Тема 10. Учет кадров и начисление заработной платы

1. Учет кадров

В «1С:Бухгалтерии» для учета данных о сотрудниках предназна­чен справочник «Сотрудники».

Поскольку многие реквизиты справочника «Сотрудники» явля­ются периодическими, работа со справочником требует определен­ной аккуратности. В этой связи в типовую конфигурацию включен набор документов, предназначенных, в частности, для обслуживания справочника «Сотрудники». К ним относятся:

• приказ о приеме на работу;

• приказ о кадровых изменениях;

• приказ об изменении окладов;

• приказ об увольнении.

Все документы по учету кадров группируются в журнале «Прика­зы по кадрам» (пункт «Кадры» меню «Журналы» главного меню программы).

2. Прием сотрудника на работу

Для ввода в справочник «Сотрудники» нового сотрудника в ти­повой конфигурации предназначен документ «Приказ о приеме на работу».

Для ввода нового документа следует выбрать пункт «Приказ о приеме на работу» в подменю «Зарплата» меню «Документы» глав­ного меню или нажать кнопку «Новый приказ» в форме списка справочника «Сотрудники».

Документ имеет те же закладки, что и форма элемента справоч­ника «Сотрудники».

После внесения в закладки документа всей необходимой инфор­мации следует сформировать и распечатать приказ по форме №Т-1 (кнопка «Печать»), а документ сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа информация о сотруднике из доку­мента переносится в справочник.

На закладке «Общие» указываются: номер и дата приказа, дата приема на работу, полные фамилия, имя и отчество сотрудника, подразделение, должность, характер трудовых отношений.

Остановимся подробнее на заполнении отдельных реквизитов за­кладки «Общие».

Кадровые приказы имеют сквозную нумерацию. Номер приказа в типовой конфигурации определяет присваиваемый работнику та­бельный номер.

Дата документа, в общем случае, может не совпадать с датой оформления приказа о приеме на работу, которая указывается в рек­визите «Дата составления».

В реквизите «ФИО» указывается фамилия, имя и отчество (пол­ностью) принимаемого на работу. При заполнении этого реквизита открывается форма списка справочника «Сотрудники», в котором перечислены все сотрудники организации. Для ввода в этой список нового сотрудника нужно выбрать пункт «Новый» меню «Действия» или нажать клавишу Ins, и ввести фамилию, имя и отчество прини­маемого на работу.

Реквизиты «Должность», «Подразделение» и «Характер работ» заполняются так же, как и в справочнике «Сотрудники».

Информация на закладках «Начисление з/пл», «Подоходный налог», «Начальные данные» и «Паспорт» вводится так же, как и справочнике «Сотрудники».

3. Внесение кадровых изменений

Для изменения значений периодических реквизитов сотрудника в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ о кадровых изменениях». Его следует использовать:

• при переводе работника из одного подразделения в другое;

• при изменении количества иждивенцев и типа вычета из дохо­дов;

• при изменении месячного оклада и т. д.

Ввод нового документа «Приказ о кадровых изменениях» выполняется выбором соответствующего пункта из подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню программы.

Этот же документ можно вызвать также из справочника «Сотруд­ники» с помощью кнопки «Новый приказ». Если перед вводом при­каза установить курсор в строку с фамилией того сотрудника, кадро­вые данные которого вы хотите изменить, в форму нового документа «Приказ о кадровых изменениях» будут перенесены актуальные дан­ные по этому сотруднику.

В форме документа следует указать новые значения для тех реквизитов, которые изменяются.

После внесения изменений нужно сформировать и распечатать приказ по форме №Т-5 (кнопка «Печать»), а документ сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа в справочнике «Сотрудники» уста­навливаются новые значения тех реквизитов, которые изменены в форме документа.

4. Изменение окладов сотрудникам

Для тех случаев, когда требуется изменить оклады всем или группе сотрудников, в типовой конфигурации предназначен доку­мент «Приказ об изменении окладов».

Ввод нового документа «Приказ об изменении окладов» выпол­няется выбором соответствующего пункта из подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню программы. Этот же документ можно вызвать также из справочника «Сотрудники» с помощью кнопки «Новый приказ».

В поле ввода даты документа следует ввести дату, начиная с ко­торой сотрудникам устанавливаются новые оклады.

Для ввода элемента в табличную часть документа можно вос­пользоваться клавишей Insert.

Если оклады изменяются всем или большинству сотрудников, то можно воспользоваться кнопкой «Заполнить». При этом в таблич­ную часть выводится список всех сотрудников, работающих на дан­ный момент в организации. Этот список можно скорректировать, Удалив из него тех сотрудников, которые отсутствуют в приказе. Для этого следует установить курсор в строке с удаляемым сотрудником и нажать клавишу Del.

Для формирования списка сотрудников сразу с новыми окладами можно воспользоваться кнопкой «Подбор». При этом открывается справочник «Сотрудники», а после выбора сотрудника вызывается дополнительное диалоговое окно для ввода нового оклада. После ввода оклада справочник не закрывается, и вы можете изменить ок­лад следующему сотруднику. После завершения формирования спи­ска окно справочника «Сотрудники» следует закрыть обычным обра­зом.

После заполнения документ следует сохранить и провести (кноп­ка «ОК.»). При проведении документа для всех сотрудников, указан­ных в документе, в справочнике «Сотрудники» в реквизите «Оклад» устанавливается новое значение.

5. Увольнение работника

Прекращение трудовых отношений с работником оформляется приказом на увольнение.

Для формирования данного приказа в типовой конфигурации предусмотрен документ «Приказ об увольнении».

Ввод нового документа «Приказ об увольнении» выполняется выбором соответствующего пункта из подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню программы. Этот же документ можно вызвать также из справочника «Сотрудники» с помощью кнопки «Новый приказ». Если перед вводом приказа установить курсор в строку с фамилией увольняемого сотрудника, в форму документа «Приказ об увольнении» будут перенесены данные этого сотрудника.

В форме ввода нужно указать номер и дату приказа, дату уволь­нения и выбрать увольняемого сотрудника.

Затем нужно сформировать и распечатать приказ по форме №Т-8 (кнопка «Печать»), а документ сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа дата увольнения заносится в реквизит «Дата увольнения» указанного сотрудника в справочнике «Сотруд­ники».

Контрольные вопросы

1. Какие документы обслуживают справочник «Сотрудники»

2. Как работать с документом «Приказ о приеме на работу»

3. Как внести кадровые изменения

4. Как изменить оклады сотрудникам

5. Как оформить увольнение сотрудника