Заголовна частина

Алгоритм складання

Податкова накладна

Нормативна база

• Порядок № 10 – Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Міндоходів від 14.01.2014 р. № 10.

Заголовна частина

Податкова накладна складається особою, яка зареєстрована як платник податку в контролюючому органі та якій присвоєно індивідуальний податковий номер платника ПДВ (п. 1 Порядку № 10).

Податкова накладна заповнюється державною мовою (п. 2 Порядку № 10).

Усі графи податкової накладної, що мають вартісні показники, заповнюються вгривнях з копійками (п. 2 Порядку № 10).

Реквізити заголовної частини податкової накладної, які містять числові значення (індивідуальний податковий номер, номер телефону), вирівнюються по правому краю поля і не повинні містити жодних інших знаків та символів (п. 2 Порядку № 10).

Назва показника	Пояснення щодо заповнення
Паперова
Оригінал (видається покупцю)	Ставиться помітка "Х" у комірці "Оригінал (видається покупцю)" на примірнику податкової накладної, що видається на вимогу покупця у разі складання податкової накладної в паперовому вигляді (п. 6, 9 Порядку № 10). У випадку складання податкової накладної в паперовому вигляді вона заповнюється за встановленою формою шляхом: • або роздрукування такої форми з подальшим заповненням її платником ПДВ розбірливим почерком ручкою з чорнилом (пастою) синього або чорного кольору без підчисток і виправлень тексту та цифрових даних; • або заповнення її в електронному вигляді з подальшим роздрукуванням. Роздрукована податкова накладна може бути як з клітинками, так і без них (пп. 1 п. 2 Порядку № 10). У разі відмови продавця товарів/послуг надати податкову накладну або в разі порушення ним порядку її заповнення та/або порядку реєстрації в ЄРПН, покупець таких товарів/послуг має право в порядку, передбаченому п. 201.10 ПКУ, додати до податкової декларації за звітний податковий період заяву із скаргою на такого постачальника, яка є підставою для включення сум податку до складу податкового кредиту (п. 9 Порядку № 10).
Копія (залишається у продавця)	Ставиться помітка "Х" у комірці "Копія (залишається у продавця)" на примірнику податкової накладної, що залишається у продавця в разі складання податкової накладної у паперовому вигляді (п. 6 Порядку № 10).
Електронна	Ставиться помітка "Х" у разі складання податкової накладної в електронній формі (п. 6 Порядку № 10). У випадку складання податкової накладної в електронній формі мають бути дотримані умови щодо реєстрації платника у законодавчому порядку, електронного підпису уповноваженої платником особи та умови реєстрації податкової накладної у ЄРПН (пп. 2 п. 2 Порядку № 10). У разі відмови продавця товарів/послуг надати податкову накладну або в разі порушення ним порядку її заповнення та/або порядку реєстрації в ЄРПН, покупець таких товарів/послуг має право в порядку, передбаченому п. 201.10 ПКУ, додати до податкової декларації за звітний податковий період заяву із скаргою на такого постачальника, яка є підставою для включення сум податку до складу податкового кредиту (п. 9 Порядку № 10).
Підлягає реєстрації в ЄРПН	Податкова накладна, яка відповідно до п. 11 підр. 2 р. XX ПКУ підлягає реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України. При цьому у верхній лівій частині податкової накладної робиться відповідна помітка «х» (п. 7 Порядку № 10).
Усі примірники залишаються у продавця (тип причини)	Усі примірники податкових накладних, окремі особливості заповнення яких викладено в п. 11 Порядку № 10, складаються у паперовому вигляді та залишаються у особи, що їх склала, і зберігаються відповідно до п. 6 Порядку № 10 в порядку та протягом строку, передбачених законодавством для зобов'язань зі сплати ПДВ. У верхній лівій частині оригіналу такої податкової накладної робиться відповідна помітка «х» та зазначається тип причини: 01 - Складена на суму перевищення звичайної ціни над фактичною (у разі здійснення контрольованих операцій); 02 - Постачання неплатнику податку; 03 - Постачання товарів/послуг у рахунок оплати праці фізичним особам, які перебувають у трудових відносинах із платником податку; 04 - Постачання у межах балансу для