ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ И ОБСЛЕДОВАНИЕ КАК ВАЖНЕЙШИЕ ЭТАПЫ РЕВИЗИИ

Наиболее ответственным и трудоемким этапом ревизии является инвентаризация. Руководитель ревизионной группы разрабатывает план инвентаризации матери­ных ценностей. При этом он устанавливает, по всем ли материально ответственным лицам и в какое время проводились инвентаризации, когда они были в очередном отпус­ке с передачей материальных ценностей другим работникам. Не­обходимо установить, не числятся ли ценности в организации за уволенными лицами, переданы ли материалы по фактам недостач и хищений правоохранительным органам. Целесообразно снятие остатков ценностей совмещать при необходимости с передачей их другим материально ответственным лицам, проводить мероприя­тия, ускоряющие инвентаризации и повышающие их качество (например, отгрузку продукции со складов соответствующим по­купателям, возврат подотчетными лицами неизрасходованных сумм в кассу и т. п.).

Обязательной инвентаризации при проведении ревизии под­лежат расчеты с дебиторами и кредиторами, товары, находящиеся на ответственном хранении у покупателей, принятые на ответ­ственное хранение от поставщиков, выданные предприятию исполнительные листы, бланки строгой отчетности. Результаты инвентаризаций оформляются справкой о проведенных инвента­ризациях материальных ценностей в период комплексной ревизии в соответствующей ревизуемой организации на определенную да­ту, которая прилагается к акту комплексной ревизии (приложе­ние). В справке должна быть приведена следующая информа­ция: наименование места хранения (нахождения) ценностей; фамилия, имя, отчество материально ответственного лица; на ка­кую дату проведена предыдущая инвентаризация; дата последней инвентаризации с передачей ценностей; на какую дату проведена инвентаризация при проведении ревизии; остатки материальных ценностей до учетным данным; остатки материальных ценностей по данным инвентаризации; какие составлены акты при инвента­ризации (на испорченные ценности, на естественную убыль); ре­зультат этой инвентаризации (недостача или излишки); кто про­водил контрольную проверку; результат контрольной проверки (больше или меньше); какая сумма денежных средств взыскана в возмещение недостачи в период ревизии.

Вышеуказанные справки должны быть подписаны руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации.

Ревизоры осуществляют руководство и контроль за работой членов инвентаризационных комиссий, проводят инструктаж о правилах проведения инвентаризаций. Наряду с этим члены ревизионной группы должны проводить контрольные проверки качества инвентаризаций, проводимых в период комплексной ревизии. Они должны охватывать не менее 10 % остатков материальных ценностей, включаемых в инвентаризационную опись. Результаты проверок оформляются актом установленной формы, который подписывается ревизором, проводившим контрольную проверку, председателем и членами инвентаризационной комиссии. В случае установления расхождений между данными инвентаризационной описи и фактическим наличием ценностей согласно контрольной проверке назначается новый состав инвентаризационной комиссии, а виновные лица привлекаются к ответственности.

Одновременно с инвентаризацией материальных ценностей проводится обследование ревизуемого объекта. Ревизор может обследовать различные объекты: производственные и складские помещения; ограждение и охрану территории предприятия; технологическое оборудование и т. п. С помощью обследования устанавливаются условия хранения материальных ценностей, денежных средств, наличие пропускной системы и соответствие ее предъявляемым требованиям; обеспеченность помещений для ценностей охранно-пожарной сигнализацией и др. В процессе проведения обследования ревизор может выявить причины и условия, способствующие хищениям.

Руководитель ревизионной группы может привлекать к обследованию соответствующих специалистов, участвующих в проведении ревизии. Результаты обследований оформляются разовыми актами, например, о наличии охран­но-пожарной сигнализации и ее исправности, о некомплектно­сти оборудования, о правильности ценообразования и т. д. При составлении акта комплексной ревизии учитывается содержание разовых актов (справок) проверок, а сами акты прилагаются к ос­новному акту ревизии.

После проведения инвентаризации и обследования ревизоры преступают к исследованию финансовых и хозяйствен­ных операций, отраженных в первичных документах, записей в регистрах учета, бухгалтерской и статистической отчетности для установления законности, достоверности и целесообразности их совершения. Исследование проводится с помощью приемов доку­ментального контроля.

