Договор и трудовой договор

Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Трудовой договор (трудовое соглашение) — юридически оформленное письменное соглашение сторон (именуемых «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.п.).

Договоры оформляются на трафаретных бланках, где типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

Доверенность — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение ка­ких-либо действий от имени доверителя (организации или частного лица). Личная доверенность выдается для получения заработной платы и других платежей (пенсии, пособия, стипендии), на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, на получение свидетельства о праве на наследство.

В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по договоренности. Обязательными реквизитами доверенности являются: (1) наименование жанра документа; (2) место написания; (3) дата написания; (4) основной текст; (5) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по договоренности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

5.10.Язык и стиль деловых писем

Деловые письма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Соответствует классификации производственных ситуации, вызывающих необходи­мость в переписке.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.

По аспектам содержания деловых писем выделяют:

• факт напоминания — письмо-напоминание;

• выражение гарантии — письмо гарантийное;

• указание на достигнутую степень согласия — письмо-подтверждение;

• информирование об уже проведенных или намечаемых мероприятиях — письмо информационное,

• указание на факт отправки прилагаемых к письму документов — письмо сопроводительное',

• предупреждение о возможных ответных шагах и т.п. — письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По тематическому признаку письма условно делят на деловую и коммерческую корреспонденцию.

Деловой корреспонденцией принято считать переписку, с помощью которой оформляются экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции.

По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стандарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

По признаку, адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.

Набор реквизитов для деловых писем минимален, включая в себя как обязательные: (1) угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; (2) адресат — наименование организации, ее адреса, служебного лица; (3) необязательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа; (4) текст, который несет основную информацию и мотивы ее сообщения; (5) подпись должностного лица.

Рассмотрим некоторые виды деловых писем.

Сопроводительное письмо – это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

В сопроводительных письмах используются языковые формулы:

Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам... (заявку, проект, план, протоколы испытаний...)

Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки...

Высылаем наложенным платежом, заказной бандеролью, отдельной почтовой посылкой...

В начале сопроводительного письма возможны отсылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договоренностью, телефонным разговором...

Гарантийное письмо – это документ, который обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения исследований и т.д.).

Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Письмо-приглашениеэто письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (конференции, выставке, предварительных переговорах и т.п.).

В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции:

Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на..., принять участие в..., посетить...

Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете принять участие в..., посетить...

Письмо-благодарность. Оно содержит благодарность за что-либо (за полученную информацию, приглашение, каталог, оказанное гостеприимство и т.п.). В таких письмах целесообразно использовать следующие языковые формулы:

Благодарим Вас... Мы признательны Вам... Выражаем благодарность... (за что).

Мы признательны Вам за приглашение принять участие в выставке...

Мы получили Ваше сообщение по электронной почте. Благодарим за оперативность.

Письмо-сообщение.Содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес. Используются стандартные выражения:

Сообщаем, информируем, извещаем, уведомляем Вас...

Ставим Вас в известность...

Нам приятно сообщить...

Доводим до Вашего сведения...

В ответ на Ваш факс сообщаем...

В дополнение к нашему письму сообщаем...

5.11. Язык и стиль инструктивно-методических документов

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Инструкция должна иметь заголовок, который очерчивает круг вопросов, объектов и лиц, обязанных выполнять ее требования.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера.

Текст инструкции носит характер указания, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение: должен, следует, необходимо, рекомендуется, запрещается, не допускается, имеет право и др. Текст излагается от 3-го лица или в безличной форме. Например: «Руководители структурных подразделений несут ответственность за...; обеспечивают...; анализируют...»; «Повторным заявлениям граждан при их поступлении присваивается очередной регист­рационный номер...».

Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.

Инструкции в зависимости от их функции могут быть различными по содержанию'. Работники предприятий и учреждений обычно имеют дело с должностной инструкцией.

Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта инструкция необходима также при возникновении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работниками и работодателями.

Должностная инструкция обычно создается работниками кадровой службы, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия.

5.12.Язык и стиль коммерческой корреспонденции

К коммерческой корреспонденции относятся документы, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок.

Чтобы успешно функционировать, производственное предприятие должно приобретать оборудование, сырье для изготовления своей продукции, а затем реализовывать ее. Все эти операции сопровождаются оформлением контрактных документов. В число основных контрактных документов входят: запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.

Запрос – это коммерческий документ, который представляет собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой представить необходимую информацию о товаре (услугах) и/или направить предложение на поставки (продажу) товара или предоставление услуг.

Письма-запросы используются в тех случаях, когда не представляется возможным решить вопрос лично или по телефону, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности на ответное послание.

