основные термины и понятия

Вопрос о том, какая из этих азбук является древнейшей, окончательно не решен, однако большинство исследователей считают, что Кириллом была создана глаголица, в то время как кириллица имеет более позднее происхождение.

Рис. 8. Глаголический алфавит

Рисунок 9. Башчанская (Бошканская) плита — один из древнейших известных памятников глаголицы, XI в.

Плита была найдена в 1851 году при раскопках в романской церкви святой Луции в деревне Юрандвор рядом с посёлком Башка. С 1934 года плита хранится в Хорватской Академии науки и культуры в Загребе, в церкви святой Луции помещена точная копия.

Каменная плита содержит надпись, текст которой гласит о пожертвовании королём Дмитаром Звонимиром участка земли бенедиктинскому аббатству под управлением аббата Држихи. Надпись содержит 13 строк, хорошо сохранилась. Два фрагмента плиты в правой части были найдены отколотыми от основной плиты, но также сохранили выбитый текст.

Рисунок 10. Страница позднего глаголического текста (XX век)

В основу кириллицы положено византийское уставное письмо. Для передачи звуков, которые отсутствовали в греческом языке, использовались буквы, заимствованные из иных источников.

По своему алфавитно-буквенному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице буквы, наоборот, были замысловаты.

Кириллица просуществовала без сколько-нибудь серьёзных изменений до начала XVIII в. Первоначально кирилловская азбука насчитывала 38 букв, затем их число увеличилось до 43. Причём только 24 буквы составители заимствовали из греческого алфавита, остальные же были специально созданы для передачи звуков славянской речи.

Впоследствии русское письмо непрерывно развивалось, в том числе и под воздействием государственных орфографических реформ – прежде всего Петровской (1707-1710 гг.) и советской (1917-1918 гг.). В результате из алфавита был изъят ряд букв: омега, пси, і , фита, ижица и др. Современный русский алфавит насчитывает 33 буквы.

Построенным на кирилловской основе письмом в настоящее время пользуются народы, говорящие примерно на шести десятках языков и составляющие до 10 % населения земного шара.

Рисунок 11. Азбука кириллицы: новгородская берестяная грамота № 591 (1025—1050 гг.) и ее прорисовка.

Кириллический алфавит используется теми из славянских народов, которые исповедовали православие. Письменностью, основанной на кириллическом алфавите, пользуются русские, украинцы, белорусы, сербы, болгары, македонцы.

В 19–20 вв. миссионерами и учеными-языковедами на основе кириллицы создавались системы письма для народов, живших на территории России.

В России кириллический алфавит претерпел определенную эволюцию. В начале 18 в. Петром I была проведена орфографическая реформа, в результате которой буквы кириллического алфавита приобрели новые начертания. Был исключен ряд букв , звуковое значение которых можно было выразить другим способом. С этого времени светские издания набирались реформированной азбукой, а церковные книги традиционной кириллицей.

Рисунок 12. Кириллица и глаголица

В середине 18 в. в гражданскую печать была добавлена буква Э, а в 1797 Н.М.Карамзин ввел букву Ё.Свой современный вид русский алфавит получил в результате орфографической реформы 1918 года.

В середине 1930-х годов предполагалось создать новый русский алфавит на латинской основе. Однако этот проект не был осуществлен.

Рисунок 13. Алфавит и заглавные буквы из славянского рукописного Евангелия (13 век) и из Евангелия, находившегося в Новом Иерусалиме (14 век).

В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения.

С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается, как правило, рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Документооборотом стандарт называет «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» (ГОСТ Р 7.0.8-2013). В технологию работы с документами входит:

· прием и первичная обработка документов;

· их предварительное рассмотрение и распределение;

· регистрация документов;

· контроль исполнения документов;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов;

· их отправка;

· систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий.

«Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму».

«Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».

«Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела».

«Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения».

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др.

«Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

К свойствам документированной информации относятся:

1. атрибутивность (наличие неотъемлемых слагаемых - информационной и материальной, - без которых он существовать не может);

2. функциональность (его предназначенность для передачи информации во времени и пространстве);

3. знаковость формы (фиксированное сообщение представляет собой закодированный текст, значение которого можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации);

4. инвариантность (возможность записи информации с помощью различных знаковых систем);

5. бренность (зафиксированная на материальном носителе информация с течением времени может быть частично или полностью утрачена);

6. транслируемость (возможность размножения документированной информации, передачи её с одного материального носителя на другой);

7. мультипликативность (возможность одновременного существования одной и той же информации на различных материальных носителях);

8. рассеяние (способность документированной информации к движению, т.е. передаче её во времени и пространстве);

9. дискретность (возможность передачи, хранения и использования информации по частям);

10. ценность (потребительская значимость);

11. полезность (ценность в определённых конкретных условиях);

12. полнота (оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией);

13. достоверность (документ должен содержать только проверенную информацию);

14. новизна (актуальность);

15. оперативность (способность информации соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени);

16. доступность (возможность получения потребителем);

17. защищенность (невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц);

18. релевантность (способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя);

19. адекватность (соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа);

20. эргономичность (оптимальность формы или объема информации для конкретного потребителя).

