистической отчетности, которая направляется в Центральный банк РФ один раз в год;

- 2С – форма годовой статистической отчетности (ГСО), направляемой ежегодно в срок до 1 июня в инспекцию страхового надзора и содержащая наиболее подробную статистическую информацию о деятельности страховой организации в разрезе видов страхования и регионов.

5. Документы и базы бухгалтерского и налогового учета.

Как и любой хозяйствующий субъект, страховая компания ведет базы бухгалтерского и налогового учета и формирует документы, фиксирующие соответствующие операции для целей учета и отчетности. Специфика состоит в особенностях бухгалтерского учета страховщика (определено приказом Минфина России № 69N), включая наличие специальных счетов, отсутствующих в бухгалтерском учете иных хозяйствующих субъектов.

6. Общехозяйственные документы (со спецификой бухгалтерского учета). Для обеспечения своей деятельности страховая компания осуществляет ряд затрат, связанных как с организацией общей системы управления и функционирования компании, так и с исполнением условий договоров страхования, по которым необходимо предоставить страховое возмещение (обеспечение) в натуральном выражении, т.е. путем предоставления услуг. Страховщик заключает договоры с контрагентами (поставщиками) на приобретение оргтехники, канцелярских товаров, осуществление рекламной кампании, выплачивает заработную плату и вознаграждение агентам и т.д. Все эти операции отражаются в общехозяйственных документах страховой компании, однако в связи с особенностями деятельности страховщика с тоски зрения бухгалтерского учета они будут иметь свою специфику отражения на счетах бухгалтерского учета, а также специфику учета для формирования финансового результата деятельности компании.

7. Общеюридические документы (уставные, организационные и т.д.). Как и любая организация, страховая компания имеет учредительные документы, в том числе определяющие ее организационно-правовую форму, специфику деятельности и пр.; документы, подтверждающие регистрацию компании в качестве юридического лица и постановку на налоговый и статистический учет; лицензионные документы; документы по деятельности обособленных подразделений компании и иные документы, отражающие организационно-правовую деятельность. Страховая компания так же, как любое юридическое лицо, осуществляет прием на работу сотрудников и ведет кадровый учет.

Основные страховые документы: договор, правила страхования, акт, извещение о страховом случае, заявление о выплате страхового возмещения. Документы и базы бухгалтерского и налогового учета, общехозяйственные и общеюридические документы

Основные страховые документы

Для более точного понимания специфики страховой документации ниже приведено краткое описание основных страховых документов.

1. Договор страхования – документ, на основании которого строится система взаимодействия страховщика и страхователя. Он регламентирует права и обязанности сторон, отражает предмет и объект страхования, страховую сумму и страховую премию, порядок урегулирования убытков и остальные существенные условия страхования. Договор страхования бывает в форме простого и в форме генерального договора. По генеральному договору страхуются однотипные стандартизированные риски.

2. Правила страхования – документ, содержащий стандартные условия страхования по соответствующему виду (подвиду) страхования (страховому продукту). Условия, содержащиеся в правилах страхования и не включенные в текст договора страхования (страхового полиса), обязательны для страхователя (выгодоприобретателя), если в договоре (страховом полисе) прямо указывается на применение таких правил и сами правила изложены в одном документе с договором (страховым полисом) или на его оборотной стороне либо приложены к нему (ст. 943 ГК РФ). Страхователь, защищая свои интересы, вправе ссылаться на правила страхования соответствующего вида, на которые имеется ссылка в договоре страхования (страховом полисе). Правила страхования разрабатываются страховой компанией и представляются в орган страхового надзора в порядке лицензирования нового вида страхования или в порядке уведомления при наличии "открытого" вида страхования, по которому у страховщика уже имеется лицензия. Договор страхования составляется на основании правил страхования и не должен им противоречить.

3. Страховой полис является документом, подтверждающим факт принятия риска на страхование. В нем фиксируются даты начала и окончания действия страхового покрытия, конкретизируется объект страхования (особенно если применяется генеральная форма договора страхования), риски, страховая сумма и страховая премия. Страховой полис кратко отражает основные положения договора страхования и служит свидетельством заключения договора страхования. Страховой полис является документом строгой отчетности, имеет уникальный номер, который, как правило, наносится типографским способом (нумератором) и печатается в двух экземплярах – по одному каждой из сторон – страхователю и страховщику.