В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести покупатель и на каких условиях. Таковыми являются количество и качество товара, его марка и модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки.

Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. В первой части в повествовательной форме излагается существо вопроса; во второй части ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким. В нем необходимы ссылки на нормативные документы, достигнутые договоренности, прежние письма.

Содержательные аспекты запроса реализуются с помощью определенных языковых конструкций:

В соответствии с нашей договоренностью, Вашей рекламой, нашим телефонным разговором...

Просим, обращаемся с просьбой выслать нам предложение на поставку...

Мы заинтересованы в срочной поставке...

Мы хотели бы знать, в какой срок и по какой цене Вы можете поставить товар...

Желательно, чтобы поставка была осуществлена в течение...

Если предприятие совершает частые закупки со стороны, то для ускорения подготовки запроса в ходе коммерческой переписки используется стандартизированная форма бланка этого документа с реквизитами: (1) наименование жанра документа; (2) текст запроса; (3) сведения о транспортировке; (4) условия поставки; (5) условия платежа; (6) количество и род упаковки; (7) подпись импортера.

Ответ на запрос составляется в том случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Ответ формулируется в зависимости от конкретной ситуации и может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможности поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар и объяснение причин отказа; об изменении условий запроса (изменение сроков поставки, количества товара и т.п.); об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

Письмо-ответ может оформляться трафаретно или как обычное письмо.

В случае отказа поставить интересующий покупателя товар речевой этикет требует использования языковых конструкций, «смягчающих» ситуацию:

К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно...

Мы приняли к рассмотрению ваш запрос и просим вернуться к нему...

В настоящее время мы не имеем возможности сделать Вам конкретное предложение на поставку...

Письмо-предложение (оферта)– это коммерческий документ, который представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение может быть направлено импортеру в ответ на его запрос либо по инициативе самого экспортера.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, его количество и качество, цена, срок доставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.

Различают предложения твердые и свободные. Предложение называется твердым, если оно делается одному покупателю на конкретный товар с указанием срока действия предложения. Неполучение от покупателя ответа в указанный срок считается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения. Предложение считается свободным, если оно делается не одному покупателю и без обязательств со стороны продавца (например, реклама).

Реквизиты оферты. (I) наименование жанра документа; (2) указание его номера; (5) текст предложения; (4) сведения о транспортировке; (5) условия поставки; (6) условия платежа; (7) количество и род упаковки; (6) подпись экспортера.

При составлении письма-предложения целесообразно использовать следующие стандартные выражения:

В ответ на Ваш запрос...

Ссылаясь на предварительные переговоры. мы предлагаем Вам поставить, отправить, отгрузить... на указанных ниже условиях... в счет взаимных поставок... в количестве (тонн, центнеров, единиц)...

качество товара соответствует действующим стандартам, приложенному сертификату, образцам, высланным Вам ранее... цена... составляет...

товар будет поставляться..., поставка товара будет произведена в течение...

платеж производится через банк; наличными при предъявлении счета и транспортных документов...; сроки платежа...

настоящее предложение действительно до... с.г.

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения или отказ от предложения.

Если покупатель согласен со всеми условиями предложения и подтверждает это продавцу, сделка считается заключенной. После этого заключается контракт или выдается заказ. В таком случае следует трафаретный ответ:

Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (количеством, качеством, ценой, сроками) или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В таком случае между продавцом и покупателем устанавливается длительная переписка или ведутся переговоры для достижения договоренности.

Письма при этом могут оформляться следующим образом:

Уважаемые______________________________________ !

С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения от _____на _______ (наименование товара).

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.

С уважением Подпись

Контракт — это коммерческий документ, представляющий собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т.п.), подписанный продавцом (экспортером) и покупателем (импортером). Реквизиты контракта: (1) наименование жанра документа; (2) номер контракта; (3) место и дата его заключения; (4) наименования заключающих контракт сторон; (5) предмет контракта (наименование и количество товара); (6) качество товара; (7) цена (за единицу товара и общая сумма сделки); (6) место и сроки поставки; (9) требования к упаковке и маркировке; (10) условия и порядок платежа; (11) гарантии поставки и санкции в случае нарушения сторонами условий контракта; (12) арбитраж; (13) техническая документация (представляется в случае необходимости); (14) юридические адреса сторон; (15) подписи импортера и экспортера.

Контракт может иметь приложения: (а) дополнения к контракту — документ, в котором содержатся изменения и дополнения к ранее согласованным условиям контракта; (б) заказ — документ, содержащий предложение продавца заключить сделку с указанием ее конкретных условий; (в) подтверждение заказа — документ, который содержит согласие покупателя на сделку без каких-либо оговорок.