В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами.

Для управленческой информации характерны следующие специфические свойства:

1. Официальный характер сообщения. Участники письменного делового общения - преимущественно юридические лица.

2. Адресность информации. Управленческий документ всегда имеет точный адрес, безадресных документов не бывает принципиально. Более того, управленческий документ всегда «узко направлен», адресован конкретной организации или кругу организаций, должностному лицу или группе должностных лиц.

3. Повторяемость, однотипность управленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность строго регламентирована и должна подчиняться определенным нормам и правилам. Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности использования одних и тех же языковых средств.

4. Тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач обусловлена стабильностью функциональной деятельности организации.

5. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей убедить адресата, заставить его встать на определенную точку зрения, побудить его совершить (или не совершить) определенные действия. Убедительность письма зависит от умения его составителей выразить интересы того предприятия, кому адресовано письмо.

Управленческая информация должна быть своевременной и достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.

Полнота информации выражается ее объемом, который дол­жен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибоч­ным управленческим решениям.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели существенные изменения. Слово «документ» восходит к индоевропейскому праязыку, где оно означало «жест вытянутых рук» («dek» - десять: на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывается десять пальцев), который имел место при передаче, приеме или получении чего-либо.

Постепенно корень «dek» превратился в «dос» в слове «dосео» (лат.) - учу, обучаю, извещаю. От него, в свою очередь, образованы слова «doctor» - ученый, «doctrina» - учение, «documentum» – образец, свидетельство, доказательство).

Позднее слово «документ» приобрело юридическое значение: «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов».

В значении «письменное свидетельство, доказательство» слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

В русском языке термин «документ» появился в XVIII в., в эпоху Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков – в значении письменного свидетельства.

На всём протяжении 18-го столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение.

Ко второй половине XIX в. от слова «документ» в русском языке образовались термины: документация – подготовка и использование подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный – относящийся к документу.

Однако до начала XX в. само слово «документ» в нормативных актах по организации управления и делопроизводства в России почти не употреблялось. Вместо него в практической деятельности учреждений, в различных инструкциях и положениях того времени использовались термины: бумага, деловая бумага, акт, дело.

Сегодня термин «документ» определяется ГОСТ Р 7.0.8-2013 следующим образом:«Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» ().

Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). Новый ГОСТ закрепляет следующее определение:

«Реквизит документа: Элемент оформления документа» (В предыдущем ГОСТ -98: обязательный элемент оформления официального документа).

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

«Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

· регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

· распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

· накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

· передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством на­копления и обобщения информации.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

«Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия» (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью.

Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или напи­сан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.

«Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа» (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

«Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа» (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют разные управленческие функции. Некоторые функции управления являются типовыми, присущими любому аппарату управления. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование и др. Другие функции могут выполняться каким-либо управленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

«Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению» (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.

Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.

Организационно-распорядительные документы - это письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), туризму, нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация— это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации (Госстандарт РФ), техническими комитетами (ТК).

В процесс стандартизации входят такие элементы как типизация и унификация.

В широком смысле типизация – это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда процессов технических характеристик. В документоведении этот способ используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст – это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания. Например: заявление на отпуск, материальную помощь, анкета туриста или заявление на организацию туристической поездки.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. В процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только дело­производственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов — высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации по единым требованиям и правилам, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Общегосударственные унифицированные формы документов, например, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Министерство здравоохранения РФ – за медицинские, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации. и т.д. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и фирмах независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, делопроизводство – сложный процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью предприятия, фирмы. Основной целью службы делопроизводства является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

· постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения;

· сокращение документооборота;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии или фирме.

Контрольные вопросы

1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?

3. Какие способы документирования (запечатления информации) вам известны?

4. Когда и в каком значении появилось слово «документ» в русском языке?

5. В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?

6. В чем конкретно заключается преимущество документированной информации по сравнению с бездокументной?

7. Где закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству?

8. Что понимается под юридической силой документа?

9. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?

10. Как вы понимаете процесс стандартизации документов?

11. Как вы понимаете процесс унификации документов?

12. Можно ли обойтись без унификации и стандартизации документов?
Какую роль играют стандарты при подготовке документов?