Нормирование оформления документов

Наилучшим вариантом организации нормативного обеспечения делопроизводства при действующей системе формирования состава документов это создание соответствующего норматива по оформлению элементной базы: реквизитов документов, размеров бумаги, шрифтов печатающих устройств и т.д. и построение на этой основе изначально унифицированных между собой документов.

Требования к составу информационных элементов документов-реквизитов определяются Государственным стандартом ГОСТ Р6.30.-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Нормативом установлен состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу.

Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные повторяются обязательно во всех документах. Переменные свойственны только конкретному документу.

В типовой состав реквизитов включены следующие:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

4. Код организации.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

7. Код формы документов.

8. Наименование организации.

9. Справочные данные об организации.

10. Наименование вида документа.

11. Дата документа.

12. Регистрационный, номер документа.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

14. Место составления или издания документа.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения документа.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст документа.

21. Отметка о наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования документа.

24. Визы согласования документа.

25. Оттиск печати.

26. Отметка о заверении копии.

27. Отметка об исполнителе.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении документа в организацию.

30. Идентификатор электронной копии документа.

Для конкретной разновидности организационно-распорядительных документов (ОРД) применяют не все реквизиты, а только необходимые для данного вида документов.

Каждый реквизит ОРД имеет свое назначение, содержание и место нахождения на листе бумаги. Поле документа делится на три составляющие:

– поле штампа;

– поле рабочее или поле автора документа;

– поле служебное – поле адресата.