Для заключения контрактов, носящих типовой характер, используются специальные бланки с унифицированным текстом и пробелами для заполнения их заинтересованными сторонами.

В некоторых случаях полученная по контракту продукция не соответствует указанным в нем параметрам. Тогда предприятие- покупатель отправляет предприятию-продавцу рекламацию.

Рекламация (претензия) — коммерческий документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Нарушения контракта могут относиться к разным пунктам договора — качества, количества товара, сроков поставки, платежам и др.

Рекламация обычно состоит из трех частей: (1) основания для предъявления претензии; (2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки и т.д.); (3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, замена некачественного товара качественным, уценка и т.д.).

При составлении текста рекламации используются определенные стандартные модели:

Мы официально заявляем Вам рекламацию на...

Наши клиенты заявили рекламацию...

К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что...

К сожалению, условия нашего контракта не выполнены...

При приемке товара были обнаружены следующие недостатки...

При вскрытии ящиков оказалось, что количество товара не соответствует заявленному в накладной

Была обнаружена недостача...

Сумма причиненного ущерба составляет...

Это дает нам право возвратить товар обратно, требовать возмещения убытков, обратиться в арбитражный суд...

Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своем решении.

Ответ на рекламацию может быть различным в зависимости от решения принявшей претензию стороны: (1) претензия признается справедливой и удовлетворяется полностью; (2) претензия принимается к рассмотрению — решение по ней пока не принято; (3) претензия признается справедливой частично; (4) претензия отклоняется полностью.

В зависимости от содержания ответа используются различные языковые конструкции:

Ваша рекламация от ... получена. В удовлетворение Вашей претензии переводим на Ваш счет сумму...

Подтверждаем получение Вашего письма и сообщаем, что рекламация принята к рассмотрению...

Сообщаем, что недостающее количество товара будет отправлено Вам... Однако мы не можем согласиться с Вашим требованием оплаты неустойки...

Ваша претензия признана необоснованной...

Вашу претензию мы удовлетворить не можем, так как...

5.13. Реклама в деловой речи

В последние годы широкое распространение в России получила реклама. В большей мере она представлена на телевидении и радио, но значителен ее вес и в деловой письменной речи — в документах информационно-рекламного характера: товарном предложении, сообщении потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резюме.

Текст рекламного послания, как и любой текст делового стиля, должен быть информативным и убедительным. При этом информативность рекламного письма должна отличаться ориентированностью на интересы и потребности потенциального заказчика, покупателя, партнера. Следовательно, речевая тактика рекламного делового послания — нацеленность на интересы. Информативность должна быть полной, т.е. письмо информационно-рекламного характера должно содержать всю информацию, которая может заинтересовать потребителей. В случае недостаточной информативности письма адресат может обратиться к предприятию-конкуренту, информационно-рекламное письмо которого составлено более убедительно, в то время как фирма-адресант заинтересована в долгосрочном перспективном сотрудничестве.

Рекламные письма, наряду с общими для деловых бумаг требованиями к языку и стилю, имеют свою специфику. Они должны быть запоминающимися, способными вызвать коммерческий интерес. Это, в свою очередь, требует творческого подхода к со­ставлению текстов рекламных писем.

Информационно-рекламные письма нередко строятся по модели: риторический вопрос или риторическое восклицание — информационный текст, являющийся ответом, подтверждением, обещанием, т.е. коммерческим предложением. Такая модель не только иллюстрирует процесс рассуждения, но и наталкивает на принятие решения.

Например:

Что подарить?!

Выбрать не только подарок, но еще и очень полезный — непросто. Каждый из нас ищет своим родным и близким нечто ценное. Если вы согласны, что здоровье — самый ценный подарок, мы искренне рекомендуем подарить аппарат «Витафон».

Мы приведем аргументы и ответим на вопрос, почему «Витафон» окажет неоценимую помощь...

Каждый ребенок — талант!

Школа искусств «Аккорд» выявит и вырастит талант Вашего ребенка.

Для детей 4—9 лет: живопись, рисунок, композиция, скульптура, иностранный язык. Для детей с 10 лет: живопись, рисунок, история искусств, экономика, компьютерная грамотность.

Конструктивную тональность, эмоциональную привлекательность данным и другим рекламным письмам придает использование языковых средств выразительности: оценочных конструкций (неоценимая помощь, нечто ценное, искренне рекомендуем, талант ребенка), восклицательных по эмоциональной окраске предложений (Каждый ребенок — талант! Что подарить?!) побудительных конструкций, свободного порядка слов в предложении и др.

При составлении рекламного делового письма необходимо четко выделять ключевые аспекты сообщения и тщательно выверять текст с точки зрения ясности и простоты изложения.