Документы по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставление отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся: заявления, трудовые книжки, личные карточки и др. документы.

Кадровые документы фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образования, пенсионное обеспечение и т.д.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывают свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Образец заявления см. в прил. 3.14.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрения и т.п.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту приказа пишут: «О приеме на работу», Об увольнении», О поощрении» и т.д.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать.

Пример приказа по личному составу о премирования см. в прил. 3.15.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Все записи в карточке должны быть документально обоснованы.

К документам по личному составу относятся характеристики. Это официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется в произвольной форме. Сейчас при приеме в коммерческие предприятия вместо автобиографии используют такой документ, как резюме, образец которого приведен в прил. 3.16.

В настоящее время основанием приема на работу является наряду с заявлением еще и контракт – это один из документов, отражающих условия труда, взаимоотношения сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах. В нашей стране контрактная система была рекомендована к вводу в 1991 году. Примерная форма трудового контракта представлена в прил. 3.17.

К документам по личному составу относятся трудовые книжки. Они заполняются на каждого принятого человека, даже если он проработал один день.

Бланки трудовых книжек должны подвергаться строгому учету и оформляться приходно-расходной книгой по учету банков трудовых книжек и вкладышей к ним. Также в отделах кадров или в отделах по учету кадров должна быть книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Все документы по личному составу (заявление, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждении до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок.

3.9. Деловая переписка

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить следующие виды документальной связи: письма, телефаксы, электронная почта.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Переписка с помощью писем играет большую роль в общении с партнерами. При составлении писем следует соблюдать определенные правила этикета.

Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет составления корреспонденции, и за рубежом ему придается большее значение, чем у нас:

– на полученное письмо следует дать ответ в течение недели;

– письмо с благодарностью за оказанное гостеприимство отправляется примерно через неделю после отъезда;

– письмо с поздравлениями по случаю какого-либо приятного события высылается в течение недели со дня получения сообщения об этом событии;

– письмо с выражением соболезнования высылается в течение десяти дней с момента получения сообщения о печальном событии. При этом следует использовать траурные конверты (с черной подкладкой изнутри). Такое письмо требует особой сердечности и не терпит банальных выражений;

– поздравления, благодарности, соболезнования и ответы на них пишутся всегда от руки. И никогда карандашом – только ручкой.

Не следует недооценивать воздействия, которое оказывает на делового человека внешний вид вашего письма. Использование забытой уже на Западе механической машинки будет свидетельствовать о Ваших возможностях.

Деловые письма пишутся исключительно на белой бумаге и только на лицевой стороне листа. Если Вы не уместили текст на одной странице, продолжайте на следующей. Не экономьте на бумаге – используйте новый целый лист даже для одной фразы. По возможности избегайте переноса слов.

В последнее время все более популярным становится цельноблочный стиль, при котором абзацы начинаются вровень с левым полем листа. При этом, чтобы отделить один от другого, каждый новый абзац печатается не через два, а через четыре интервала.

Деловое письмо зарубежному партнеру должно быть составлено на языке адресата. При невозможности это сделать – трудности с переводом на редкие языки – допустимо составление письма на английском языке (кроме случаев, когда ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом и задержки с ответом.

Письмо должно быть кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований. В тексте нежелательны исправления и подчистки.