невиробничого використання; 05 - Ліквідація основних засобів за самостійним рішенням платника податку; 06 - Переведення виробничих основних засобів до складу невиробничих; 07 - Експортні постачання; 08 - Постачання для операцій, які не є об'єктом оподаткування податком на додану вартість; 09 - Постачання для операцій, які звільнені від оподаткування податком на додану вартість; 10 - Визначення при анулюванні реєстрації платника податку податкових зобов'язань за товарами/послугами, необоротними активами, суми податку по яких були включені до складу податкового кредиту та не були використані в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності; 11 - Складена за щоденними підсумками операцій; 12 - Складена на вартість безоплатно поставлених товарів/послуг, обчислену виходячи з рівня звичайних цін (у разі здійснення контрольованих операцій); 13 - Використання виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не в господарській діяльності; 14 - Складена покупцем (отримувачем) послуг від нерезидента (п. 10 Порядку № 10).
Дата складання податкової накладної	Податкова накладна складається у день виникнення податкових зобов'язань продавця. Дата складання податкової накладної заповнюється цифрами у такій послідовності: день місяця (дві цифри), місяць (дві цифри), рік (чотири цифри) (п. 3 Порядку № 10). Крапки, коми та інші розділові знаки в даті складанняподаткової накладноїне проставляються (абз. 2 п. 3 Порядку № 10).
Порядковий номер	Порядковий номер податкової накладної містить лише числові значення (не повинен містити літер чи інших символів) та складається з трьох частин (п. 3 Порядку № 10): • у першій частині (до знаків дробу) проставляється порядковий номер, що присвоюється відповідно до її номера в реєстрі виданих та отриманих податкових накладних; • у другій частині (між знаками дробу) проставляється код виду діяльності (2, 3 або 4), що передбачає спеціальний режим оподаткування, у разі складання податкової накладної за такою діяльністю. Платники ПДВ складають окремі податкові накладні за видами діяльності, що передбачають спеціальний режим оподаткування, та зазначають у другій частині порядкового номера податкової накладної код відповідної діяльності: 2 - сільськогосподарські підприємства, які застосовують спеціальний режим оподаткування діяльності у сфері сільського та лісового господарства, а також рибальства відповідно до ст. 209 ПКУ; 3 - сільськогосподарські підприємства усіх форм власності, які відповідають критеріям, визначеним ст. 209 ПКУ, але які не обрали спеціальний режим оподаткування діяльності у сфері сільського, лісового господарства і рибальства та реалізують молоко, худобу, птицю, вовну власного виробництва, а також молочні продукти, молочну сировину та м'ясопродукти, вироблені у власних переробних цехах; 4 - переробні підприємства усіх форм власності, які згідно з п. 1 підр. 2 р. XX ПКУ за реалізовані ними молоко, молочну сировину та молочні продукти, м'ясо та м'ясопродукти, іншу продукцію переробки тварин, закуплених у живій вазі (шкури, субпродукти, м'ясо-кісткове борошно), спрямовують суми податку на додану вартість до спеціального фонду державного бюджету та на спеціальний рахунок. Якщо платник податку перебуває на загальному режимі оподаткування, у другій частині порядкового номера податкової накладної (між знаками дробу) код діяльності не заповнюється; • у третій частині (після знаків дробу) проставляється числовий номер філії чи структурного підрозділу. При складанні податкової накладної філією чи структурним підрозділом платника податку в третій частині порядкового номера податкової накладної зазначається числовий номер такої філії чи структурного підрозділу. У випадку, коли податкова накладна заповнюється самим платником податку, номер філії чи структурного підрозділу не вказується (п. 3 Порядку № 10). Якщо порядковий номер, що зазначається в першій частині, чи числовий номер філії (структурного підрозділу), що зазначається в третій частині порядкового номера податкової накладної, мають меншу кількість знаків, ніж кількість відведених для цього клітинок, такі номери вирівнюються по правому краю поля, а решта клітинок не заповнюється (абз. 15 п. 3 Порядку № 10). У клітинках порядкового номера податкової накладної, що не заповнюються, нулі, прочерки та інші знаки чи символи не проставляються (абз. 16 п. 3 Порядку № 10).