4. Квитанция по форме А-7 – это документ строгой отчетности, форма которого утверждена приказом Минфина России от 17 мая 2006 г. № 80н. На основании квитанции формы А-7 страховщик может без наличия контрольно-кассового аппарата принимать страховые премии у населения. Как правило, большинство агентов страховых компаний, осуществляя аквизиционную деятельность и принимая страховые премии, при расчете с физическими лицами используют квитанции формы А-7.

5. Страховой акт – документ, описывающий факт и причину страхового случая, обстоятельства его наступления, отражающий размер и форму ущерба, причиненного в результате страхового случая, расчет страхового возмещения (обеспечения) и принимает решения о выплате. К страховому акту прилагается весь комплект документов, подтверждающих обоснованность признания события страховым случаем, оценку ущерба, претензии к виновной стороне (в случае ее наличия) для предъявления суброгации, а также соответствующие заявления и извещения страхователя.

6. Извещение о страховом случае направляется страхователем страховщику при наступлении события, имеющего признаки страхового случая. Извещение оформляется в письменном виде и должно быть направлено страховщику в течение срока, оговоренного в договоре страхования – обычно три-пять дней с момента наступления события. В извещении указываются данные страхователя, данные страхового полиса, дата и место наступления события, характер происшествия, его причины, обстоятельства наступления события, а также предполагаемый (заявляемый) размер ущерба. На основании извещения страховщик фиксирует убыток и формирует резерв заявленных, но не урегулированных убытков. Получив извещение, страховщик приступает к расследованию обстоятельств наступления страхового случая и оценке размера ущерба.

7. Заявление о выплате страхового возмещения – это документ, отражающий требование страхователя о выплате страхового возмещения (обеспечения) на основании представленных документов о страховом случае, обстоятельствах его наступления и размере причиненного ущерба. Заявление представляется страховщику после того, как проведены все основные мероприятия по идентификации страхового случая и экспертной оценке ущерба и собран весь пакет документов, необходимый для формирования страхового акта.

Основные перестраховочные документы:

1. Счет (перестраховочный по убытку). Страховая компания, выступая в отношениях страховщик – перестраховщик цедентом, после урегулирования прямого убытка предъявляет перестраховщикам к оплате их доли в убытке. Это предъявление осуществляется через выставление счета, в котором указывается доля перестраховщика в возмещении по страховому случаю, к которому прикладываются все копии документов по данному страховому случаю, включая страховой акт. В счете отражается информация об объекте страхования и страхователе, дате и номере документа, по которому данный риск был перестрахован, описание страхового случая, данные об общем размере выплаченного страхового возмещения и доле перестраховщика в этой выплате, подлежащей перечислению цеденту.

2. Бордеро – список рисков, переданных в перестрахование по облигаторному договору. В бордеро в табличной форме фиксируется перечень объектов (рисков), застрахованных в отчетном периоде цедентом и передаваемом перестраховщику по договору облигаторного перестрахования. Бордеро делится на бордеро премий (бордеро начисленных премий и бордеро оплаченных премий), в котором фиксируются риски, передаваемые в перестрахование, и страховые (перестраховочные) премии, подлежащие передаче перестраховщику, и на бордеро убытков (бордеро заявленных убытков и бордеро оплаченных убытков), в котором отражаются доли перестраховщика в убытках по ранее принятым рискам.

3. Счет по бордеро – документ, отражающий взаимные финансовые обязательства сторон по договорам облигаторного перестрахования за отчетный период. В дебете счета указывается полученная цедентом страховая премия (в доле перестраховщика), а в кредите – перестраховочная комиссия и доля перестраховщика в убытках, оплаченных цедентом.

