Языковые средства и стиль изложения в документах

Основное требование письменного делового общения – ясное, чёткое, логичное изложение информации.

Этому подчинены и требования, предъявляемые к языковым средствам и стилю изложения в документе: однозначность используемых слов, соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения.

Смысловая точность деловых бумаг во многом определяется точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в том значении, в каком они должны употребляться в данном стиле и жанре. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызвать слова-паронимы (типа гарантийный — гарантированный), слова-синонимы, различающиеся стилистической окраской (типа предъявить претензию — высказать претензию), профессионализмы (их употребления в документе следует избегать), термины (их употребление должно быть понятно и адресанту, и адресату). Не следует злоупотреблять использованием заимствованных слов, которые не всегда могут быть известны адресату (типа превентивные меры, консенсус и др.).

При построении словосочетаний следует иметь в виду, что в официально-деловой речи сочетаемость большинства слов ограничена и ее нарушение воспринимается как стилистическая ошибка. Например: указ — издается, акт — составляется, рекламация — предъявляется, оплата — производится, доверенность — заверяется; платеж — наложенный, расчеты — предварительные, окончательные; скидки — значительные, незначительные.

В предложении предпочтение отдается страдательным, а не действительным конструкциям. Например: не Мы получили, а Нами получено; не Мы произвели платеж, а Платеж нами произведен. Правила расположения определений в предложениях деловой речи: препозиция для согласованных определений (перед определяемым словом), постпозиция — для несогласованных определений (после определяемого слова). Например: наши договоренности — договоренность сторон; служебное расследование — расследование по факту; телефонный разговор — разговор по телефону.

Документ должен быть информационно насыщенным, реа­лизовывать определенную коммуникативную задачу — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить согласие/несогласие. Для реализации этих задач количество информации должно быть необходимым и достаточным. Разнородность и избыточность включаемой в документ информации затрудняет восприятие, а значит — снижает ее убедительность.

Структура текста должна быть легко воспринимаемой, поэтому специалисты рекомендуют, как правило, двухчастную структуру: в первой излагаются мотивы, факты, события, побудившие адресанта к написанию деловой бумаги, во второй — выводы, решения, распоряжения, просьбы.

Тон изложения должен быть нейтральным. В то же время в последние годы наметилась тенденция к экспрессивности деловых бумаг за счет большего возможного выбора языковых средств, стремление к личностному (персонифицированному) стилю изложения.

5.15.Речевой этикет в документе

Этикет — это установленный порядок поведения, следование моральным, общественным нормам.

Речевой этикет — это нормы речевого поведения, принятые в данном обществе; это национально-специфичные правила речевого поведения, применяемые в ситуациях вступления собеседников в контакт и для поддержания общения в избранной тональности соответственно обстановке общения, социальным признакам коммуникантов и характеру их взаимоотношений. Речевой этикет составляет систему устойчивых формул общения.

В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета.

Деловой этикет — это порядок поведения, принятый в сфере делового общения. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Он требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

В деловой переписке между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловьж отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей фоновой тональности учтивости и корректности. В деловой письменной речи недопустимы ирония, сарказм, оскорбления.

Адресантам не рекомендуется:

• побуждать адресата к срочному принятию решения;

• навязывать адресату решение вопроса в пользу адресанта;

• начинать послание с отказа в тех случаях, когда положительное решение вопроса не представляется возможным.

Для адресата официальной корреспонденции с точки зрения этических норм обязательным является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа могут быть расценены отправителем как нежелание сотрудничать.

Правильный выбор языковых средств в общении с партнерами определяет успех деловой коммуникации.

Основные речевые формулы делового этикета – это формулы обращения, выражения просьб, поручений, отказов, претензий и др. Обращение — это апелляция к адресату, его наименование в процессе коммуникации. Обращение является обязательным элементом коммерческой корреспонденции. Оно используется также в служебной переписке при коммуникативной ситуации, требующей обращения к должностному лицу, и при ответе организации частному лицу.

Наименование адресата в документе может быть универсальным и профессиональным. Универсальные наименования используются как формы вежливого обращения к адресату и обобщенно характеризуют его как члена общества, включенного в систему социальных отношений и наделенного определенными правами и обязанностями: господа, господин, госпожа, граждане, гражданин, гражданка, коллеги, товарищ. Такие наименования адресата часто сочетаются с фамилией, именем, отчеством адресата и прилагательными уважаемый, уважаемые.

Наиболее общая формула обращения: Уважаемые господа!; Уважаемый господин ... (фамилия)!; Уважаемая госпожа ... (фамилия)!

К высокопоставленным чиновникам, заслуженным деятелям науки, депутатам принято обращаться со словами Глубокоуважаемый или Многоуважаемый.

При обращении к должностным лицам органов государственной власти и управления, президентам компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии: Уважаемый господин председатель!

В письмах-приглашениях допустимо обращение по имени и отчеству: Уважаемая Ольга Андреевна!