Особа (платник податку) – продавець	Зазначається повна або скорочена назва юридичної особи, зазначена у статутних документах, або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, зареєстрованої як платник ПДВ, – продавця (покупця) товарів/послуг (пп. «в» п. 201.1 ПКУ). Розмір літер у назві юридичної особиможна відображати в податковій накладній як великими, так і великими та малими літерами, якщо назва повністю збігається із зазначеною у статутних документах (роз'яснення Міндоходів від 01.07.2013 р.)
Особа (платник податку) – покупець
Індивідуальний податковий номер продавця	Зазначається індивідуальний податковий номер продавця (покупця) (пп. «г» п. 201.1 ПКУ). Індивідуальний податковий номер вирівнюється по правому краю поля і не повинен містити жодних інших знаків та символів (п. 2 Порядку № 10). У разі виписки податкової накладної покупцем (отримувачем) послуг від нерезидента, місце постачання яких розташоване на митній території України, у рядку «Індивідуальний податковий номер продавця» відображається умовний ІПН «300000000000», а у разі якщо такі послуги не призначаються для використання у господарській діяльності або придбані з метою їх використання для постачання послуг за межами митної території України або послуг, місце постачання яких визначається відповідно до п. 186.3 ПКУ, – умовний ІПН «200000000000» (абз. 2 п. 11 Порядку № 10). У разі постачання товарів/послуг покупцю, який не зареєстрований як платник ПДВ, включаючи постачання на експорт, здійснення операцій у рахунок оплати праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з платником податку, у рядку "Індивідуальний податковий номер покупця" відображається умовний ІПН "400000000000" (абз. 1 п. 11 Порядку № 10).
Індивідуальний податковий номер покупця
Місцезнаходження (податкова адреса) продавця	Місцезнаходження (податкова адреса) продавця (покупця) вказується з урахуванням вимог ст. 45 ПКУ та ст. 29 і 93 ЦКУ (п. 4 Порядку № 10). Податковою адресою платника податків – фізичної особи визнається місце її проживання, за яким вона береться на облік як платник податків в контролюючому органі. Платник податків – фізична особа може мати одночасно не більше однієї податкової адреси (п. 45.1 ПКУ). Податковою адресою юридичної особи (відокремленого підрозділу юридичної особи) є місцезнаходження такої юридичної особи, відомості про що містяться у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців. Податковою адресою підприємства, переданого у довірче управління, є місцезнаходження довірчого власника (п. 45.2 ПКУ).
Місцезнаходження (податкова адреса) покупця
Номер телефону продавця	Для заповнення передбачено десять клітинок, які заповнюються у числовому форматі. При заповненні цього рядка слід зазначати телефонний номер абонента з кодом населеного пункту або відповідним кодом мобільного оператора. Номер телефону вирівнюється по правому краю поля і не повинен містити жодних інших знаків та символів (п. 2 Порядку № 10).
Номер телефону покупця
Вид цивільно-правового договору	Зазначається вид цивільно-правового договору згідно з видом договірних зобов'язань, визначених ЦКУ (договір купівлі-продажу, позики, міни, постачання, оренди, дарування, доручення, комісії тощо). Слід враховувати суть договору, незалежно від того, укладено сторонами письмовий договір чи ні: усна угода сторін щодо придбання товару за безготівковий рахунок з наступною оплатою через банк або з оплатою готівкою теж є договором купівлі-продажу. Дата складання договору заповнюється цифрами у такій послідовності: день місяця (дві цифри), місяць (дві цифри), рік (чотири цифри). Крапки, коми та інші розділові знаки в даті укладання договору не проставляються (пп. «и» п. 201.1 ПКУ, п. 3, абз. 2 п. 4 Порядку № 10).
Форма проведених розрахунків	Вказується, в якій формі проводяться розрахунки між контрагентами (бартер, оплата з поточного рахунку, готівка, чек тощо) (п. 187.1, 187.4, 187.5, 187.7 ПКУ).