Формирование дел для архивного хранения

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год.

При подготовке дела для последующего хранения в бухгалтерии (если нет архива) или передаче дела в архив организации производится оформление дела. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Прежде всего, выявляется наличие всех дел в соответствии с номенклатурой дел за обрабатываемый год. В делах проверяется правильность формирования, т. е. не попали ли документы с постоянным сроком хранения в дела временного хранения. Затем выделяются дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

При обработке основное внимание следует сосредоточить на делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В соответствии с требованиями «Государственной системы до-кументационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает:

¾ подшивку или переплет дела;

¾ нумерацию листов;

¾ составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

¾ оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи.

Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удобства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста докумен­та. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Форма листа-заверителя дела дана в приложении к «Основным правилам работы ведомственных архивов» и имеет следующую форму:

Пример заверительной надписи:

Лист — заверитель дела № _____

В деле подшито и пронумеровано 186 (сто восемьдесят шесть) л.

в том числе литерные листы 47а, 115а, 116б.

Лист 138 имеет физические повреждения — разрыв и склейка.

Бухгалтер _______ ФИО ______________ __________

подпись ФИО дата

Дела постоянного хранения переплетаются или подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бумаги,, за которую документ и будет подшит.

Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т. д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело. Обложка дела дооформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

¾ наименование учреждения и его подчиненность;

¾ наименование структурного подразделения;

¾ делопроизводственный индекс дела;

¾ заголовок дела;

¾ срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный ар­хив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела мо­жет быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы); проставляются также:

¾ дата дела (начала и окончания);

¾ количество листов в деле;

¾ архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставля­ют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива.

Заголовок дела нуждается в обязательной проверке и часто в уточ­нении путем полистного просмотра документов. Он должен точно, крат­ко в обобщенной форме отразить основное содержание документов.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.

На дела с документами постоянного хранения составляется опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочном пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т. е. располагают в порядке значимости содержащихся в них документов.

При раскладке дел по годам надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. В описание каж­дого дела входит:

¾ порядковый номер;

¾ индекс дела;

¾ заголовок дела (в т.ч. и аннотация);

¾ дата;

¾ количество листов;

¾ примечания.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа — срок хранения дела.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же простав­ляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

В графе описи «Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных доку­ментов из него другим учреждениям и т. д. (форма описи дела приведена ниже).

УТВЕРЖДАЮ

Главный бухгалтер

Подпись и расшифровка подписи

Дата

ОПИСЬ №

название раздела

В данную опись внесено _____________ дел с № _______ по № __________, в том числе:

литерные номера: _______________ пропущенные номера: _______________

Наименование должности составителя описи _______________

Подпись и расшифровка подписи__________________

Дата ___________________

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет, передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет секретарь. В соответствии с требованиями «Государственной системы до-кументационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии сотрудника бухгалтерии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел.

Контрольные вопросы и задания

1. Что такое общение? Как влияет этикет на деловое общение?

2. Каковы особенности официально-делового стиля и психологические факторы, влияющие на деловое общение через документы?

3. Что такое документооборот, контроль исполнения документов, информационно-поисковые системы документов как фактор налаживания делового общения с партнерами?

4. Как организуется работа с гражданами? Перечислите сопутствующие документы?

5. Перечислите способы разведки информации?

6. Какую информацию надо защищать?

7. Укажите мероприятия по защите информации?

8. Каким образом осуществляется формирование документов в дела для временного хранения?

9. Как происходит формирование документов в дела для постоянного хранения?