4. Заявление на страхование формализует просьбу страхователя о страховании имеющегося у него объекта. В заявлении отражаются данные о страхователе, объекте страхования, перечне рисков, по которым требуется страховая защита, запрашиваемый период страхования, а также общая информация о страхуемом риске. По каждому виду страхования, как правило, имеется своя форма заявления, отражающая специфику данного вида страхования. Заявление на страхование каждая страховая компания разрабатывает самостоятельно исходя из своих внутренних методических разработок. Как правило, заявление является приложением к договору страхования, поэтому оформляется так же, как и страховой полис, в двух экземплярах.

5. Анкета предстраховой экспертизы – документ, отражающий результат проведения рискологической предстраховой экспертизы объекта страхования. Как правило, в данной анкете содержатся вопросы, имеющие существенное значение для суждения о степени и факторах риска. На основании данных анкеты предстраховой экспертизы андеррайтер принимает решение о возможности и условиях приема риска на страхования, в том числе о величине страхового тарифа и необходимости предъявления дополнительных требований к условиям содержания и эксплуатации объекта страхования. В зависимости от простоты или сложности страхового продукта, стандартизированности объекта страхования и величины страховой суммы и вида страхования анкета предстраховой экспертизы может содержать от нескольких вопросов и являться частью заявления на страхование до специального многотомного сюрвейерского отчета.

6. Слип – документ, отражающий предложение цедента перестраховщику об участии в риске, застрахованном цедентом. Слип применяется при факультативной форме перестрахования и отражает все основные характеристики риска, формируется цедентом и направляется перестраховщику для акцепта. С момента акцепта слипа доля риска считается принятой в перестрахование.

7. Аддендум (страховой, перестраховочный). Аддендум является дополнением (изменением) к договору страхования (перестрахования), посредством которого в базовый, ранее заключенный договор вносятся какие-то изменения и дополнения.

8. Нотис – извещение о намерении сторон. Чаще всего нотис применяется в перестраховании при намерении цедента или перестраховщика прекратить свое участие в договоре облигаторного перестрахования. В этом случае цедент (перестраховщик) направляет контрагенту нотис о расторжении. В договорах облигаторного перестрахования, как правило, содержится положение о прекращении договора на основании 90-дневного нотиса, поданного любой из сторон.

9. Суброгационный акт (требование). В соответствии со ст. 965 ГК РФ «к страховщику, выплатившему страховое возмещение, переходит в пределах выплаченной суммы право требования, которое страхователь (выгодоприобретатель) имеет к лицу, ответственному за убытки, возмещенные в результате страхования». Суброгационный акт является документом, отражающим требования страховщика к виновной стороне о возмещении вреда на основании перешедшего к страховщику права страхователя. В суброгационном акте отражаются факт и обстоятельства причинения ущерба страхователю виновной стороной, факт выплаты страхового возмещения страхователю и перехода к страховщику права страхователя, а также требование о возмещении причиненного вреда.

10. Журналы убытков. Ежеквартально страховая компания формирует журнал учета убытков, в котором в табличной форме отражается информация о заявленных и об урегулированных убытках, о досрочном прекращении договоров страхования, о выплате страхового возмещения, а также о долях перестраховщиков в означенных убытках. Журнал формируется в разрезе учетных групп и содержит информацию о договоре страхования, периоде страхования, страхователе и объекте страхования, дате и причине наступления страхового случая, заявленном размере ущерба, размере выплаченного страхового возмещения, дате выплаты и учету долей перестраховщиков в убытке.

11. Журнал заключенных (оплаченных) договоров отражает информацию о количестве и структуре договоров страхования, заключенных компанией за определенный период. Как правило, Журнал учета договоров формируется ежемесячно в разрезе видов страхования или учетных групп, а также в разрезе агрегированных групп страхователей (юридических лиц, физических лиц и ИП). Журнал может быть сформирован в разрезе агентов или в разрезе обособленных подразделений, осуществляющих аквизиционную деятельность. В журнале содержится информация о номере договора, периоде страхования, дате заключения договора, дате оплаты страховой премии, размере страховой премии, размере агентского вознаграждения, размере страховой суммы, размере дебиторской задолженности по оплате страховой премии. На основании журнала договоров страхования можно анализировать деятельность страховой компании по формированию страхового портфеля.