Нарушением правил речевого этикета является обращение по следующей формуле: Уважаемый + господин + (фамилия) + (имя, отчество)!

В официальных документах возможно наименование адресата по профессии, должности, воинскому званию и т.п. Например: Уважаемый профессор... При этом название профессий, должностей, званий сохраняет форму мужского рода и в тех случаях, когда они относятся к женщине. При апелляции к лицам одной профессии распространено обращение: Уважаемые коллеги!; Уважаемый коллега!

Обращение к адресату — это самая употребительная языковая единица, связанная с этикетными знаками.

В официальном общении, в том числе в деловой переписке, свою специфику употребления имеют личные местоимения. Из местоимений 2-го лица (ты — вы) допустима только форма множественного числа, при обращении к одному лицу — Вы.

При формулировке просьб, запросов, предложений и т.п. используется форма 1-го лица множественного числа («представительское «мы»): Мы рады приветствовать вас... Мы предлагаем свою продукцию... Мы обращаемся к Вам с просьбой...

Местоимения 3-го лица (он, она, оно, они) используются в официальной переписке редко. Это объясняется их универсальностью (указывают на лицо и предмет), что может привести к обезличиванию и фамильярности, к отстраненности адресанта от активной роли в речевом акте, к демонстрации превосходства, нарушающих нормы делового этикета.

Глаголы в деловых письмах употребляются в форме изъявительного наклонения, редко — повелительного наклонения (Позвольте поблагодарить Вас...). Преобладают формы глаголов третьего лица множественного числа: Сообщаем Вам, что...; Напоминаем... Направляем в Ваш адрес... Форма первого лица единственного числа используется в документах, оформленных на бланках должностных лиц: Прошу дать ответ... Предлагаю... Приглашаю...

Из глагольных форм действительного и страдательного залога чаще выбирается страдательный залог, поскольку для деловой переписки важнее факт совершения действия, а не указание на субъекта: Ваш заказ выполнен (а не «Мы выполнили Ваш заказ»); Запрос рассмотрен (а не «Мы рассмотрели запрос»),

В функции речевых этикетных средств могут выступать вводные слова, позволяющие не нарушать такие принципы этикета, как вежливость и корректность, особенно в письмах-отказах. Здесь целесообразно использовать вводные слова типа: На наш взгляд... К сожалению..., а также синтаксические конструкции типа: Несмотря на предпринятые нами усилия... Мы рассматриваем возможность предоставления Вам... Надеемся на долгосрочное сотрудничество... Желаем успехов!

С помощью формул речевого этикета можно снять чрезмерную официальность, придать высказыванию при необходимости экспрессивные оттенки. Например: Нам приятно сообщить, что... Мы обеспокоены отсутствием... Мы полагаем, что оптимальное решение...

Итак, выбор той или иной формулы речевого этикета зависит от конкретной коммуникативной ситуации (благодарность, просьба, извинение и т.д.). Учитываются также экстралингвистические факторы: адресант, адресат, канал общения (в документе — опосредованное, а не непосредственное общение), форма общения (в документе — письменная) и др. От того, как отражается в деловой переписке та или иная коммуникативная ситуация, какие для этого выбраны языковые средства, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.

Контрольные вопросы

1. В какой сфере коммуникации функционирует официально-деловой стиль? Чем объясняется его жанровое разнообразие?

2. В чем заключаются лексические, морфологические, синтаксические особенности официально-делового стиля? Приведите примеры.

3. Что такое документ? Назовите основные реквизиты документов.

4. Какие виды служебных документов принято выделять? Какие реквизиты свойственны распорядительным документам?

5. Охарактеризуйте язык и стиль инструктивно-методических, информационно-справочных и справочно-аналитических документов. Приведите примеры.

6. На какие группы делятся деловые письма в зависимости от их содержания и объема? В чем состоят особенности языка и стиля коммерческой корреспонденции? Приведите примеры.

7. Какие аспекты содержания документов могут быть переданы с помощью языковых формул?

8. Что такое унификация и стандартизация документов? Назовите приемы унификации языка служебных документов.

9. Какие правила речевого этикета должны соблюдаться в документе? Приведите примеры.

Литература

1. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Катаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие. — Ростов-на-Дону, 2001.

2. Веселов П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. — М., 1993.

3. Веселов П.В. Вы — секретарь. — М., 1993.

4. Водит Н.С., Иванова А.Ю., Клюев B.C. и др. Культура устной и письменной речи делового человека. — М., 2001.

5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю. С. Курс делопроизводства: Учебное пособие. — М. — Новосибирск, 2002.

6. Мучник Б. С. Культура письменной речи. — М., 1996.

7. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, — М., 1998.

8. Плющенко Т.П., Федотова Н.В., Чечет Р.Г. Основы стилистики и культуры речи / Под ред. проф. П.П. Шубы. — Минск, 1999.

9. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. — М., 1999.

10. Формановская Н.И. Речевой этикет и культура общения. — М., 1989.