По результатам ревизии, в ходе которой выявлены факты на­рушений актов законодательства, регулирующих экономические отношения, руководителем ревизионной группы (ревизором) на основании справок специалистов, включенных в состав группы, составляется основной акт комплексной ревизии. Если же в процессе проведения комплексной ревизии не установ­лено фактов нарушений действующего законодательства в сфере экономических отношений, бесхозяйственности и т. п. – руководитель ревизионной группы оформляет результаты ревизии путем составления справки.

Акты и справки подписываются руководителем ревизионной группы (ревизором), руководителем и главным бухгалтером (финансовым директором) ревизуемого субъекта. В случае отказа должностных лиц проверяемого субъекта хозяйствования от подписания акта ревизии в нем делается соответствующая запись. Отказавшиеся от подписи имеют право изложить в письменной форме мотивы отказа.

При наличии возражений по содержанию акта ревизии (справки) подписывающие его должностные лица ревизуемой организации делают об этом запись перед своей подписью, и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта должны представить в ревизующую организацию возражения в письменной форме по тем аспектам, с которыми не согласны или возражают по их существу. В случае непредставления таких возражений в установленный срок замечания должностных лиц ревизуемой организации не принимаются во внимание. В случае представления возражений в установленный срок их обоснованность проверяется руководителем ревизионной группы (ревизором), проводившим ревизию, и по ним составляется заключение в письменной форме, с содержанием которого знакомят соответствующих должностных лиц ревизуемой организации (заинтересованных лиц). Руководитель ревизионной группы вправе потребовать представление письменных объяснений должностных лиц ревизуемого предприятия и лиц, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях и злоупотреблениях. Данные объяснения прилагаются к основному акту ревизии и являются неотъемлемой частью.

В случае, если выявленною нарушение или злоупотребление может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять оперативные меры воздействия для их устранения и привлечения через правоохранительные органы к ответственности виновных лиц, руководителем ревизионной группы до окончания ревизии составляется отдельный частный (промежуточный) акт ревизии.

Промежуточный акт ревизии имеет такую же структуру, как и основной акт ревизии. Единственное отличие состоит в том, что в результативной части излагаются результаты исследования только того участка финансово-хозяйственной деятельности ревизуемой организации. Он подписывается руководителем ревизионной группы, соответствующими должностными лицами ревизуемой организации, а также лицами, причастными к выявленным нару­шениям и злоупотреблениям, от которых в обязательном порядке изымаются письменные разъяснения. Факты, изложенные в про­межуточном акте, включают в основной акт ревизии, а сам он яв­ляется приложением к нему.

Один экземпляр промежуточного акта передается руководите­лю ревизуемой организации, второй является приложением к со­проводительному письму, с которым материалы ревизии переда­ются в правоохранительные органы для возбуждения уголовного деда и предъявления гражданского иска. Такие материалы должны передаваться правоохранительным органам в оригиналах в деся­тидневный срок. За своевременность их передачи, полноту и над­лежащее качество персональную ответственность несет руководи­тель контролирующей организации.

Разновидностью промежуточного акта являются разовые акты, которыми оформляются результаты обследований, т. е. отдельные ревизионные действия, не получившие отражения в первичных документах бухгалтерского учета.

Во вступительной части разового акта указывается, кто реви­зует и присутствует при проверке, а в результативной - факты на­рушений, сумма ущерба и виновные лица. В зависимости от обстоятельств в разовых актах могут отражаться нарушения, уста­новленные при контрольных запусках сырья в производство в промышленности, проверках измерительного оборудования, кон­трольных закупках товаров в торговле, контрольных обмерах вы­полненных строительно-монтажных и ремонтных работ в строи­тельстве и т. п.

Выявленное факты однородных нарушений могут отражаться в накопительных ведомостях, прилагаемых к каждому экземпляру акта ревизии, в которых указываются все необходимые данные по каждому факту нарушения: размер причиненного ущерба (при его наличии), период, на протяжении которого совершалось наруше­ние, даты и номера документов. В основном акте комплексной ре­визии приводятся только итоговые данные и содержание этих на­рушений со ссылкой на соответствующие приложения, в которых приводятся накопительные ведомости по однородным нарушени­ям. Группировка нарушений способствует сокращению объема акта ревизии, а также делает его более компактным.

Записи в ведомости производят по установленным фактам на­рушений, применительно к разделам акта комплексной ревизии. Ведомости подписываются руководителем ревизионной группы и главным бухгалтером ревизуемой организации с подтверждения выявленных фактов нарушений и злоупотреблений и бесхозяйственности.