Главам администрации городов

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Постоянным корреспондентам адрес не указывается: из уважения к партнеру адрес остается в памяти отправителя.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают.

При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

16. Гриф утверждения документа. Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан., Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию, которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Утверждаются, как правило, следующие документы:

¾ положения об организациях, учреждениях, их структурных подразделениях, совещательных органах и т.п.;

¾ уставы предприятий, отчеты и балансы;

¾ структура и штатная численность, штатное расписание;

¾ текущие и перспективные планы;

¾ акты контрольно-ревизионного характера;

¾ акты приема в эксплуатацию законченных строительством или реконструкцией зданий и сооружений;

¾ акты приема-передачи дел;

¾ отдельные разновидности протоколов и т.д.

Каждая организация с учетом своей специфики должна разрабатывать индивидуальный перечень документов, подлежащих утверждению. В табеле следует указывать организацию или должностное лицо, которое в соответствии с компетенцией имеет право утвердить данный документ.

Утверждение документа производится посредством грифа или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами. Например, в соответствии с Законом о трудовых коллективах утверждение Правил внутреннего трудового распорядка осуществляется голосованием большинства членов трудового коллектива и оформляется протоколом.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения оформляется по форме:

УТВЕРЖДАЮ

Директор банка

(подпись) М.И. Жуков

15.08.2003, печать

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА или УТВЕРЖДЕНЫ. Наименование утвержденного документа в творительном падеже, его даты и номер.

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора института

от 15.08.2003 № 268

Издание распорядительного документа, утверждающего другой документ, необходимо в тех случаях, когда в нем указывается срок введения в действие утверждаемого документа, должностное лицо, ответственное за выполнение контрольных функций, и другие, связанные с утверждаемым документом поручения. Если утверждаемый документ издается вместе с распорядительным, то он оформляется как приложение.

В случае утверждения документа несколькими организациями, грифы утверждения располагаются на одном уровне вдоль верхней части листа.

18. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

¾ о чем (о ком), например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

¾ чего (кого), например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

– кому, чему (например):

Инструкция по технике безопасности.

20. Текст. Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа составляется на основе унифицированных сборников текстов (письмовников), типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего и прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержание описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметка о наличии приложения. Если к документу имеются приложения, то об этом должна быть сделана соответствующая отметка. Информация о приложении указывается в тексте или после текста документа перед подписью.

Документы приложения могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложения к правовым актам), поясняющие содержание другого документа, направляемые с сопроводительным документом адресату.

В нормативных актах и документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: "Утвердить инструкцию по учету и хранению документов". На самом документе-приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу, которая включает наименование нормативного акта, его дату и номер.

При рассылке приложений без нормативного акта отметку о приложении заменяют на гриф утверждения соответствующим актом.

При наличии нескольких приложений они должны быть пронумерованы в валовом порядке.

Если документ-приложение направляется адресату с сопроводительным письмом, то сведения о приложении указываются после текста по следующей форме:

Приложение: проект инструкции по делопроизводству на 48 л. в 1 экз.

Если документы-приложения перечислены в тексте, то их названия второй раз не указываются. В сброшюрованном приложении не указывается число листов.

22. Подпись. Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все, в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу. Документ подписывается руководящими работниками организации или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами.

На всех уровнях управления, во всех организациях и в их подразделениях, действующих на основе единоначалия, документы, как правило, имеют одну подпись руководителя организации или руководителя подразделения в соответствии с приказом о распределении обязанностей.

Доклады, докладные записки, справки и т.п., документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Две подписи проставляются на документах, принятых коллегиальными органами.

Две или более подписей проставляют на документах, если ответственность за их содержание несут несколько должностных лиц. Например, финансовые документы; документы проверок (ревизий); документы, составленные несколькими организациями и т.д.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документах, оформленных на бланках), личная подпись и ее расшифровка. Наименование должности и расшифровка подписи печатаются на одном уровне.

Если документ должны подписывать несколько должностных лиц, то их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор завода (подпись) В.И. Степанов

Главный бухгалтер (подпись) АЛ. Леонидова

Если документы должны подписывать несколько равных должностей, то их подписи располагают на одном уровне, например:

Управляющий делами Начальник юридического

отдела

(подпись) В.П. Смирнов (подпись) Ф.М. Ларин

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии (подпись) А.И. Георгиева

Члены комиссии (подписи) П.В.Валентинова

Ю.А.Серова

С.В. Сытник

Чаще всего фамилии членов комиссии проставляются в алфавитном порядке.

Запрещается подписание документа другим должностным лицом вместо указанного в проекте документа. В документах могут быть указаны только наименование должности и расшифровка подписи лица, фактически подписавшего документ. При оформлении документа не на бланке наименование организации должно быть включено в наименование должности лица, подписывающего документ.

Если документ исходит от нескольких организаций, он печатается не на бланке и имеет соответствующее число подписей, которые располагаются на одном уровне. В наименование должности в этом случае включают и наименование организаций - авторов документа.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

Все экземпляры этих документов, остающиеся в делах организаций, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

В расшифровки подписи инициалы ставятся перед фамилией (А.П. Иванов).

23. Гриф согласования. Внешнее согласование проекта документа должно быть оформлено грифом согласования, листом согласования, содержащим несколько грифов, справкой согласования или протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования оформляется по форме:

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись) Н.С. Лавров

14.06.2003 печать

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Роспожарнадзора

14.06.2003 №14-7.2105

При оформлении листа согласования на документе должна быть сделана отметка: "Лист согласования прилагается".

Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта документа ниже подписей, слева направо, на одном уровне.

24. Визы согласования документа. Внутреннее согласование проектов документов называется визированием. Оно проводится в следующей последовательности:

¾ с функциональными подразделениями;

¾ с совещательными органами;

¾ с общественными организациями;

¾ с главными, старшими специалистами по функциональным вопросам;

¾ с финансовой службой;

¾ с юридической службой;

¾ с заместителями, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

На документах визы согласования размещаются в обратном порядке и согласование проводится снизу.

Первым проект документа визирует его исполнитель в подтверждение того, что он несет ответственность за его качество.

Виза должна включать личную подпись визирующего и дату визирования, которые могут дополняться наименованием должности и расшифровкой подписки визирующего, например:

Начальник отдела маркетинга

(подпись) А.Б. Ветров

21.05.2003

Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме: "замечания прилагаются".

Визы проставляются на экземплярах, которые остаются в организации, ниже подписей, слева направо во всю ширину листа.

25. Печать. Она заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

26. Отметка о заверении копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Колосков

07.06.99.'

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя и номер его телефона располагается на лицевой стороне или, при отсутствии места, на обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

Селезнев 56-4-45.